前两天上级单位突然说要来调研,准备的时间也就几个小时。因为之前都有相应的流程进行接待,所以也没有过多的进行关注,所以当你认为没事的时候就有事了,经验主义害死人呀。
一般流程就不在说了,只说需要注意的细节:1、职位需要和对方确认,有时候平级关系也分轻重的,所以要与对方确认。
2、台签的位置要固定,不要有的人在前面有的人在左有的人在右。
3、座椅,也就是椅子。你是不是在想椅子招谁惹谁了,它没有招谁惹谁,但是你要一把一把坐上去试试,试试高低,试试椅背,试试椅腿是灵活度。往往这些是容易疏忽的,不要问我怎么知道的,说多了都是泪。
4、客人面前的笔和记录纸要准备好,有自己单位LOGO便签纸的,用自己单位的,没有的用空白A4或者笔记本都行,用不用是客人的事情,准备不准备是你的事情,懂?
5、会议室的电源你要熟知位置,现在手机用的多,耗电量快很容易没有电。最好能在备上充电宝,因为你的会议桌上不一定有电源。
6、会议桌上的餐巾纸少不了,切记。特别是季节交替的时候,遇到有鼻炎的客人你都知道他见到纸巾有多亲切了。
7、夏天建议直接矿泉水、其它三季建议茶水。
8、中途遇到客人起身离开会议时,无论他拿不拿手机,都要安排人员跟着一起出去,万一是找卫生间呢?
9、如果安排有拍照、录制视频等活动,一定要提前与对方沟通,是不是能拍是不是能用于对外宣传报道。有次单位接受保密机关检查,对口业务部门要安排拍照用于宣传,我们提醒后意识到了这个问题。
10、伴手礼。一般来说业务合作方来要随伴手礼,上级单位检查、调研等活动不要随伴手礼。为啥?因为不太合适。