员工之间的正式沟通与非正式沟通

作者伊丽莎白惠 2022-05-12 09:53 2640

内容来自 2022-05-12 打卡话题观看本期直播

我是一家300多人私企的员工关系专员，对于如何跟员工相处，目前还不能很好的把握。跟员工关系太好，怕在执行公司制度的时候会存有私心或个人感情；跟员工距离太远又怕他们在工作上不配合，让自己的工作难推进。因为这些顾虑，我从做这个岗位以来战战兢兢的，工作也一直没很大的突破。所以想请老师们支支招，我在做员工关系时，到底该如何跟员工相处，保持良好的关系，获得他们的足够信任、理解和支持呢？

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我，经历过类似的情况。

其实你说的问题更像是怎样以HR的身份做跨部门的沟通或者面谈，其实达到推动工作的目的可以用正事沟通和非正式沟通两种方式，具体介绍如下：
（一）正式沟通及其渠道
（1）正式沟通是指通过正式的组织结构所进行的沟通。如车间主任作为管理者与作为下属的员工之间的沟通，又如企业公关部经理代表企业向新闻媒体发布信息等。
　　建立正式沟通渠道时应当遵循以下一些规则：
　　A.明确谁可以与谁正式接触，以避免在组织成员中形成不良关系。这涉及分工问题，关键要制定出相应的规则。例如，一个商店管理人员是直接与采购部门的职员联系，还是必须通过他的经理?谁与主要的购买者接触?在什么情况下，这种直接接触是允许的?还有销售人员是直接与生产部门联系还是与销售部门联系等。
　　B.确定谁可以向谁下达指令。比如，一个信贷管理员是直接向销售人员下达关于客户账户方面的指令，还是只能通过销售部门下达?如果在这个组织中有了明确的规定，就会避免很多不必要的延误。
　　C.采取多种正式沟通渠道进行沟通。正式沟通渠道的主要类型包括员工会议、布告栏、员工期刊和员工手册等。
　　员工会议。员工会议可以是管理层召开的向员工提供信息和进行讨论的会议，也可以是按规定召开的包括管理层成员和员工代表在内的咨询会议。
　　布告栏。这是一种简单的沟通渠道，其作用在于将有关信息公布于众。
　　员工期刊。期刊是试图鼓励员工的团体感和上进精神的一种沟通渠道。
　　员工手册。这种手册为不同职位的员工提供所有他们应当知道的方方面面的信息和规定。这些规定涉及雇佣条件、工资、假期和福利等类似的事情。
（二）非正式沟通及其渠道
（1）非正式沟通是指除了正式沟通渠道以外所进行的沟通。如企业员工之间传播关于即将裁员的小道消息，或公关部经理与报社记者的社交晚餐等。
　　（2）非正式沟通的渠道类型包括：
　　A.小道消息。它是秘密传递信息的途径，也是一个谣言和闲话的传播网。由于这种渠道基本上是口头传递，所以经常歪曲真相，它所传递的消息在各个阶段被夸大。因此，即使开始的信息是正确的，也会很快变得不真实了。
　　小道消息传播坏消息的时候多于好消息。对付利用小道消息搞破坏的人的最好办法是让所有雇员都了解管理层的计划。因此，解决该问题的办法，是通过建立正式沟通渠道，并且通过这些渠道尽早发布消息来增强对管理层的信任。
　　小道消息对组织是有利的。当为了慎重起见，在正式公布一项决策前需要预知员工的反应时，可以通过小道消息泄露出去，以便在某种程度上了解员工的反应。
　　B.食堂的午餐。当一个组织提供用餐服务时，很多非正式沟通将在饭桌上进行。食堂的午餐是传播小道消息的地方，一个精明的管理者或者经理可以从中获得许多有关员工的想法、态度或者抱怨的信息。
　　C.社交场合。任何类型的社交机会都是非正式沟通的场所。在这种社交场合下，既可以进行内部沟通，也可以是外部沟通（与企业外部的业务单位等进行的沟通）。
　　案例；针对下列情境，考虑适当的沟通方式。
　　背景资料：提供八种情境：（1）说明企业面临的严峻形势。（2）考察中层管理者人选。（3）与海外分公司联络。（4）工资福利谈判。（5）与新闻界维持良好关系。（6）讨论基层质量问题。（7）下达生产计划。（8）新产品开发计划。
　　问题提示：
　　（1）说明企业面临的严峻形势：召开员工会议，说明形势，剖析问题，指明方向，鼓舞士气，稳定人心，避免谣传与误解。
　　（2）考察中层管理者人选：人事部门有意透露小道消息，测试人选所在部门员工的反应。
　　（3）与海外分公司联络：由指定联络部门收发电子邮件。
　　（4）工资福利谈判：董事会代表与工会代表会谈。
　　（5）与新闻界维持良好关系：公关部举办有高层管理者出席的社交会餐。
　　（6）讨论基层质量问题：质量圈成员例会。
　　（7）下达生产计划：由生产部经理对各车间发布书面指令，车间主任再对各作业班组发布书面指令。
　　（8）新产品开发计划：由主管高级执行官召集研究与开发部、市场营销部、生产部、财务部、人事部代表等组成的新产品开发委员会会议。

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