高效人事档案管理，还得要[2号人事部]

作者刘不是 2023-05-14 00:03 26931

内容来自 2023-05-15 打卡话题观看本期直播

我是从前台转岗成人事助理的，经理说公司的人事档案比较乱，让我做好整理并完善好人事档案。我看了一下目前公司的人事档案就一个纸质的员工信息登记表和一份劳动合同，没有电子档，查找信息就必须得找纸质文件。我现在不知从何入手去做，请问各位专家老师，人事档案要怎样整理完善，有没有需要规避的风险呢？

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摘要：前几天跟某集团高管老徐寒暄，我问老徐在干嘛？老徐自嘲，除了干点人事，其他的事情都干不成了。这话是用山东口音讲的，听起来就让人发笑。我再问老徐，难道现在干的不是人事？老徐也笑，说现在的队伍不好带了，年轻人除了嘴巴功夫厉害，做个人事档案都弄不好。于是，我们聊到了三茅网的[2号人事部]。 [2号人事部]新风格和新风范，升级迭代后的EHR+软件将更加满足多样化口味，众口难调将不是难事，一天之内就可以搭建一个中小型企业的绩效管理体系。

有网友问老刘：

本人从前台转岗做一家中小型企业的人事助理，HRM说公司的人事档案比较乱，让我做好整理并完善好人事档案。

我看了一下目前公司的人事档案，其实就一摞纸质的员工信息登记表和一些没有盖章的劳动合同，没有电子档，查找员工个人档案，全靠翻找纸质存档。

我现在很迷茫，不知从何入手，请问各位大神，人事档案要怎样整理完善，有没有需要规避的风险呢？

高效人事档案管理，还得要[2号人事部]

前几天跟某集团高管老徐寒暄，我问老徐在干嘛？老徐自嘲，除了干点人事，其他的事情都干不成了。这话是用山东口音讲的，听起来就让人发笑。我再问老徐，难道现在干的不是人事？老徐也笑，说现在的队伍不好带了，年轻人除了嘴巴功夫厉害，做个人事档案都弄不好。于是，我们聊到了三茅网的[2号人事部]。

首先，就是把HR解放出来，从事务型HR，先变成管理型HR。

我们这个社会已将由信息化时代进入到人工智能时代，EHR也必将进入EHR+或AIHR时代。当其他HR能够熟练借助人工智能工具进行高效管理的时候，你却在远在漫步，一字字的输入简历或者进行纸质档案汇编，你可能已经OUT了。

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图1 [2号人事部]的操作界面非常清爽

对于中小微企业而言，其抗风险能力非常孱弱，一个人事档案的缺少，就有可能让企业陷入一场被动的劳动纠纷官司。自疫情以来，经济下行趋势，人口逐步进入老龄化，数字化转型成为小微企业克服困境的关键因素。业务数据不联动，效率低下，是这些企业的通病，小微企业都面临着人事、考勤、薪酬等业务数据不通，共享受限。薪资、绩效等HR报表外泄风险。

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图2 多模块联动共享，按权限进行分工，确保高效+保密

像[2号人事部]这种EHR+软件，基于领先的HR架构设计和叠加互联网接入新模式，为小微型企业的人事档案管理构建了一种全新人力资源管理模式，能达到降低成本、提高效率、改进员工服务模式的目的。[2号人事部]的引入可减少企业HR的日常行政负荷，帮助HR从事务型转变到管理型。

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图3 无所不包的[2号人事部]

其次，把管理型HR变成组织型HR。

以[2号人事部]为例，围绕企业的核心业务，实现了HR逐个模块的高效协同。从人事组织、招聘协作、考勤假期、薪酬设备、培训学习、绩效考核、流程审批、员工服务，到增值服务，功能实现了包容性。同时，还实现了电子合同、背景调查、人才测评、电子工资条、在线入职、考勤打卡等增值服务的升级和延伸。

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图4 健全的人事管理模块

从管理到组织，又是对HR岗位人员的一大调岗，“管员工是徒弟，组织员工是师傅”。以基础人事工作为例，[2号人事部]支持花名册导入功能，HR们从此不再为输入忙碌。从员工入职管理需要的花名册、员工档案库、合同管理到员工的日常统计分析、人事报表、个人动态、培训经历、关怀通知等动态分析，再从员工成长履历的转正管理、人事异动、任职记录到员工的奖惩记录、考察期管理和离职管理，实现了全流程跟进，HR不仅仅是一个人力资源管理者，更是企业运营管理的组织者之一。

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图5 组织架构和岗位职责一目了然

根据导入的花名册，自动生成组织架构和岗位职责。当然了，这里的岗位职责可以进行调整，或者自己不满意，重新输入，或者使用三茅HPT也可以自动生成。这是一款有温度的产品，覆盖任何一个企业内人才的整个职业生命周期。同时，[2号人事部]非常容易上手，至少提高组织工校500%，助理各位HR人才迅速转型升级为组织型人才。

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图6 [2号人事部]关注HR的同时，也关注管理者和员工

最后，把组织型HR变成战略型HR。

来来来，我们回过头，再看看[2号人事部]的全景图，这个不仅仅企业内部管理软件，还延伸到到企业外部的求职者，同时还能结合网页端、客户端、APP、微信/企业微信，实现了从内到外，从上到下，全方位覆盖。仅就此而言，方言华夏，能够把功能和覆盖面做得如此全面的EHR+软件，仅此一家。

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图7 [2号人事部]实现了数字化工作场所与协作服务

以电商直播企业或者技术人员密集型软件开发企业为例，通过实现直接提升工作效率500%。HR部门不再是一个跑龙套的部门，它直接变成了企业运营部门或者高效利润部门。员工体验大幅度提升，带来企业内部员工关系的改善。HR效能提升，带来高效办公和工作透明，推诿扯皮减少，重复劳动这样的工作量明显减少。管理者能够快捷掌握企业内部人员情况（动态获取报表），内部工作审核提速，决策能力提高，企业各项浪费降低。

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图8 大幅度提升HR工效的 [2号人事部]

当传统线下入职、登记、面试通知、人才测评、背调、签订劳动合同、日常审批、考勤统计、薪资结算、培训安排等日常事务性工作交给 [2号人事部]之后，将给HR释放更多的精力和时间处理组织管理工作、企业运营管理工作。举个例子，你想一想，一秒钟即可算出工资，考核方案也将在线上完成。那么，HR不做战略管理，还能做什么工作呢？

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