【企业定岗定编咨询】技术开发区职能部门定岗定编项目咨询

【背景】

某国家级高新技术开发区成立于上世纪90年代，位于南方某市，地处三省交界处，是直接由该省委省政 府创办的全省首批高新技术开发区。该开发区面积达到300平方公里，辖区人口30万人。历经数十年发展，在省委省政 府的高度重视下，该开发区坚持以项目为先，以招商为重，营造良好环境，充分发挥地理区位优势，凭借高速公路、铁路、水路、航空等多种方式联运的大交通格局的区位优势，形成了以生物技术和电子信息产业为中心的高新技术格局，吸引企业上千家，地区年生产总值500亿元，多次被评为“先进开发区”、“最佳投资开发区”。特别是随着上级的各项利好政策的出台，各大型企业的入驻，开发区经济不断扩张、管理人口上涨，相应配置了较多的管理人员。

随着这些年经济发展放缓，开发区进入了平稳发展期，加之受到疫情影响，在上级指导下，该开发区政 府逐步开始进行职能部门的编制优化工作，减少人员招聘，提高内部工作效率，虽然已经经过上下多方的积极探索，但是在实际管理过程中，仍然存在不少难以克服的问题。主要体现在员工积极性没有得到全面激发、整体工作作风闲散安逸、各部门忙闲不均，然而各部门都表示工作压力大、人员不够。人事部门一时之间有些无从判断，各部门都喊忙，都有自己的道理，但是整体形势要求减员增效。到底应该如何改革，领导一时也拿不定主意。为了保障国企改革顺利推进，定岗定编科学合理，该开发区的领 导层经公开招标，最终选择了人力资源咨询公司进行此次定岗定编项目的合作。

【现状问题分析】

人力资源咨询团队受邀前往该开发区机关部门进行了为期一个月的访谈工作，与高层干部、部门主任和基层科员开展了细致的访谈和沟通，通过了解各类岗位在工作量方面的基础信息，搜集第一手资料，为各部门的定岗定编工作奠定基础，对机关部门的工作量评估是行业性难题，对于这些开发区的各机关职能部门的定岗定编工作，需要在岗位职责分析基础上，重点分析工作饱和度，而职能岗位的工作往往缺少参考对比，加之缺乏日常工作日志记录，难以判断。

咨询团队通过对每个部门主任、每个岗位员工进行细致的访谈，以及对组织结构、岗位职责、流程、信息数据、工作量模板设计与验证、工作写实、工作量核定等分析研究，指出在开展定岗定编方面，应该以减员增效为方向，推动提升人员意识能力，全面发挥部门职能。为了真正地解决问题，保证本次项目落地推行，项目组分析认为不仅仅需要从技术上解决定岗定编，还要解决配套的管理问题，主要体现在以下三方面：

1、帮助现有各部门干部员工统一思想，认知到定岗定编工作的必要性。

事实上仅仅依靠日常工作判断，人力资源部和上级领导可以大约判断出各个部门的忙闲，但是在实施中，各部门都带着各自立场、带着传统的工作方式，习惯了传统的管理模式，很多干部员工认为定岗定编就是排除异己，对定岗定编的必要性认识不足。因此项目组和领导商议后，认为对合岗、减编需要有明确的解释和培训，增强大家的危机意识，统一认知，领导在改革中也希望保持内部稳定，而不是强硬推行。

2、需要建立一套科学的定岗定编工具方案。

在传统的管理模式中，人事部门在各部门编制调整方面，往往来自于定性评价、拍脑袋感觉，既说服不了各部门负责人，也说服不了上级领导，只好让各部门自己申报岗位职能、编制，看起来都很有道理，但是实际工作中依然是忙闲不均、工作闲散的状态。人事部希望建立规范的工具方法，通过借鉴外部工具后，在实施中发现很难说服内部各部门人员，各部门都认为不符合自身情况，是其他公司或单位的模版套用，只好寻求专业第三方的支持。

3、需要建立配套管理机制，帮助落地推行。

对于政 府部门、事业单位来说，定岗定编的难点之一在于落地。即使定了编制，也很难对现有人员进行分流。该开发区希望以本次项目为契机，提升整体管理，同时对定编之后的人员分流工作建立明确的规范。综合这两方面的情况来看，仅仅依靠定岗定编的工具方法是不足的，还需要辅以其他的配套管理机制，才能真正推行、实现长期稳定的效果。项目组表示可以提供增值服务，并帮助开发区真正落地实施。

【解决方案】

针对该开发区现状以及定岗定编实施的问题，结合开发区领导 层的需求，人力资源资源咨询团队提出以下解决方案：

1、针对定岗定编的管理必要性及提升支持作用，提供培训辅导，统一观念。

首先要明确的是，定岗定编工作不可能保障人人满意，从整体角度，领导希望在更低的成本下完成更多的任务，而从个体角度，希望更多的人员来共同完成工作，在部门领导方面，由于人工成本不属于考核指标，往往希望多配人员。咨询团队指出，需要通过培训传达上层领导的意见，在领导干部中树立风险意识与危机意识。从满足发展需要、奠定部门公平的管理基础、个人生涯规划发展等角度，指出定岗定编的意义。让干部员工了解目前发展中的问题，如发展稳定性不足、风险点增加、成本较高等。因此培训工作重点要从管理规范性的要求、上级要求的政策、定岗定编能够带来的优势等角度出发进行说明，并引入人工成本考核和激励办法，部门减人可以提供一定激励等，来促进大家目标一致。

2、针对定岗、定编分别建立科学的工具，合理开展定岗定编。

定岗定编作为管理中的基础工作，有很多的方法和工具，目前在国际范围内较常见的定岗方法主要包括：组织管控分析、PDCA法、流程梳理法、理论职能对比法、标杆企业分析法等；常见的定编方法主要包括：历史工作工作效率法、内外部标杆对比法、管理幅度法、设备定编法、服务对象定编法、工作排班法、业务数据分析法等等。

咨询团队老师指出，外部的定岗定编方法虽然多，在具体选择时，需要综合考虑、针对选择。作为政 府机关职能部门，发挥了决策、监督、管控、指导、执行、协调组织等职能，不能单一套用常见的定岗定编的方法。同时，机关职能部门数量较多，涵盖的业务较广，既有招商引资这样的业务性质的部门，也有办公室、安保部这样的职能机关部门，也有公安、民政等民生服务类部门。要让大家接受定岗定编的结果，就要建立科学的、有针对性的、分层分类的定岗定编的工具方法。

在这方面，人力咨询团队建立了具体的工具模型，对各类岗位进行梳理。首先，在定岗方面，梳理职能，分层级分角色，按照支持战略和目标实现、按流程分解定位、因事设岗合并相似职能、角色/责任分级明确的原则，实现工作效率的最大化。

其次，在定编方面，咨询团队综合考虑了每个岗位的工作性质、工作要求，对要求设置的岗位以及担负监督任务的岗位进行保留。此外，对其他的岗位，分层分类后建立了工作量的量化统计工具。体现为“提要素、计数据、算饱和、配人员”四个步骤。通过提炼影响各类岗位工作饱和度的要素，确定哪些要素影响忙闲，之后统计历史数据中这些要素的发生频次和用时，计算饱和度后，根据实际执行情况和人员能力，配置具体人员。

例如，对财务的出纳工作，一方面要考虑出纳单设，不承担其他账务核算工作，另一方面，影响工作量的核心因素在于对管理的账户的数量及活跃度，因此对本岗位来说，主要统计需要管理的账户数量与活跃度，统计每一类账户的处理用时。通过这样的方式，帮助人事部门掌握配置人员的关键点，并结合理论模型和实际人员情况，保障后续落地不影响工作。

3、建立人员分流机制，保证项目的推行。

针对落地实施、人员分流方面的问题，人力咨询团队提出两个方向，首先，对于部分岗位或部门，可以通过新增职责的方式，丰富工作饱和度，提高工作量，针对每个部门、岗位都提出了相应的工作新增职责，如果岗位人员承担了这些职责，则视为工作饱和，可以继续保持。如果无法承担新职责，则通过核算工作饱和度后，减少人员。

在这方面，咨询团队设计了对应了人员分流工具，表现为三个角度：从激励角度，各部门的薪酬总额和合理编制挂钩，通过内部减员后，依然可以保留相应的总额。从考核角度，各部门的人工成本要加入到考核指标中，并且每月通过办公会汇报进展等方式，切实让每个干部员工都加强重视。从分流角度，咨询团队针对政 府机关人员分流，提出了内退、买断、停岗留薪、停薪留职、提前退休、待岗培训、竞聘上岗、鼓励自助创业等方式，打开政策通道。

【总结】

定岗定编工作是人力资源管理中的基础性工作，在实际工作中，很多单位由于前期管理基础薄弱、组织管理变动、缺乏科学的管理方法和工具等原因，难以建立科学的定岗定编规范，影响了其他管理工作，常见的问题有各部门一直补充人员，依然抱怨人不够、每个部门都说忙的问题；管理工作因人设岗、人员冗员的问题；绩效考核因为没有标准而不公平的问题；人员规模不断扩大，企业绩效却没有提升的问题等等。经过多年工作总结，认为，这些问题频繁出现，很大的原因在于企业在定岗定编方面缺乏理性的依据和工作提炼，没有结合自身实际情况实施科学的方法。

人力资源咨询团队经过几个月的深入现场访谈、培训、写实、考察、分析，系统地对各类岗位进行了梳理，找到最合适该开发区的科学方法进行了定岗定编工作。根据下一步发展要求、机关部门的工作特点、管理风格、组织结构、人员素质状况、人员编制现状、编制调整目标、部门管理规范等，制定了针对不同特点的工作岗位进行定岗定编的方法，为规范岗位及人员编制、提升整体工作效率、降低人工成本、提升竞争力、实施未来的基础管理提升奠定了坚实的基础，获得了开发区领导的高度认可。

通过科学的工具和分析，人力资源咨询团队针对定岗定编中影响各类岗位工作量的因素不断进行探索，已经为多家客户提供了高质量的服务，帮助实现了各类型的客户在管理方面的核心竞争力的增值。