因为内外环境、企业战略、企业业务、岗位职责的剧烈变化,我们“精心”撰写的岗位说明书很快就不再适用。因此岗位说明书的制订变得越来越“没有规矩”了,常常只要把岗位名称、工作职责和任职要求三部分给写清楚就可以了。
今天的分享重点,也就是聚焦岗位说明书的这三点该怎么写。
一、岗位名称
岗位名称看起来简单,但有些企业就是写不好。比如有企业会写:“部门主管”,“财务”,“工程师”等等,缺失了名称的关键信息,其实,一个完整的岗位名称应该包括:级别,职能和职称三个部分。
级别包括初中高级,初中级一般省略不写,高级代表企业对求职者有较高的专业度要求,能提供更好的福利待遇,比如高级招聘经理;
如果是销售管理岗,级别还可以根据负责区域大小进行定义,比如大区销售经理等。
销售、研发、采购等等都代表职能,因为这些词在不同行业不同公司的含义有所区别,常常需要对这些职能再进行细分,比如研发,在制造行业就包括测试、产品结构设计等等细分职能。缺失职能的名称描述会让人摸不着头脑。
职称就是头衔。技术工种的职称包括技工、程序员、工程师、专家等,管理层级的职称包括主管、经理、总监等等,另外还有文员、专员等职称。一些小微企业的员工往往要身兼多职或者层级不明晰,所以在岗位说明书上经常会缺失职称。
二、工作职责
先问一下大家,工作职责和岗位要求应该由谁来写?是的,应该由最熟悉该岗位的人负责撰写,比如直接业务上级,而HR应该是辅导,起到协助或润笔的作用。
工作职责文案写的是不是否专业,关键看是不是清晰,能让人一目了然。职责内容主要包括两部分,一是责任,二是任务。下面我们来分别看看他们的撰写原则。
1、首先,我们要使用规范化的语言描述责任。规范化的意思是不要使用口语或网络语言。口语顾名思义应该在对话中使用,虽然简单直白,但不具有书面语清晰、严谨的特征。
比如不要写“搞好客户关系”,而是“进行客户关系维护”。也不要写“把好招聘的第一道关”,而是“负责求职者面试前的资料审核”。
再比如整理人力资源数据和分析人力资源数据,对候选人的岗位要求是不一样的。整理可能只是要求你懂excel,按公式套就可以了。分析则需要对人力资源管理有清晰的了解。
2、使用量化的语言描述任务
在清晰的描述完责任后,岗位说明书还需要描述该岗位的日常工作任务。任务描述应该避免笼统,而是用量化语言,我们以某公司招聘大区销售经理的任务描述为例:
错误的笼统描述是“负责华南地区销售的日常管理工作”,而正确的量化描述应该是:“负责江苏、浙江和福建三地50余名销售人员的日常管理工作”。
在实际的工作当中,并非所有的工作任务都可以量化,这时我们可以用行为性语言进行描述,比如要招聘一名部门助理:
错误的笼统描述是“协助并完成领导交代的各项日常工作”,而正确的行为化描述应该是:“跟进经理交代的文件处理和邮件处理等工作”或者“负责部门人员的财务报销、办公用品发放等工作”
从上面描述中我们可以看出,虽然都是部门助理,但前一家助理的职责像秘书,而后一家助理的职责只是基础的文员工作。如果他们都笼统的描述任务,就会给员工造成困扰。
三、任职要求
任职要求主要是描述在岗员工的能力要求,包括了经验和技能两部分。其实要做到专业的描述,原则上和描述工作职责是一样的,都应尽量使用量化的语言,不能量化的用行为性语言。
比如,“要求从业者具备极强的管理能力”就没有“要求从业者具备2年以上50人研发团队管理经验”清晰准确。
除了人数量化,使用量化语言,我们还可以从时间、工作量和成果等等角度出发进行量化描述。
我们以某公司Java程序员为例。如果是时间量化,我们可以写:“5年以上Java开发经验”,如果是工作量量化,我们可以写:“10万行以上Java代码经验”,如果是成果量化,我们可以写:“主导完成过2个以上交友类app的开发”。
同样的,任职要求不好进行量化时,我们可以从任职要求的应用情景、目标等角度使用行为性语言进行描述,比如关于沟通能力的要求,我们在岗位说明书上常见的“要求从业者具备极强的沟通能力”,应该如何进行行为化描述呢?
比如我们写成:“熟悉耳机产品,能用通俗易懂的语言向客户介绍公司产品优点。”是不是就更加清晰准确了?
好了,关于岗位说明书的撰写,就分享到这里。谢谢您的观看。
1楼 杀阡陌62401
非常接近实用场景的分析