用人单位的规章制度有广义与狭义之分，广义的规章制度泛指一切与单位管理相关的所有规范性文件，比如单位的章程、股东会和董事会议事规则、合同管理规定、印章使用规定、财务管理规定等；狭义上的规章制度是指在劳动管理中用人单位制定的直接涉及劳动者切身利益的与劳动管理相关的规则和制度，比如薪酬制度、考勤制度、休假制度、劳动纪律等。
我们这里讨论的规章制度特指狭义上的规章制度。
一、为什么要制定规章制度？
为什么要制定规章制度，其实就是制定规章制度有什么作用。
需要明确的是这里讨论的规章制度的作用仅指在劳动用工法律风险防范中的作用，关于企业管理、员工激励等方面的作用不是我们讨论的范畴。
劳动关系的核心是劳动者在用人单位的管理下从事劳动，用人单位对劳动者的劳动管理就体现为用人单位的规章制度，如果没有规章制度用人单位将无法实现对劳动者的有效劳动管理。
1、规章制度可以保障法律法规的有效实施
劳动法律法规非常多，但法律法规不可能对单位的所有事务进行规定，更何况每个单位的组织架构、运行方式、管理方式、文化氛围等完全不同，法律法规不可能做到事无巨细的全方位规范。
此时，规章制度对于法律法规的实施可以发挥重要作用。
比如，对于医疗期内请病假，法律法规有医疗期的规定，但对于如何进行医疗期的病假管理并没有细节规定，规章制度可以对病假的请假流程、条件、复核等程序进行规定，还可以对医疗期内或结束后是否可以履行劳动合同、如何解除或终止劳动合同以及如果违反规定会有什么后果进行细化性的规定。
比如，对于劳动报酬法律规定要及时足额发放，但对于如何进行薪酬管理法律没有规定，薪酬的结构、调整、发放的时间、异议的流程等都需要规章制度予以明确。
比如，如果使用《劳动合同法》第四十条不能胜任工作解除劳动合同，对于什么是不能胜任工作就需要规章制度进行明确，这里就涉及到相关的考核制度。
总之，合法有效的规章制度可以保障法律法规在用人单位的有效落实。
2、规章制度是劳动合同的有效补充
《劳动合同法》规定了劳动合同的必备条款和其他条款，尤其是必备条款的内容非常重要，必备条款是法定内容，用人单位的操作空间不大，但不可能将必备条款涉及到的所有内容全部约定至劳动合同当中，这些就需要用规章制度来进行细化。
比如，劳动合同约定了劳动合同的期限，但劳动合同到期后如何续签、达到无固定期限劳动合同条件后如何征求意见等，就需要通过规章制度进行规定。
比如，劳动合同约定了劳动报酬，但劳动报酬的具体结构、法定情形下及通过用工自由权如何变化等，就需要通过规章制度进行规定。
比如，劳动合同约定了试用期，但对于何为试用期不符合录用条件，以这个为由进行解除等，就需要通过规章制度进行规定。
再比如，劳动合同约定了要保守商业秘密，但何为商业秘密，商业秘密的保护措施等相关内容，就需要通过规章制度进行规定。
总之，劳动合同只是对具体事项做出一般性的约定，具体事项的落实都需要相配套的规章制度。
3、规章制度是处理劳动争议的重要依据
发生劳动争议，法律法规和合法有效的规章制度是劳动仲裁和法院的重要裁判依据。
比如，劳动合同的解除方面，用人单位解除合同要严格按照法律规定的流程进行。
《劳动合同法》第三十九条（过失性解除）、第四十条（非过失性解除）和第四十一条（经济性裁员）规定的是用人单位可以解除劳动合同的情形，其中使用最多，成本最小的是过失性解除中的“严重违反用人单位的规章制度”。
2008年之前有些用人单位可以适用《企业职工奖惩条例》的规定来解除劳动合同，但《劳动合同法》实施后该条例已经废止，对员工的处罚只能依据用人单位自己制定的规章制度。
合法有效的规章制度是用人单位使用“严重违反用人单位的规章制度”解除劳动合同的前提，没有合法有效的规章制度，将不可能做到合法解除劳动合同。
所以，建立和完善劳动规章制度是用人单位的法定义务，与劳动者切身利益直接相关的内容也必须通过规章制度予以明确，否则劳动管理将无法进行。用人单位要打赢劳动争议案件，也必须要有合法有效的规章制度。
4、规章制度是判断劳动关系的重要依据
之前我们总结了劳动关系的特征为：主体资格符合法律要求；用人单位对劳动者进行劳动管理（人身依附性）；劳动者付出劳动，用人单位支付报酬。
其中的劳动管理是判断劳动关系的核心因素，规章制度是劳动管理的重要体现。如果劳动者不需要接受用人单位的规章制度管理，则表明劳动者对于该单位不具有人身依附性，一般情况下不能认定双方形成劳动关系。
综上，要实现有效的劳动管理必须要有合法有效的规章制度。
二、如何制定合法有效的规章制度
我们来看看法律对于制定规章制度有什么具体要求。
《劳动合同法》第四条规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。
用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”
根据此规定，我们可以将制定合法有效的规章制度总结为“三个合法”，即主体合法、内容合法、程序合法。
1、主体合法
从以上第四条的条文可以看出，与制定规章制度有关的主体有四方：用人单位、劳动者、职工代表、工会。
（1）用人单位
用人单位是劳动关系中的一方，是劳动用工中的管理方，具有依法建立和完善规章制度的义务。规章制度由用人单位进行制定，用人单位是制定规章制度的组织方与主导方。
（2）劳动者
劳动者是劳动关系中的另一方，是劳动用工中的被管理方，其权利受法律保护，规章制度是法律保护的延伸，制定规章制度自然需要劳动者的积极参与。
（3）职工代表
职工大会或职工代表大会是职工行使民**管理权力的机构，是企业民**管理的基本形式。
《劳动合同法》第四条规定的对规章制度草案提出方案和意见，最终文本的确定，涉及的主体为职工代表大会或全体职工。人数较少的用人单位表现形式为职工大会，人数较多的用人单位表现形式为职工代表大会。
职工大会的参与人为全体职工，也即是全体劳动者，其实可以归为以上所述的劳动者主体。
职工代表大会就涉及到职工代表如何产生的问题。
《企业工会工作条例》第三十三条规定：“职工代表大会的代表经职工民**选举产生。职工代表大会中的一线职工代表一般不少于职工代表总数的百分之五十。女职工、少数民族职工代表应占相应比例。”
《企业民**管理规定》对于职工代表如何产生有相应规定，各地方为了落实企业民**管理对于职工代表如何产生有详细规定。
以笔者所在的江苏省为例，《江苏省企业民**管理条例》第九条规定：“职工代表大会的代表名额，按照下列规定确定：
（一）职工不足一百人的企业召开职工代表大会的，代表名额不得少于三十名；
（二）职工一百人以上一千人以下的企业，代表名额以四十名为基数，职工每超过一百人，代表名额增加七名；
（三）职工一千人以上五千人以下的企业，代表名额以一百名为基数，职工每超过一千人，代表名额增加二十五名；
（四）职工超过五千人的企业，代表名额不得少于二百名。
在职工代表大会届期内，职工人数有明显变化的，代表名额应当按照前款规定作出调整，并由企业工会报上一级工会备案。职工代表大会代表中，企业董事会成员、执行董事、中高级管理人员不得超过代表总名额的百分之二十。女代表比例应当与女职工人数所占比例相适应。”
具体的规定请查找各地的企业民**管理的规定。
司法实务中，对于职工大会和职工代表大会的审查一般比较宽松，并不会严格按照以上规定来审查职工代表的结构比例、产生方法、选举方式等具体的流程。
法院之所以不进行实质性的审查，一是因为以上规定并不是法律或行政法律，其规定法院在审判案件中只是作为参考，并不会作为直接判决的依据，尤其是对于判定是否有效的问题上，更多的还是要适用法律或行政法规；二是涉及司法对用人单位用工自主权的司法审查边界问题，一般情况下法院并不会对用人单位内部事务的合法性进行审查。
所以，在职工代表的产生上即便在程序上有些瑕疵，法院一般也不会判定职工代表的产生无效，进而来判定规章制度的无效。
（4）工会
规章制度方案的最终确定涉及到的主体为工会或职工代表。
《工会法》第十条第一款规定：“企业、事业单位、机关有会员二十五人以上的，应当建立基层工会委员会；不足二十五人的，可以单独建立基层工会委员会，也可以由两个以上单位的会员联合建立基层工会委员会，也可以选举组织员一人，组织会员开展活动。女职工人数较多的，可以建立工会女职工委员会，在同级工会领导下开展工作；女职工人数较少的，可以在工会委员会中设女职工委员。”
建立工会是法律规定的要求，不仅在制定规章制度时需要工会的参与，在用人单位单方面与劳动者解除劳动合同时也需要履行工会程序。
以上介绍的是制定规章制度主体方面的问题，下面一条我们将介绍规章制度内容和程序方面的问题。
2、内容合法
（1）应当包括的内容
《劳动合同法》第四条列举了规章制度应当包括的内容，列举为劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等。
以上列举的内容是劳动用工管理过程中大部分都会涉及到的内容，因此在制定规章制度时应当将以上内容纳入到规章制度当中去。
那是不是除了以上内容，其他内容就可以不列入呢？
并不是，第四条在列举后还对这些内容的性质作了总结，这些内容直接涉及到劳动者的切身利益。因此，如果某些内容超过了以上列举的内容，但属于直接涉及到劳动者切身利益的内容也应当纳入到规章制度当中。
根据实务经验，大多数用人单位的规章制度包括但不限于以下内容：员工的招聘管理、入职管理、培训管理、劳动合同管理、工作时间和休息休假、薪酬管理、保险福利待遇、劳动安全卫生管理、劳动纪律、员工奖惩、保密制度、竞业制度等。
（2）不能出现的内容
很多用人单位的规章制度注重惩罚，轻视管理，比如规定只要犯错误，甚至是极轻微的错误，都会处以数额较大的罚款。重罚轻管，以罚代管，比较普遍。
还有些用人单位的内容直接与法律相违背，比如规定在本单位工作期间不允许结婚、不允许生育、必须服从加班、加班没有加班工资、没有年休假、不按工资支付周期支付工资等。
不符合法律规定的内容千万不能出现在规章制度中。
《劳动合同法》第三十八条规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以提出解除劳动合同，并有权要求支付经济补偿。
规章制度的内容一定要经过严格审核，内容在表面上一定要合法，否则，不仅起不到管理作用，规章制度本身还可能会成为隐藏的法律风险，成为用工中的定时炸弹。
在用工管理中，有些事情可以说，可以做，但就是不能明面写出来。
（3）内容要具有合理性
内容不仅要合法，还要合理。
比如，以严重违反规章制度解除劳动合同，如何判断“严重”，就是合理性要解决的问题。也即，员工所犯过错与其所受惩罚程度要相匹配。
那么，到底何为严重违反规章制度中的“严重”？
我们来找找法律依据，如果有相关法律法规直接规定了什么样的情形是严重违反规章制度，那么按规定的标准处理即可。
《企业职工奖惩条例》第十一条规定：“对于有下列行为之一的职工，经批评教育不改的，应当分别情况给予行政处分或者经济处罚：
（一）违反劳动纪律，经常迟到、早退，旷工，消极怠工，没有完成生产任务或者工作任务的；
（二）无正当理由不服从工作分配和调动、指挥，或者无理取闹，聚众闹事，打架斗殴，影响生产秩序、工作秩序和社会秩序的；
（三）玩忽职守，违反技术操作规程和安全规程，或者违章指挥，造成事故，使人民生命、财产遭受损失的；
（四）工作不负责任，经常产生废品，损坏设备工具，浪费原材料、能源，造成经济损失的；
（五）滥用职权，违反政策法令，违反财经纪律，偷税漏税，截留上缴利润，滥发奖金，挥霍浪费国家资财，损公肥私，使国家和企业在经济上遭受损失的；
（六）有贪污盗窃、投机倒把、走私贩私、行贿受贿、敲诈勒索以及其他违法乱纪行为的；
（七）犯有其他严重错误的。职工有上述行为，情节严重，触犯刑律的，由司法机关依法惩处。”
严重违反规章制度似乎有法律依据，但该规定仅适用于全民所有制企业和城镇集体所有制企业，而且已于2008年被废止。
2008年实施的《劳动合同法》将制定规章制度的权力赋予给了用人单位，由用人单位根据自己的具体情况来制定规章制度。
在严重违反规章制度没有统一法律标准的情形下，用人单位制定规章制度的时候如何界定“严重”呢？也就是如何把握其中的合理性呢？
比如规章制度规定以下情形为“严重”，可以解除劳动合同：
迟到早退、旷工半天、上班打瞌睡、上班聊天、上班串岗、在单位抽烟、拒绝出差、拒绝加班等等。
以上情形仅发生一次或时间很短的情况下，规定成“严重”具有合理性吗？
以一般的思维可能认为以上情形只能是一般违纪，还达不到“严重”的程度。
事实可能未必如此，同样一个情形，在A单位构成一般违纪，在B单位很有可能就构成严重违纪。
比如，这个单位是危险化学品运输企业，所有运输车辆都要实施严格监管，任何车辆在未经批准报批的情况下不能开出厂区，随便移动都可能产生非常严重的后果。监控室必须24小时有人不间断监控，门卫处必须24小时有人看管。负责看监控和门卫处的员工上班就不能打瞌睡，将打瞌睡规定成严重违纪具有合理性。
比如，在加油站、化工生产企业、纺织厂等易燃易爆企业，规定抽烟一次就是严重违纪具有合理性，但在一般企业就不具有合理性。
比如，在平时，员工不同意的情况下不能强制要求员工加班，但如果在面临突发灾害，单位的财产安全将受到严重威胁的情形下要求加班，员工拒绝的，规定成严重违纪，也具有合理性。
正因为每个用人单位的行业特点、所处环境、生产过程等不一样，法律不可能统一规定什么样的情形是严重违纪，所以将制定规章制度的权力交给了各个用人单位。
对于规章制度合理性的标准，我认为要从劳动管理的组织目标上进行总体把握。
劳动关系的核心是用人单位对劳动者进行劳动管理，劳动管理最基本的目标是有效组织生产。当一个行为对于组织生产产生重大影响时，将该行为界定为严重违纪具有合理性，反之则不具有合理性。
所以，是否严重违反规章制度要结合不同情形进行具体分析，总的判断原则是看该行为对劳动管理及组织生产目标产生了什么样的影响。
3、程序合法
规章制度的制定程序分为民**程序和告知程序两个部分。
（1）民**程序
《劳动法》第八条规定：“劳动者依照法律规定，通过职工大会、职工代表大会或者其他形式，参与民**管理或者就保护劳动者合法权益与用人单位进行平等协商。”
《公司法》第十八条第二款、第三款规定：“公司依照宪法和有关法律的规定，通过职工代表大会或者其他形式，实行民**管理。
公司研究决定改制以及经营方面的重大问题、制定重要的规章制度时，应当听取公司工会的意见，并通过职工代表大会或者其他形式听取职工的意见和建议。”
依据以上规定，劳动者参加用人单位的民**管理是法律规定的要求，但以什么样的形式参加，法律没有具体规定，在涉及到劳动管理的规章制度定方面，在《劳动合同法》实施前，最高人民**《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（旧解释）第十九规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民**程序制定的规章制度，不违反法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民**审理劳动争议案件的依据。”
这里明确了规章制度要通过民**程序制定，并向劳动告知，对于民**程序是什么该司法解释仍没有给出答案。《劳动合同法》实施后，对这一程序作出了明确规定。
《劳动合同法》第四条第二款中对于民**程序的规定为：
经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。
在实务操作过程中，对于这句话，我们可以分解为四个步骤，最终表现的形式为两个会议纪要。
①用人单位将草拟的规章制度交给职工代表大会或全体职工讨论；
②职工代表大会或者全体职工针对规章制度的内容提出具体的方案和意见；
③待具体的方案和意见反馈到用人单位后，用人单位充分吸收合理性的意见和建议，形成新的草案；
④新的草案再与工会或者职工代表平等协商，最终确定。
以上程序在操作过程中以会议纪要的形式加以记录，形成两个会议纪要，一是征求意见的会议纪要，二是讨论确定的会议纪要，参会人员在会议纪要中签字。当发生劳动争议需要证明民**程序时，出示两个会议纪要就可以完成举证义务。
对于具体操作有人可能会有以下疑问：
①一定要正式的进行开会吗？
形成会议纪要就一定要集中起来开大会吗？并不是，开会可以面对面的集中开会，也可以分小组开会，线上开会，甚至将会议纪要做好，再找各个人签字，形式是多种多样的，法律并没有对开会形式作出具体规定。
②会议纪要有多少人签字才有效？
法律并没有规定具体的参与人数比例，以及多少人签字才有效。一般情况下，参与人数越具有广泛性越好，至少要达到二分之一以上，保险的操作是达到三分之二以上。
③最终的方案有人不同意怎么办？
以上条文请仔细阅读，法律规定的是听取意见，并没有要求职工代表大会或全体职工同意，所以，最终的决定权还是在用人单位。在单位当中极不好沟通的人员毕竟是少之又少，在民**程序中不要求每个人都同意，即便有一部分不同意，也不影响整体民**程序的完成。
（2）告知程序
《劳动合同法》第四条第四款规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
当规章制度经过民**程序确定最终文本后，还要进行公示，对于具体某个劳动者而言，就是要完成告知程序，即要有证据证明已经将内容告知劳动者了。
一般用以几种方式进行告知：对员工进行培训，在培训记录中签字确认；员工在《入职登记表》中声明知晓规章制度；给每位员工发放《员工手册》并确认签收；在《劳动合同》中约定知晓规章制度。
请注意以上方式都是用签字的方式，因为签字的方式最容易进行证明。其他方式客观上也可以起到告知作用，如使用公告栏、网站、QQ群、微信群等告知方式，这些方式不是说不可以，但从举证的角度考虑会存在一定的举证困难。
实务中经常出现这样两个问题：
①劳动者在事实上知道规章制度内容，但因用人单位不能举证，当劳动者一口咬定就是不知道的时候，用人单位很可能因不能举证劳动者知道规章制度内容而不能适用规章制度。
②劳动者在事实上不知道规章制度的内容，但已经签字知晓规章制度的内容，此时，一般会推定劳动者知晓规章制度的内容，可以适用规章制度。
那么，站在用人单位的角度，知晓程序一定要通过签字的方式予以确定；站在劳动者的角度，当真的不知道规章制度的内容时，签字一定要慎重。
总之，要使规章制度合法有效，一定要做到主体合法、内容合法、程序合法。
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