《个人信息保******》的施行对企业劳动用工的影响

作者周伟律师 2021-09-12 20:29 1051

《中华人民共和国个人信息保护法》已由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第三十次会议于2021年8月20日通过，将于2021年11月1日起施行。该法律的施行对个人信息收集进行很多条文规定，其基本原则要秉承正当、合法、必要原则。围绕劳动用工领域，用工单位在《中华人民共和国个人信息保护法》后时代则应从用工领域常予以重视、正视，甚至采取相应的保护、整改措施，以便维护员工与企业和谐、稳定的劳动关系。

本法第十三条规定：符合下列情形之一的，个人信息处理者方可处理个人信息：“（二）为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需；”依据本条款，笔者从以下用工单位常见的用工领域阶段进行简单阐述并与之探讨。
一、关于应聘简历。
简历是员工对应聘者有针对性的一种规范化、逻辑化的书面表达形式，包括对个人年龄、性别、学历、经历、特长、爱好等情况所作的简明扼要的书面承载。对应聘者来说，简历就是求职的“敲门砖”。
从招聘企业角度，笔者建议：
1、针对企业的在网络平台的招聘公告，在此情形下候选人需主动向企业投递简历，所以建议企业除了要载明对招聘职位的描述以及招聘的条件，也建议企业要从信息保护的原则进行重点提示，同意企业获取简历所承载的个人信息用于招聘参考。
2、如候选人后续参加面试，建议可通过应聘登记表的形式明确告知对个人信息的获取、使用、处理目的、方式、范围等内容，征求授权同意。
3、如简历投递者未能录取或企业发送offer后员工未能入职，企业均应及时删除应聘者个人信息。
二、关于入职阶段。
《劳动合同法》第八条规定：“用人单位招用劳动者时，应当如实告知劳动者工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况；用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。”
《劳动合同法》第十七条规定：【劳动合同的内容】劳动合同应当具备以下条款： (二)劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码;
基于以上规定结合企业管理常规性，用人单位在员工入职签订劳动合同时，基本会向员工收集，姓名、性别、民族、籍贯、身份证号、家庭住址、常住住址、个人邮箱、健康状况、教育情况、工作经历、紧急联系人以及主要家庭成员等个人信息。笔者认为以上信息企业可依据管理权进行合法收集。但个别企业还会额外收集下列信息，如婚育情况、是否有传染病病史等，以上信息笔者认为不属于履行劳动合同的直接相关信息，与立法原则相违背，对个人信息是一种侵犯。
三、关于日常管理阶段。
1、企业的考勤形式：
目前企业常见的考勤形式有指纹打卡、头像打卡、企业微信、钉钉打卡等形式，针对指纹、肖像，属于员工的个人敏感信息。科技带来便捷的同时也务必会引发相应的法律问题，针对此情形，也建议用工企业通过职代会等形式进行说明，说明此种形式的识别信息仅用于的目的、范围以及企业所采取的保护形式，最终要征得员工明示确认与授权。如职代会形式未能通过或相关员工拒绝此种形式，企业则应在确保考勤监督的有效形式下采取其他令员工可接受的考勤打卡形式。
2、关于外出地理定位：
对于一些商务、销售岗员工，企业往往采取要求外出打卡定位的监管形式，笔者认为如果其出行时间，属于劳动合同的约定时间范畴，企业可进行合法、合理化监管，有权了解相应的外出情况。但工作时间范畴外，此种打卡定位则属于侵犯员工的隐私与个人信息。
3、办公室监控：
办公区域的监控应更多是一种安全考量，而不应是监督考量。建议企业在员工入职时均应对监控形式、范围、目的、处理进行说明，并在相应的管理制度上予以确认。
4、员工肖像权使用：
企业出于宣传的需要，往往需印制相应带有员工肖像权的印刷彩页、以及员工出镜的宣传视频。对于此情形，单位不能一味依据管理权限强制要求，应采取协商一致的原则，以协议的形式对肖像权使用方式、范围、目的、用途、报酬、使用期限等进行明确的约定。
5、争议处理：
诚然，在涉及企业与员工的一些劳动争议纠纷中，企业从取证的角度往往会对员工的工作邮箱、企业微信、工作电脑等进行干涉监管，从而收集员工浏览网页、投递简历、社交聊天等内容，此情形取得证据形式倾向于不合法，涉嫌侵犯员工的个人信息，也希望用工单位审慎对待。
也建议企业可以与员工在入职期间明确约定可查询电脑、企业微信的前提条件、查询的形式范围、查询的目的，但即使存有约定，企业也存在侵犯员工个人信息以及证据形式不被采纳的风险。
四、合同解除、终止阶段。
1、针对《劳动合同》及相关文本：
《劳动合同法》第五十条规定：“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。
建议用工单位建立并完善文本保管制度，对涉及解除或终止后劳动合同相关文本，进行具体化、明确化、合法化的处理形式。
2、针对企业背调：
员工离职后往往在应聘单位的求职登记表中注明上一家工作单位的联络与证明人。基于此，相关录用单位可能会通过电话甚至上门形式，就该员工的原劳动合同履行情况进行了解，甚至了解与原企业是否发过劳动争议等。对于此情形，建议新老用人单位审慎对待，对于原单位此种信息披露不应属于后合同义务，则很可能涉及对员工个人信息的侵犯；而对于即将可能入职的工作单位，则建议背调行为取得相应授权，明确其授权内容以及背调后的法律后果。
总之，《个人信息保护法》的颁布是法治的进步，也助于规范企业的用工形式，从而减少争议的发生。也建议用工企业完善内功，以专项规章制度或修订《员工手册》等民主形式，完善用工个人信息管理制度。