上一期写了行政篇,总体而言,重点是对常规工作的日常规划执行和对偶发工作的应变工作,做到这一点基本上也就满足的基本的工作岗位需求,在花点功夫学习一下其他的优秀的案例,方法也就能事半功倍了。
今天跟大家分享的是档案管理,我会先用家庭档案管理为例说明如何归纳相关档案资料,然后对照一般企业的档案管理要素进行说明,可以对照理解思考,企业档案管理中有哪些重要的工作环节,要素值得重视,一旦以后心仪岗位有这方便的工作需求,倒也不怕倒不出豆子了。
以我目前一家三口的家庭结构来说,经过十年的积攒,目前家庭档案已经有一些了,就像一般企业,可能开始的文件还是比较少的,随着企业运行时间增长,相关的文件档案也随之增加,就要对档案管理进行系统管理。
对于家庭来说,首先可以将档案进行简单分类:
1.身份类:身份证,护照,户口本,结婚证,独生子女证;
2.证件类:学历学位、资质证书,获奖证明等;
3.家庭资产类:房产证书、车辆相关、保险单,证券类等;
4.孩子的:出生证、疫苗本,医保本,病历,幼儿园毕业证等;
5.购物发票及说明书:有维保等需求的一些家电家具的发票和说明书,购买合同等;
6.其他:水卡,电卡,天然气卡,证件照片、病历,会员卡、未及时归档的资料和临时存放的档案资料
分类要根据家庭实际情况进行,比如我分的孩子类,因为孩子的很多资料不太好划分,我干脆就直接按照产生的主体进行分类,这样也比较容易找到。或者有人需要收纳父母的等等也可以根据需要分类。
第二就是考虑档案保管的问题:可以找一个固定的位置,用专门的档案盒子、箱子进行保存。保存位置要相对安全一点,熊孩子不容易找到,一般放在书房书柜比较妥当。
第三建立电子档案目录,这一步在最下面我单独讲下,这里先作为一个步骤放这里。
最后就是对档案的入档,整理、利用进行规定:
1、收到新的档案资料,第一时间要归档,不可随意存放,未归档之前,档案所有人为负责人,归档后档案管理负责人对档案负责;
2、如果当时收到档案没有足够的时间进行编号,归档,可以暂时存放在6号档案里,在每月月初的时候对所有档案进行检查整理,对没及时归档的,或者临时存放的档案再次归档,并做好电子档案变更。
3、如果档案资料有需要使用或者外带的,可以在档案所在的地方用标签贴贴上,什么时候,什么人因什么原因将档案资料拿走了,归还的时候将标签直接取出就好了。
好,下面我们就用上面的流程对照企业的档案管理,看下如果现在是企业中的档案管理有哪些区别呢?
首先就是企业运行过程中,档案的内容要比家庭更加丰富,但在丰富,也是通过分类进行归类管理;
例如我们公司原来以协议合同类,企业运营类,固定资产及设备类,规章制度类,人事类,财务类、资质证件类、其他类做大项,而每个项目下又细分很多;
协议合同类包括:战略合作协议、采购合同,服务合同,销售合同等;
企业运营类包括:企业年度计划、预算,年度总结,相关部门上年度相关运行数据,安全、培训等底稿;
固定资产及设备类:公司固定资产盘点资料,购进信息,大修信息,预计报废信息,相关设计图纸等。
规章制度类:公司所有正式颁布的规章制度都需要在档案这里留存一份正式发布的版本,以便员工查询;
人事类:企业应聘人员材料、员工入职、劳动合同、转正定级,晋升调薪,奖惩情况等;
财务类:企业财务相关会计凭证、审计资料、评估报告等;
资质证件类:企业营业执照,资质证照,企业章程,历次变更记录,工商调档等;
其他类:在建工程资料(包括申报审批资料),检验检测报告等。
然后也是找一个妥当的地方进行存放,可以看到,我们是行政管理一部分的财务资料,很多企业财务部门是有自己专门的档案保管处的,这个根据企业具体情况。因为我们专门划分了档案室,里面的环境也适宜纸质材料的存放,无论是消防设施还是防盗设施都相对更好,所以进行集中管理。所里这里就设计到两个问题,一个是保管如何保管,一个是安全如何保证的问题。
最后就是档案管理人员对档案的管理要有一定的规定和工作流程,也就是档案管理规章制度。
这时候我们就会发现,又到了写制度流程的时候了,写制度流程的第一条一定是我们做这个制度,做这件事情目的是什么?
1、档案资料得到有效的保管整理
2、可以便捷有效的利用档案
这两个目的也是有逻辑关系的,因为我们希望以后再需要用到档案的时候能更便捷有效,所以我们要对档案进行有效保管和整理
所以,当我们拟定制度的时候实际上就是在围绕这两个展开:
把上面的内容再提升捋一遍的话就是这么个意思:
我们之所以花费时间,精力去做这件事情,是因为企业也好,家庭也好,都有某个时间段用到这些档案的需求,那么为了到时候更加便捷有效的使用这些档案,那么我们就需要对档案进行有效的整理,归档,保管。
把这条捋麻清楚了,我们也就知道我们的档案管理制度核心是什么,不是为了保管,而是为了利用,一切以最终利用为导向。这也是后期提升工作的出发点。
好,从这个思路出发,档案管理制度大体框架就出来了:
1、档案管理的目的和宗旨
2、档案管理的范围:其实就是告诉大家我们的档案包括哪些服务,这个是要根据企业各部门的需求来定,有一些档案实际上可能完全没有收纳的需要,而有些数据可以经过年终终结的方法,将数据提炼进行保存,还有一些比如安全检查等原始数据,可能后期再某些资质申报的时候需要提供,那么就需要对原始检查记录进行保存,这些都是根据后期使用需要来确认的、
3、档案接收流程:这些服务我们都提供,那么你们如何将资料交给我们呢,什么时候交呢?交那些资料呢?谁负责交,谁负责收呢?交接的时候用什么表格交接呢?
4、档案整理流程:资料收录后,因为后期涉及到使用,那么档案整理就是按照后期当别人有使用需求时候,我们如何快速寻找到对方需要的档案为标准,分类也好,电子目录也好,定时检查也好,总之后期我们如何能快速找到保存完好的档案资料交给对方就是我们的目标。
5、如何安全保管:既然重要,而且很多可能也没有备份,那么不丢不差,环境安全问题就是这章节里考虑的问题。
6、企业中还存在定期鉴定销毁需求,这个也可以在这里规定一下。
7、查阅制度:使用也有很多不同的需求,比如有些事借阅,看一下就好,有些是外借,需要带走,还有些是需要复印,那么什么权限的人,用什么样的流程,可以进行哪一些查阅活动?这里就涉及到一个问题,某些机密的问题是需要相应权限的人才可以借阅的,这里也是需要确认的。
8、保管期限,对于一些文档是有保管期限的,可以根据常规对过期文件进行处理。
这样,一个符合本公司实际需求的档案管理制度、流程和表格单证也就立好了。
再提炼一下,就是一下几个字:
收集、鉴定、分类、归档、保管、利用
能把握住以上几条,档案管理的基本工作也就能抓住了,剩下就是提高效率,压缩成本的问题。
这里就讲下刚刚提到的电子档案的问题。
在实际工作中,档案原件外借其实相对较少,更多的是员工查阅资料,提供复印件等活动,而这些电子档案都能很好的满足需要。
利用Excel就可以很好的制作出一个符合要求的电子档案,将文件信息提炼出来,将文件扫码成PDF文件,都是能够快速满足查阅需求的方法。电子文件还可以用超链接的方法将与之相关的所有信息进行提炼,这样可以更好的满足用户需求。
比如以采购为例,公司和另一个公司签订了一个战略合作协议,计划分批次采购5000吨原材料,目前已经收到该协议的两次采购合同合计3000吨;
在制作电子档案目录时可以将战略合作协议后面附上备注,用超链接的方法将第一次采购合同和第二次采购合同扫描件直接链接过去,在执行情况里标注已执行3000吨,待执行2000吨,执行价格,执行时间等等。这样就有效的提高了档案管理的效率,突出了档案管理的作用。也不必再众多合同中去专门寻找原件并核对。
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