HR与员工签订劳动合同的注意事项

      我们HR，在录用员工并与员工签订劳动合同，是每个月必不可少 的一项工作，但很多企业负责这项工作的一般是由人事文员或专员去做。

         本人通过对多家企业负责这项工作的人事文员或专员的调查，他们都说现在劳动合同书，现政府劳动部门都有模板，按上面要填空的内容进行填写就是，没有什么难度，或上级主管或经理要求怎么写就怎么写，所以说并不是所有的人事文员和专员都真正了解与员工签订劳动合同应注意的事项。

         其实与员工签订的劳动合同是一项要求比较规范和严格的工作，操作不规范、不专业、不严谨，容易给公司带来劳动用工风险，产生劳动纠纷，签订劳动合同应注意的事项如下：

         一、建议负责签订劳动合同这项工作的人员，应认真阅读和理解2008年1月1日实施的《中华人民共和国劳动合同法》（以下简称“劳动合同法”）的相关条款规定，而不是1995年1月1日实施的《中华人民共和国劳动法》，这是两部法律。

         二、《劳动合同法》第二条　中华人民共和国境内的企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织（以下称用人单位）与劳动者建立劳动关系，订立、履行、变更、解除或者终止劳动合同，适用本法。

   解读：中华人民共和国境内的企业、个体经济组织、民办非企业单位等组织须与劳动者建立劳动关系，即须签订书面劳动合同，而不是口头劳动合同。

        三、《劳动合同法》第十条　建立劳动关系，应当订立书面劳动合同。已建立劳动关系，未同时订立书面劳动合同的，应当自用工之日起一个月内订立书面劳动合同。用人单位与劳动者在用工前订立劳动合同的，劳动关系自用工之日起建立。

       解读：新员工入职之日起计算，须在一个月内（即30天）与员工签订书面的劳动合同。

       如果在一个月内（即30天）没有与员工签订书面劳动合同，承担的后果如下：

       1、《劳动合同法》第十四条第三个条款规定：用人单位自用工之日起满一年不与劳动者订立书面劳动合同的，视为用人单位与劳动者已订立无固定期限劳动合同。

       2、《劳动合同法》第八十二条规定：用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍的工资。

      四、与员工签订书面的劳动合同时，最好不要让员工自己填劳动合同里待填写的内容，如果是员工亲自内容应仔细检查所填写内容是否有误，否则会存在劳动纠纷风险隐患，比如员工少写或错写身份号码里的一个数字，在底薪或岗位写成其他的内容，故人事部门应安排专人负责填写劳动合同待填的内容是最妥当，员工在落款处签字和盖手印就可以。

          有的公司人事部门甚至把劳动合同发给员工所在部门的文员或主管，让他们与员工签订劳动合同，在签订劳动合同时，存在部门员工请假，部门的文员或主管就帮员工代签字，这是我亲身经历的，这种情况就会存在很大的劳动纠纷风险，员工完全可以起诉人事部门不与员工签订劳动合同，产生的损失可想而知。

        故签订劳动合同时，一定让员工当面签订劳动合同，亲眼看到员工签字，这是负责这项工作的人员的职责所在，否则，产生劳动纠纷就是严重 失职，还给公司带来经济损失和影响企业形象，千万不要小看 这么一个小小的工作。

   五、自行打印和装订多页的书面劳动合同一定要盖骑缝章，即每页纸上都要盖到红印，其作用就是不让员工与公司随意增删劳动合同条款内容，存在劳动纠纷风险，盖骑缝章如下图。

六、书写企业与员工的信息注意事项。

      在填写员工信息部分，很多企业的HR只填写员工的姓名、性别、联系电话，而身份证号码和家庭地址嫌字太多不填写，因为名字有同名，这样员工可以起诉企业没有与其签订劳动合同，其实员工的身份证号码才是最重要的信息，因为名字可以同名，而身份证号码是唯一的，一定要填写；如此信息是员工自己填写，一定检查身份证号码是否写错或写漏数字，避免劳动纠纷风险。

 七、签订固定期限及试用期注意事项

1、试用期要根据所签订懂得劳动合同期限长短而定，试用期最长不能超过6个月，并且员工离职后重新入职，不能再约定试用期，具体看《劳动合同法》第十九条如下规定。

   A、劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；

   B、劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；

   C、三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。
　D、同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期。（这就是员工离职后重新再入职的，是不能再约定试用期）
　E、以完成一定工作任务为期限的劳动合同或者劳动合同期限不满三个月的，不得约定试用期。
   F、试用期包含在劳动合同期限内。劳动合同仅约定试用期的，试用期不成立，该期限为劳动合同期限。

  2、大部分企业与劳动者签订劳动合同都是采取有固定期限，并且约定的期限为一年一签，企业认为这样掌握劳动用工的主动权，其实这是对劳动合同期限的误解。连续给员工签两次固定期限后（《劳动合同法》第十四条规定：连续两次固定期限劳动合同，可以订立无固定期限劳动合同），其实主动权就在员工这边，员工可以答应给企业再签固定期限，也可以要求签无固定期限合同。

       企业一边要求员工要努力做事，忠于公司，一边企业又不相信员工，顾虑过多。这就好比男女结婚，男的要求女的要有忠诚度，不要有太多想法，而男的给女的结婚合同期是1年，等于1年后男的可以给女的离婚，也可以不离婚，这是怎么样的一个婚姻，可想而知。

       小编认为给员工签长一点的固定期限合同或是无固定期限合同，是对员工的一种信任，是给员工一种安全感和归属感，其实固定合同期限的长短，不影响《劳动合同法》里所规定的劳动合同终止的，也不能减少劳动经济补偿。

 八、工作内容和工作地点填写的注意事项。

     很多企业在填写工作内容和工作岗位都是按员工入职时的实际工作岗位和地点进行填写，不是说这样不可以，这样是合理合法的，但是根据公司运营的实际情况，员工的工作难免会出现岗位调动或异地调动的情形出现。

      如果是按员工入职时的实际工作岗位和地点进行填写，当出现岗位调动或异地调动的情形时，员工可以答应调动，也可以要求保持原岗位不动，当企业无法证明员工不能胜任该岗位时就很被动。

        其实工作内容的岗位和工种，可以填写为员工或职员，工作地点可以填写为公司注册地及在国内外所开办的分公司和办事处，这样就有利于员工的岗位调动和异地调动，当然，这样写的时候，在与员工签订劳动合同时，要告知员工，给员工解释清楚，并让员工签字有效。

九、工作时间填写的注意事项。

     在填写工作时间和休息休假时，大多数公司和岗位都是选择1种方式确定乙方的工作时间，第1种标准工时，所谓标准工时就是每天8小时，每周40小时，有的人说，我们公司是26天制或24天制，该怎么填写，那也一样啊，标准工时就是每天8小时，每周40小时，因为第（二）条规定：甲方由于生产经营需要工作时间的，按《劳动法》第四十一条执行并支付加班费即可。

        《劳动法》第四十一条规定：用人单位由于生产经营需要，经与工会和劳动者协商后可以延长工作时间，一般每日不得超过一小时；因特殊原因需要延长工作时间的，在保障劳动者身体健康的条件下延长工作时间每日不得超过三小时，但是每月不得超过三十六小时。

  《劳动法》第四十四条规定：有下列情形之一的，用人单位应当按照下列标准支付高于劳动者正常工作时间工资的工资报酬：

　　（一）安排劳动者延长工作时间的，支付不低于工资的百分之一百五十的工资报酬；

　　（二）休息日安排劳动者工作又不能安排补休的，支付不低于工资的百分之二百的工资报酬；

　　（三）法定休假日安排劳动者工作的，支付不低于工资的百分之三百的工资报酬。

  故企业是26天制或24天制的，工资结构中一定要体现有加班费的栏目和费用，这样才能符合法定要求。

 不定时工作制度是适合给业务类、高层管理人员、司机岗位签订，当签订为不定时工作制，就不要强迫这些人员按公司的考勤规定进行打卡，这样他们平时或周末加班可以不安排调休或支付加班费，他们是以完成工作任务为主，以完成任务业绩定薪。另外，公司实行不定时工时或综合工时，要到当地的劳动行政部门备案才有效。

 十、劳动报酬的注意事项

劳动报酬的每月工资和试用期工资一般都是写当地的最低工资标准，当然也可以写高于最低工资标准或是员工的实际工资，但须注意的是，填写这里的基数，是核算加班费，缴纳社保以及核算各种法定假期工资的最低基数。或按：那栏可以填写为公司的薪资福利结构执行，详见公司的《薪资福利管理办法》。这样高于当地最低工资标准的员工的工资，要对其薪资进行拆分说明，薪资有哪些项目构成。

十一、其他约定条款的注意事项

      大多企业都是用当地劳动部门给的劳动合同模板，有人问，这些条款可以根据公司实际情况在原有条款上增加一些条款和内容吗？答案肯定是可以增加的，唯一要遵循的原则就是，所增加的条款和内容一定要合法就可以，不合法的条款和内容加上去也是为无效条款，不具法律约束力。

 十二、其他协商的注意事项

        如下图，其他协商，如是手写填上去，填上去的内容首先要合法，二是在手写填上去的内容上要盖上公司公章，三是在手写填上去的内容上要员工盖上员工手印，代表是和员工共同协商的结果，这样就具有法律约束力。

 十三、合同不仅可以一式两份，可以一式多份。

       这样可以在档案室存一份，人事部存一份、员工存一份，员工部门主管存一份，老板家里存一份，这样的好处是当有劳动合同丢失，还有其他地方存的有，通常都是员工不太注意保管劳动合同，很多员工都不知道自己劳动合同放在哪里的，如果是一式两份，假如公司的档案室被盗或是发生火灾，员工说公司没有给他签订劳动合同，这样就会对员工无言以对，处于被动局面，因为公司具有举证作用，当然我们是不希望这样的事情发生，只是防患于未然，以防万一。

十四、落款的注意事项

   落款时一定要亲眼看是员工亲手签名，只要是员工亲手签名，至于要不要再让员工盖上手印，不太重要，可盖也可不盖；但遇到不会写字的员工，那就一定要盖上手印。大家知道，如果签名不是员工自己签或是别人代签，那等于每月给员工签订劳动合同，后果就是每月支付双倍工资给员工。

十五、劳动合同签收表：

      当签完劳动合同发放员工时，一定要让员工在《劳动合同签收表》上签字，当公司和员工都找不到劳动合同时，《劳动合同签收表》上的签字同样具有法律效力。

十六、《签订劳动合同通知单》的用处

另外要注意的事项是当让员工在《劳动合同》上签字时，员工说我要仔细看合同内容时，我们必须准备一个《签订劳动合同通知单》，此刻就让员工在《签订劳动合同通知单》上签字，避免由于工作疏忽造成劳动合同工的漏签，而产生劳动纠纷。

      当某员工不肯在《劳动合同》上签字，又不肯在《签订劳动合同通知单》上签字的，当天就让他辞职走人，以免后期产生劳动纠纷。

十七、与员工签订劳动合同的时限注意事项

       虽然《劳动合同法》规定一个月内（即30天内）须给员工签订劳动合同是合法的，我们也不要在第30天才给员工签订劳动合同。

         当在第30天遇上不肯在《劳动合同》上签字，又不肯在《签订劳动合同通知单》上签字的，你连一点回旋余地都没有。员工第31天就可以起诉公司不与他签订劳动合同，就要公司支付一个月工资的补偿，相信这样的严重后果，你懂的。

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