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那么，用人单位一定要建立职工名册吗？职工名册应当包含哪些内容？未建立职工名册有什么法律责任？建立职工名册有什么作用？
本文结合案例作出分析。
【案例】
案例来源：南京市中级人民法院，（2016）苏01民终5811号
与主题无关的内容予以省略
刘某陈述其于2011年1月1日到南京某公司工作，因公司一直未与其签订劳动合同，也未缴纳社会保险，之后刘某向劳动人事争议仲裁委员会申请仲裁，要求确认公司与其自2011年1月1日起存在劳动关系。
仲裁委以刘某已超过法定退休年龄，其与公司发生的争议不属于仲裁委员会受理范围为由，对刘某的仲裁请求不予受理。刘某诉至法院，诉请同仲裁请求。
庭审中，法院向公司释明关于劳动者的入职时间由用人单位负举证责任。
法院认为，《劳动合同法》规定，用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。
《劳动合同法实施条例》规定，职工名册应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。
刘某陈述其与公司之间自2011年1月1日建立劳动关系，公司主张2013年12月之前刘某尚未入职，并提交了2013年10月、11月的工资表和工资签收情况表，但其并未提供2013年10月、11月期间的考勤记录、职工名册等证据。
公司未能举证证明刘某入职时间，法院确认刘某与公司自2011年1月1日起存在劳动关系。
【分析】
一、用人单位一定要建立职工名册吗？
《劳动合同法》第七条规定，用人单位自用工之日起即与劳动者建立劳动关系。用人单位应当建立职工名册备查。
从此规定可以看出，当用人单位与劳动者建立劳动关系时，用人单位就应当建立职工名册，建立职工名册是用人单位的法定义务。
二、职工名册应当包含哪些内容？
根据《劳动合同法实施条例》第八条规定，职工名册应当包含以下内容：
一是劳动者的基本信息，包括劳动者的姓名、性别、公民身份证号码、户籍地址及现住址、联系方式；
二是用工形式，包括全日制用工、非全日制用工、劳务派遣等；
三是用工起始时间，即劳动者实际提供劳动，双方建立劳动关系的时间；
四是劳动合同期限，包括固定期限、无固定期限或者以完成一定工作任务为期限。
除上述内容以外，我们建议将入职前累计工龄、部门、岗位、职级、专业技术职称、紧急联系人、政治面貌等与职工有关的信息都列入职工名册。
当员工的以上相关信息发生变动时，职工名册也应当及时进行更新。
同时，为防止产生争议时，员工对职工名册记载内容真实性不认可，与该员工相关的内容应当由该员工签字确认。
三、未建立职工名册有什么法律责任？
既然建立职工名册是用人单位的法定责任，那么未建立职工名册会有什么法律责任呢？
《劳动合同法实施条例》第三十三条规定，用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。
四、建立职工名册有什么作用？
《劳动争议调解仲裁法》第六条规定，发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。
最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条规定，因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。
职工名册属于用人单位管理的证据，如果用人单位不提供的，要承担举证不能的后果。
建立职工名册，在发生争议时可以完成举证责任，还可以对员工进行有效管理，具体体现在以下几点：
1、劳动者基本信息及工作经历等存在虚假时，可能构成欺诈，用人单位可以主张劳动合同无效，并解除劳动合同。职工名册可以证明其记载信息与事实是否存在偏差。
2、职工名册可以全面了解特定职工的情况，比如女职工、少数民族职工、残疾人职工等，针对特殊职工的特殊问题进行有效管理。
3、记载职工名册时对身份信息进一步核查，避免使用童工，也可以对达到退休年龄人员进行有效管理。
4、职工名册记载了住址及紧急联系人，当与劳动者联系不畅时，可以解决文件送达的问题。
5、未签订劳动合同二倍工资的计算有时效的问题，建立劳动关系的时间直接决定二倍工资是否已过仲裁时效，职工名册可以证明劳动关系的建立时间，也即二倍工资的起算时间。
6、劳动者的工作年限计算直接关系到医疗期、带薪年休假、经济补偿、赔偿金的计算数额，职工名册可以有效证明工作年限。
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