相信会有新入行的HR小伙伴,如果被领导安排整理流程制度,第一反应是“脑壳疼”,第二反应是先网上搜一搜,最后经过适当的加工,应付交差。“作业”是完成了,但实质上又能收获什么?本文主要以人力资源部门为例,整理了部门内部流程制度梳理的工作思路,供大家参考。
为什么企业或部门需要流程制度?最直接的,至少有“提升效率”和“规范管理”两点原因。这需要流程制度能真正落地,而非流于纸面上的形式。
一、理清方向,有据可依
首先得明确,部门负责人需承担部门流程制度建设的主要责任,各模块主管及HR协助或辅助。人力资源工作,在各企业其实是有分工差异的。在正式开展梳理或优化工作之前,建议负责人先根据企业的发展阶段及年度目标,调整或明确人力资源部门的重点工作任务,流程制度梳理也有侧重点;接着理清部门整体职责及工作流程,组织各模块重新梳理模块分工,明确任务要求;最后,组织各模块盘点现有流程制度情况,明确梳理及优化方向。
当然,人力资源部门工作落地是需要基础或依据的,如部门(模块)职责及任务目标、岗位职责及工作标准、考核要求等得提前明确。
二、查漏补缺,明确要求
在部门明确了需要做什么以及做到什么程度后,各模块需先根据盘点清单单独梳理新增或优化的流程制度具体内容,理清工作思路。
正式梳理流程制度内容时,需注意明确内部管理要求,外部执行要求。流程制度不是拍脑袋整理决定的,需要相关环节人员参与确定。比如面试流程中,需明确用人部门与HR的分工及要求,什么该讲或什么又不该讲,特别是不能让用人部门承诺候选人薪资及试用期长短;比如员工离职管理,要明确用人部门需承担面谈及监督交接的职责。
三、内部串联,整理汇编
模块理清之后,就需要部门负责人组织模块间讨论相关联的流程制度注意事项,明确衔接点的各自职责,避免流程制度出现模块间矛盾或漏洞。如离职管理,就需要用人部门、员工关系及薪酬福利模块密切配合,需明确流转环节、离职时间、减员时间、离职报表提交节点等,管理不善容易造成企业损失。
接下来就是编制流程图、将流程融于制度及整理制度汇编等步骤,工程量很大。
结语:
当然,流程制度梳理完成后,有必要评估可公布的范围,及时有效发布;同时,一次梳理并不能一劳永逸,还需定期回顾,根据企业管理情况实时更新。
流程制度梳理,能适应企业管理要求的才是有效的,沟通协调是关键。