【VIP直播精华回顾】做好会议沟通，让会议更高效

作者三茅会员编辑部更新于：2023-05-31 16:03 586

会议是职场生活的重要组成部分，甚至有不少职场人，每天不是在会议中，就是在赶往会议的路上。

会议组织工作的质量，决定了会议能否顺利召开，而会议能否达成预期目的，很大程度上是由会议组织者决定的。

我们来看看这个场景大家是不是很熟悉：

小王组织了一场会议，准备讨论项目的任务分配问题。小王的预想很简单：先确认好每个人的职责，再确定需要注意的事项，最后敲定项目完成的截止日期。

会议刚开始，一位同事便开始吐槽最近遇到的棘手事，大家听完后开始七嘴八舌地给出自己的建议，20分钟过去了，小王把把话题拉回项目，其中一位同事又被领导叫去处理其他事。

最后，原定一个小时的会议开了两个多小时，项目的分工也没有敲定。

小王叹了口气，看来还要再组织一场会议。

低效会议在职场上很常见，有研究结果显示，80％以上的企业家都曾为内部沟通成本高而苦恼，因此高效的会议沟通对职场人士来说是必须实现的。行政人事工作者要组织大大小小不同的会议，更是要掌握会议的沟通技巧。

在掌握会议沟通技巧前，我们首先要对会议有所认识。

会议类型：

根据不同的沟通需求，会议可以分为不同的类型。

会议可以分为以下四种比较常见的类型，分别是日常会议、临时性的小型会议、工作小组/跨部门团队会议以及正式的大型会议。

日常会议基本上有固定的时间，是企业里一种常见的会议类型。

比较有代表性的日常会议就是晨会、总结会，一般由部门领导者组织召开，部门内部成员参与。日常会议一般在早上上班后和下午下班前召开，会议内容通常是部门成员对各自工作的梳理和总结，会议目的是让部门成员明确工作目标。这一类会议的时间较短，一般不超过15分钟。

临时性的小型会议通常是因为某个具体事件或突发事件而召开的，参会者基本靠临时发挥展开讨论。因此会议主持人需要很好地把控会议节奏，否则容易导致会议时间过长、沟通效率过低。

与其他类型的会议相比，工作小组、跨部门会议的方向会更明确，这一类会议通常由项目经理或小组领导主持，针对业务问题而展开。

企业正式的大型会议，具有代表性的有企业高层会议、股东大会、公司年度会议等等。这类会议通常十分注重会前的准备工作，需要多部门之间相互协调沟通，从而确保会议效果。

会议的基本要素：

会议一般包含7个基本要素，这7个基本要素缺一不可。

它们分别是：

会议主题、会议时间、会议地点、组织方、会议主持人、参会者、会议结论。

这7个要素比较容易理解，特别要说明的一点是，其中与会者包括核心成员、列席成员、特邀成员以及旁听成员四种。

• 核心成员：有表决权、选举权和发言权，是会议的主要成员。

• 列席成员：没有表决权和选举权，但有一定的发言权。列席成员的数量一般不超过核心成员。

• 特邀成员：由组织方根据会议需要专门邀请的人员。特邀成员的权利一般由组织方或企业领导确定。

• 旁听成员：通常以学习为目的参与会议，没有表决权和发言权。

以上4种与会者的权利和义务各不相同，并不是每场会议都会同时存在这4种与会者。

明确会议的基本要素后，我们还需要知道组织一场会议的基本流程。

组织会议是大部分职场人士常做的一项工作。对于职场新人来说，组织一场会议考验的是个人的沟通能力和组织协调能力。因此，我们需要了解会议的基本流程，确保将每个环节的重点工作都做到位，大家也可以把这个流程当成清单，对照检查每一环节的工作。

会议流程：

1.会议开始前：

(1)确定会议主题。

在组织会议前，组织方首先要明确组织这场会议要达成的目的，有了明确的目标后，才能知道接下来需要邀请的与会者和在会议上需要讨论的内容。

(2)确定与会者。

有了明确的会议主题，组织方就能确认与会者名单。需要注意的是，组织方应尽量邀请和会议主题相关的、拥有表决权的核心成员参加，以确保会议结束时能形成明确的结论。

(3)拟定会议流程。

会议流程就是对确定的会议主题进行先后排序，让与会者明白会议的讨论顺序。拟定完成后，组织方应告知与会者会议有哪些环节，以及每个环节的具体用时，以便与会者安排好自己的其他工作，也能充分做好发言准备，以免因准备不足降低与会质量。

(4)准备会议资料。

组织方应根据会议的主题需求准备相应的资料，如相关的数据、报告、行业分析等，让与会者能够更好地接收信息。如果资料较多且有讨论的空间，组织方可以在会议开始前把相关资料发给与会者，通知与会者在会前认真阅读和思考，这样能大大缩减与会者在会议上阅读资料和思考的时间。

(5)发布会议通知。

会议通知的内容主要包括会议主题、会议时间、会议地点、与会者和会议流程等信息。发布会议通知后，组织方需要确认与会者在规定时间内能否按时出席会议，如出席率低，可以及时对会议时间进行调整。

(6)会场设备检查。

对于需要在会议上展示的资料，组织方应在会议开始前把相关资料复制到会议专用的计算机桌面上，并对话筒、投影仪和计算机等进行测试，保证其能够正常使用，还要检查会议室是否有白板擦和白板笔，桌上是否有充足的饮用水等。如果是多方电话/视频会议，组织方还需要提前进行网络测试。

(7)与会者签到。

在大型会议中，签到是一个很重要的环节。一般在会议正式开始前30分钟，组织方让与会者签到入场，对于在会议开始前5分钟还未到场的人员，应与其进行电话联系，确认其到达时间。

2.会议进行时：

会议进行时是会议流程里最重要的部分，有以下3点需要注意。

(1)杜绝迟到。

为了不影响会议，组织方应通知与会者准时到场，并说明在会议开始5分钟后不允许任何人入场。

(2)做好会议记录。

组织方应指定人员负责做会议记录，形成会议纪要，并在会议结束后尽快将其发给每个与会者，方便后续工作的落实。

(3)把控会议时间。

会议的每个环节都应有预计时间，会议主持人需要把控好会议的整体节奏，让会议能够准时结束。

3.会议结束后：

会议流程的最后一个部分是会议结束后，包括以下3个方面的工作：

(1)整理会议资料。

会议结束后，组织方要对所有的文件、物品进行清理和检查，以防组织方和与会者遗漏文件、物品。

(2)恢复会场设备。

为方便组织下一场会议的同事正常使用会场，会场里的所有设备需恢复到备用状态。

(3)发布会议纪要。

会议纪要有两个方面的作用，一方面是向上级汇报会议情况，另一方面是向下传达，以便贯彻落实相关工作。会议纪要是对会议上的重点决策的总结，在和相关人员确认内容无误后，组织方需要在短时间内将会议纪要发给领导和与会者，以便后续工作的开展。

会议的基本流程可以分为以上3个部分，会议开始前充分的准备能让会议顺利地进行；会议进行中把控好节奏，能让会议达到预期目的；会议结束后做好收尾工作，能让会议形成一个完整的闭环。

高效会议的沟通方法：

召开会议的目的是让工作更加顺利高效地进行，而在企业中，部分会议的效率不高，其主要原因是没有掌握组织高效会议的沟通方法。

SCQA表达结构：

沟通是会议的核心，而表达是沟通的核心。因此，想要会议变得高效，与会者需要学会有效表达。下面介绍一种表达结构——SCQA。

• S(Situation)情景——大家都熟悉的背景。

• C(Complication)冲突——目前的问题点。

• Q(Question)疑问——如何解决问题的疑问。

• A(Answer)回答——问题的解决方案。

下面通过一个案例来解析SCQA表达结构。

销售员小亮所在的公司最近推出了新品A。这天领导召开会议，想了解新品A上线以来的销售情况，小亮运用SCQA表达结构，在会上进行了汇报。

小亮：“领导，我们的新品A上个月正式投放市场（情景）。

但销售额没有达到我们的预期目标，根据目前的情况，这一季度的总销售额可能会大受影响（冲突）。”

小亮：“为什么会出现这个情况（疑问）？

我认为是咱们的宣传没有做到位。所以我的方案是拓宽宣传渠道，加大产品的宣传力度，将宣传的重点放在我们的合作伙伴国内某知名研究院上，因为新品A采用的新技术是我们联合该研究院共同研发的；这个是用户的真实使用案例，另外我还准备了一份使用前和使用后的效果对比图，您也可以看一下，我认为对这些信息进行宣传可以让产品更有权威性和说服力，提升用户对我们的信任度，从而提升产品销量（回答）。”

小亮运用SCQA表达结构，不仅说清了新品A的销售情况和问题，同时给出了可行的解决方案，在会议上进行了一次高效沟通。

SCQA是一种标准式的表达结构，也是较为常用的表达结构，除此之外还有突出忧虑式的CSA（冲突、情境、回答）表达结构和突出信心式的QSCA（问题、背景、冲突、回答）表达结构。

SCQA表达结构不只可以运用在会议中，也可以用在演讲、写作、调查、复盘等方面。

康奈尔笔记法：

在一场会议结束后，会议中达成的决议都要形成文字记录，并最好在当天发送给与会者，以便与会者明确各自需要落实的工作。因此，做好会议记录是组织高效会议的重要环节。

今天给大家分享“康奈尔笔记法”，“康奈尔笔记法”是由康奈尔大学的沃尔特·鲍克博士归纳的一种记笔记的方法，能让笔记更加系统化，从而大大提高做会议记录的效率。“康奈尔笔记法”运用范围也非常广泛，还适用于读书、复习等情景。

下面我们来看康奈尔笔记法具体是如何使用的。

其实这个方法就是把一页纸分成3个部分，每个部分记录不一样的内容。

这就是康奈尔笔记的一个示例。

【VIP直播精华回顾】做好会议沟通，让会议更高效

会议内容记录，这一部分所占区域最大，内容包括会议时间、议题、地点、会议主持人等基本信息，以及每个人的发言顺序、重要观点。

会后查阅部分主要用于记录会议中自己的疑问、会议中重要的关键词、受启发而产生的新点子等，以便与会者在会议结束后就不懂的地方查阅资料或请教其他人。这个部分可以使职场新人有意识地寻找自己的知识盲区，还能激发创造力，值得不定时地回顾查阅。

会议要点，这一部分主要根据“会议内容记录”的部分进行归纳总结，有助于与会者在会议结束后快速回忆起会议上的情形。

职场人士使用康奈尔笔记法做会议记录可以提高自己整合信息、归纳总结的能力，如果在记录中发现某个议题已经有结论，但与会者仍在深入讨论，就可以给予提醒，让与会者进入下一个议题，从而让会议更高效地进行下去。

会议礼仪：

会议沟通不同于平时的闲谈，它是在更为正式的场合进行的一种交流活动，因此需要参会者更加注重会议的礼仪。

在职场上，会议也有基本的礼仪，通常包括以下几个方面。

一、会议时间：

对会议时间的把握经常被忽略，从而导致许多会议出现无限延长、效率低下等情况。要想把握好会议时间，具体可以从以下3个方面考虑。

1.开会时间

尽量不要把会议开始时间定在用餐前一个小时内，这样能避免与会者出现疲劳、精力不集中等情况。通常在上午10～11点、下午3～4点的时间段内，人的大脑比较活跃，会议主持人可以选择在这些时间段内组织头脑风暴会议。

2.会议时长

根据心理学家的研究，成年人集中精力的平均时间为45分钟，超过45分钟，人的注意力就容易分散；超过90分钟，人便开始感到疲倦。因此，会议时长应尽量控制在30分钟以内，最长不要超过60分钟。如会议时长较长，会议主持人可以在中间设置5～10分钟的休息时间。

3.会前准备

会议如果有阅读资料和讨论环节，那么主持人要尽可能在会议开始前把需要阅读的资料发给与会者；如果有议题要讨论，主持人也可以提前告知与会者，让其能有所准备，这样可以有效地利用会议时间，让会议讨论更加高效。

二、确定核心与会者

前面我们讲到与会者包括核心成员、列席成员、特邀成员以及旁听成员四种。

企业会议讲求高效，以解决问题为主，因此，企业会议尽量不邀请列席成员和旁听成员。因为这部分人往往无法针对议题提出有建设性的意见，通常在会议上一言不发，这不仅会拖慢会议的进程，还会增加会议的成本。有研究表明，一场会议的人数超过8人，会议效率就会直线下降，最佳的与会人数是5～7人，这样不仅能让沟通更加顺畅，还能让与会者有更多发言的机会。与会者人数过多，每个与会者发言的机会就会减少，还会导致沟通困难的情况出现，从而导致会议成本增加。所以，会议主持人组织会议时一定要确定与会议主题相关的人员名单，率先邀请有助于会议目标实现的人员，告知其会议主题，让其有所准备，尽可能让每个与会者都能充分参与讨论，提出有价值的意见，在会议上创造价值，促成会议目标的实现。