疫情反复,一些地方提倡在家办公,那么,在这种情况下,如何让员工更好的履行岗位职责呢?
本文给你参考答案!
如何让组织中的每个人更好地履行职责?最常规的解决方法,是要保持责权利一致。
就是既要赋予职位权力和责任,也要给予相应的利益回报,这样才能让人更好的担责和履职。
可实际情况往往是:给某人安排了合适的岗位,也给了他充分授权,对方也拿了相应的报酬,但依然不愿担责。
这又是什么原因呢?仅仅是个人问题吗?
岗位职责有时很难分清
基于分工的管理思想,需要给每个岗位设定岗位职责,否则就很难界定每个岗位该干什么,导致界限模糊、推诿扯皮,尤其体现在责任对后果的影响上。
海氏(Hay Group)职位评估法有三要素,其中有一条叫“承担的职务责任”,分为直接责任影响和间接责任影响,直接责任影响包括分摊和主要,间接责任影响包括后勤和辅助,分摊是指此岗位对结果有明显作用,但是通过其他岗位产生结果。
每个岗位都规定好职责,这很符合科学管理原理。但是,分清职责也存在一定的弊端。比方说,只干岗位职责内的事情,对其他一切都视而不见、漠不关心。这会导致什么问题呢?最突出的问题,就是缺少工作协同和衔接、增加管理成本。
有个案例说的是有人去了某国,发现路边上有人在不断挖坑,后面跟着一个人在不断填坑,他觉得很奇怪,就上前打听,填坑的人告诉他,他们在种树,可是并没有看到一棵树啊?他提出了疑问,填坑的人就耐心地跟他解释:
原来种树一共有3个人,一个人负责挖坑,一个人负责把树苗挪过来放在坑里,一个人负责填土栽种。不巧的是,这天放树苗的请假了,但他们的工作不能停,所以才出现了这种吃力没结果的事情。
虽然我一直把这个故事你当做笑话来看,但多少说明了一个问题:对于流程衔接和协同性的工作,是无法通过分清工作职责来解决的。因为这些工作不能一分为二。
有人可能提出来解决方案,那我能不能在这3个种树上面设置一个监督者,或者管理者,专门负责工作衔接问题,就不会出现做无用功的情况了。从组织架构角度来解决这个问题,当然是个思路,但对简单的工作设置过多的层级和职位,无疑会大大增加管理成本。
责任为什么存在稀释跳动特征?
人越多,并不意味着责任总量越多。
在“中国式过马路”(即凑够一群人穿过路口,其实在西方发达国家也广泛存在)中,过马路的人觉得人越多,个人分摊的责任就越小,所受到的规则约束力和道德承压就越小,于是就会心安理得的闯红灯。
可见,责任总量往往是固定不变的,人越多就越能够稀释它,有人把这种行为定义为“责任稀释定律”,跟法不责众的说法十分类似。
姜汝祥在他的《请给我结果》一书中,提出了责任稀释定律的概念,即:
一个人负责一件事,承担100%的责任,两个人负责一件事,各承担50%的责任,三个人负责一件事,各承担33.33%的责任,以此类推。
对于这一点,也有相关社会学统计数据佐证。
据说,一个癫痫病者发作的时候,旁边只有一个人在场,得救率85%,5个人在场,得救率30%。
说到底,在责任面前,每个人都很会计算。1个人决策成本低,5个人决策成本反而更高。
同样,在“中国式过马路”的案例中,很多人都会有这种心理:“这么多人闯红灯,不闯白不闯,反正我又不是带头的,有什么责任?”把自己身上的责任撇的一干二净,所谓的“人人有责”,往往是“别人有责”。
面对责任,人的第一反应是逃避、甩锅,而不是迎接,所以很容易把责任推给他人,这就是责任跳动定律。例如下面这种情景:
当经理推开办公室的门,有下属立刻迎面上来问你:“经理,您昨天布置我做的事,现在出了点问题,你看这个事情怎么解决?”
在这种情况下,经理如果顺着解决问题的思路给答案,责任就到了经理的头上。
有人把责任比喻成一只跳来跳去的猴子,很明显,在上述情景中,下属把责任这只猴子送给了经理,经理如果不懂得如何回复,那么以后他身上的猴子就会越来越多,迟早会把他压趴下。
规避风险、趋利避害是人性,大多数人都不愿意承担责任,这是为了保护自我这种“自私”的基因导致的。
如何锁定责任并让人主动承担?
要解决责任稀释和跳动问题,就必须理解人性趋利避害的特点,让人主动承担责任。
那么,使用以下这几种方法,都被证明是有效的。
方法一、使用DEAP角色定位模型,明确责任分担角色。
岗位职责针对的是岗位,其规定的职责往往是固定不变的。但在实际当中,大多数工作都要走流程,需要彼此协作,那么在流程的不同节点上,不同的人要承担不同的责任,远非一个岗位职责就能覆盖。
例如:某领导交代他的秘书起草一份文件,然后会同相关部门领导讨论修改,最后提交审批执行。在这个例子当中,领导是决策者和规划者,秘书是主办者,而相关部门领导是协助者。而在另外工作事务当中,每个人的角色可能又会反转,不会固定不变。
方法二、明确划分责任,与相应奖惩挂钩。
在管理上,岗位职责往往是前置的,也就是你做事之前就应该有了职责描述,但是要让岗位职责有效力,就必须执行到位。尤其当出现差错时,必须在事后进行责任划分,形成威慑或惩戒作用,绝对不能马虎。
这有点像交警划分交通责任事故:谁承担主要责任,谁承担次要责任,各占比例是多少?要明白责任的从属关系,就像抓中国式过马路,可以“擒贼擒王”,谁先带头闯红灯就抓谁,不怕人多,就怕没典型。
责任划分的背后,就是一个人要为自己犯的错误所要付出的代价,代价和成本越高,就越能约束一个人的行为。
说明:从法律角度看,直接责任是指任何有行为能力的人均应直接承担自己的行为后果;间接责任是指依法对与其有特定联系的他人之行为应当承担的责任。
方法三:利用承诺一致原理,做好公开责任承诺。
人对自己所公开承诺的事情往往会努力办到,当员工承诺办成一件事情之后,他的后续行为就会很自觉的按标准要求积极去办,这就是承诺一致原理。
比如完成公司目标的拆分落地,可以让员工作出完成目标的承诺,最好是书面的,会显得更加正式,也能够引起员工重视,帮助大家建立起目标意识和责任意识。
公开责任承诺效果会更好,例如,由承诺人在会议上大声说出自己的目标,从上到下,从总经理到每个员工都做出表率……这种承诺仪式不是简单的打鸡血,而是在建立一种集体行为模式——即自我承诺、相互承诺、公开承诺,对所有参与者都能起到相互鞭策和监督作用。
方法四、建立连带机制,扩大职务责任的外延。
每个岗位上的人,除了承担岗位职责,还要承担公共职责,就像每个公民一样,需要承担公民义务。作为企业的一份子,除了要承担岗位职责,也要承担一部分企业职责——因为二者利益是一体的。
在管理上,除了领导督促以外,也要建立团队荣誉感,团队某个成员犯错,与团队另外的人也息息有关。所以作为团队成员,一个人必须起到两个作用:第一、除了完成自己的工作,也要盯着队友的进度;第二、帮助队友更好地完成任务,并尽可能少犯错。
这样就能建立责任联动监督机制,一旦团队发现问题,就会有人主动补锅——善于补锅的人,要及时给与提拔和重用。
总结来说,就是明确责任承担角色、划分责任类型、做好责任承诺、扩大职务责任范围,通过这四个方法综合运用,一定可以让员工主动承担责任,把公司的事当成自己的事。