摘要:员工工作饱和度的评估,要想快,就抓好部门负责人的评估和意见,要想稳,就实打实的抓基础工作即“工作日志法”,做一次就心里有底儿了。
对员工工作饱和度的评价,方法有不少,比如自我评估、观察法、典型事件法、工作分析法、工作日志法、领导评估等。其中,比较客观或者长期有效的方法,就是工作日志法,使用起来也比较方便,容易被相关各方接受。对此,我有以下感想:
1、什么是工作日志法
就是对员工每天所从事的每件任务或工作进行记录、跟踪、分析的方法,以衡量员工工作饱和度,为职责划分、分工等提供依据和参考。
具体来讲,就是HR部门设计统一规范的表格,由员工本人适时填写,直接上级以及部门负责人审核,HR部门审核,主管领导或公司领导审批。
一般来讲,其周期至少是一个月,越长越能说明问题。具体如何确定时间,根据员工工作性质和企业实际情况来决定,比如:有淡旺的企业或岗位、一人多岗等情况,就需要考虑更多因素,也可以错开这些太不稳定的时期。
所以,鉴于以上涉及的因素,要进行工作量评估,HR要制订相应的评估管理办法,落实各部门和相关人员的职责、评估流程、结果运用、违反处理等。
2、表格设计要合理
工作日志涉及的表格,抬头可以有部门、岗位、姓名、日期等,主要内容包括:序号、所做工作事项、起止时间(时/分)、时长、证明人、合理性、备注等。
其中,合理性由直接上级或部门负责人填写,其余内容由员工本人填写,每天下班时或第二天上班交给上级。
表格的最后一行,可以有“合计”,主要针对时长进来汇总,落实到“分钟”就行。
表格要设计员工/直接上级/部门负责人/HR部门/主管领导或公司领导的签名处以及日期等,另外,表格可以另附填表注意事项。
当然,具体怎么设计表格,HR最好与领导商量一下,也应当在实践检验中不断完善。
3、一些细节考虑
不要小瞧这张表,如果认真仔细落实好,会给HR其他工作以及公司管理提供不少信息,相反,如果不切实重视和细致,也是不容易做好的。以下一些细节就值得注意:
1)填写要求
这张表的主要内容是由员工本人填写的,如何保证真实、及时,员工因为填写这张表,如何保证按照既有水平和节奏进行工作,也就是不影响或少影响员工的工作效率/质量。
我认为,可以从三方面来做一些工作:
一是明确告诉员工,这是公司搜集岗位/工作/任务等相关基础信息,为将来更加合理科学管理和提升工作效率之用,既是为公司和员工发展考虑,也是为员工能力提升着想;二是奖惩分明,也就是及时/合乎要求/真实填写的,有奖,相反则实施惩罚;三是培训到位,这张表如何填写,HR要多培训几次,接受各种问询,甚至还可以“试填写一周”,对暴露出来的种种问题予以完善后再正式填写。
2)填写时间
有的员工,工作起来非常忙,哪有时间来“及时填写”,怎么办?
可以人人准备一个小本和笔,随身携带,或者在手机记事本中记录,然后,中午休息时或抽空整理记录到正式表格中;下午的工作,在下班后抽十来分钟整理一下和填写好。
上班8小时,全都满打满被挤得一丁点都没有的岗位,我认为是没有的。至少有喝水、上厕所、就餐等时间吧,在这些不得不停下来的时间里,“挤”那么一些出来用来填写表格,一定可以做到。
也就是说,只要一直记得“还有这件事儿”必须得做,就一定“有时间挤出来”的,我认为,绝对没时间填表的人,都是在找借口,或者不想真实呈现自己的工作饱和度。
3)审核把关
做为上级或领导的人一定清楚,自己的直接下属“谁清闲/谁忙”,根本不用麻烦来填写这些日志表格,自己平时的观察和积累就“一清二楚”,比如:谁谁谁忙得不可开交,谁却故意磨洋工、玩手机、上网、煲电话、购物等。由于上级们天天与下属接触或打交道,当然有十足的把握和说话权。
也就是说,只要直接上级正派、不谋私、不打击谁、客观公正等,他们就会认真审核,他们的审核就值得信任,所以,对他们的思想引导、奖惩提醒就要到位,否则,HR或公司领导就要更累。
当然,HR或公司领导不能全然放手不管,要从中寻找审核的重点,主要是“类似或同类的工作,所花时长的比较”,如果相差过大,可以问问原因,在“备注”中注明,同时可以找相关人员核实。
4、汇总分析
一个月或更长周期的填表结束后,HR部门要汇总。当然,HR平时做“日清日结”,就比结束后再来一次性汇总要轻松得多。
汇总时,同一个员工,既要看总时长,也要看有效上班时长,还要分析类似工作内容时长的比较,要对特别长的内容也就是占据总时长80%以上的按顺序列好。
分析时,不能HR关起门来独自操作,要会同用人部门领导一起研究,倾听他们的意见。真实数据与他们的相关意见,要结合起来。
5、结果运用
分析报告,要有事实/数据,要有HR的建议,要呈给上级领导审核,直至老板批准。
正常讲,主要用于:工作安排、职责分工、奖惩等。当然,也包括对“这项工作过程中”的及时奖惩。
这样的记录或分析,只要认真“走一次”,会掌握许多一手信息,各部门负责人从中会有不少心得,抓住主要方面进行完善,即使今后不搞类似细致的“评估”,也能够做出“员工工作饱和度”的准确判断。
6楼 明月清泉
打卡
9楼 就爱棉花糖
不能只是看结果,过程管理也重要,比如我们公司的销售就是每天都要写日志的。
8楼 021703097
没有调查就没有发言权的意思
7楼 陆献欣
不知不觉,又到了一年开头..
5楼 diskmate
方法是好方法,但这样做容易“增加工作量”,让员工怨声载道
4楼 carina8788
其实HR多下去走走,也就是知道谁忙谁不忙了。
3楼 Sizideple
谢谢分享
2楼 大卡
秉骏哥李志勇老师——
本篇文章来自秉骏哥李志勇老师的分享。秉骏哥是三茅资历最久的老师之一,今年已是老师在三茅分享的第10个年头,发布文章近2000篇,大家可以点击老师头像订阅,也可以在评论区留言和老师多多交流哦~
1楼 Mindfreak
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