从甘特图说会议管理

作者龚俊峰 2023-01-03 15:37 20633

内容来自 2023-01-04 打卡话题观看本期直播

最近销售部门的同事纷纷跟我们吐槽会议多，早会、午会加晚会，中间还穿插着各种大会小会，弄得每天大部分时间都花在开会上，实际又没解决什么问题。员工想要我们HR能跟题目负责人沟通一下，减少会议，能把更多的时间花在工作中。
其实公司只要求销售部门开晚会，做工作总结及问题处理。因为今年销售目标没达成，负责人压力大，想要多了解员工状态，所以想要通过开会的形式去干预，可没想遭到员工的反感。请问老师们，我们HR要做些什么去缓解这个事情，可以做些什么去帮助销售负责人去缓解压力呢？

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摘要：会议有很多种，如果是基于目标完成情况及策略调整的会议，建议最好目标、计划、地图、PDCA就可以了

从甘特图说会议管理

文/龚俊峰

在工作中的会议该怎么开，不同的人会有不同的看法，我要给大家推荐的是甘特图。

甘特图又称为横道图、条状图。以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。

从定义看，甘特图包括两个因素，即活动列表和时间刻度。在工作中，能够实现甘特图的免费工具有两个，一个是project，一个是Excel。

这两个工具我都用过，从呈现效果来说，project无疑更好，它能实现很多Excel无法直接实现的功能，其自动统计、分级、自定义的应用很方便；但是从操作便捷程度来看，我更推荐用EXCEL来绘制甘特图。

从甘特图说会议管理

上图是以月度为单位进行计划管理为例，整个图例包含了工作内容、负责人、工作时间、着色区域四个部分。其中着色区域代表工作的起止时间和工作周期，在用甘特图进行计划管理时需要注意以下几点：

（1）工作项目需要突出关键性

在填写工作项目时，首先要对关键步骤进行归纳，提出工作的重要步骤。曾经有一位同事的工作计划很取巧，写了很多步骤，但是其中很多都是无效的步骤，第一步出差XX地，第二步完成XX工作……第十步返回公司。假如第二项工作没完成，总共十个子项，那么最后完成率是90%，如果剔除首尾两个无效步骤，最后的完成率是87.5%。因此，在用甘特图进行计划管理，首先要剔除无效步骤，同时，进程类的工作慎用完成率这个指标。

（2）工作项目需要结果导向

在对工作项目进行归纳后，对同一项工作一定要界定清晰的结果。比如制度建设，过程可以有起草、修订、过会、会签等步骤，但最后的描述一定是通过审批的时间，如果制度没有通过审批，该项工作不能算完成。

（3）工作项目基于绩效管理

这种提法是基于现有绩效指标再有工作计划的基本逻辑，虽然绩效指标是基于组织规划产生的。我一直把甘特图当成是绩效管理的辅助工具，绩效目标是结果导向，而甘特图是结果导向和过程导向相结合。通过甘特图将结果导向过程化，步骤化，在过程中用PDCA进行管理。

（4）基于PDCA的会议管理

在会议中一般会用两张表，一张绩效考核指标、一张甘特图，每周会议重点检查工作完成进度即可。如果出现不确定因素，我们可以及时修正计划步骤和关键结果，通过及时的调整策略，以促进目标的实现。

（5）销售人员的会议管理

销售人员的会议管理底层逻辑和职能部门很相似，仍然需要用目标、表达和PDCA进行管理。某医药公司年度销售目标是1亿，这个指标可以有很多维度组成，比如新老代理商、新老产品，但归根结果，这个指标是终端目标的合计。该公司采用医院地图进行目标管理，每次会议都聚焦到终端，解决痛点，在过程中做到有的放矢，让行动更有聚焦性。

其实，会议有很多种，如果是基于目标完成情况及策略调整的会议，建议最好目标、计划、地图、PDCA就可以了。

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