员工违纪理要坚持“三公”和“三合”

作者王泽强 2023-10-21 16:23 21937

内容来自 2023-10-24 打卡话题观看本期直播

企业常见部分员工违纪，如迟到早退、上班摸鱼、玩忽职守、人际争端、不服工作分配等等，不是什么大问题，所以部门管理者也是睁一眼闭一只眼。但长此以往，个别员工也就把“违纪”养成了习惯。
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作为HR，针对这样的情况，应该不能只是“一罚了之”吧，那如何应对才是智慧的做法呢？望老师们解惑。

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摘要：坚持公平、公正、公开的处理原则，按照合情、合法、合理的处理流程，是处理员工违纪违规的正确思路，也是最智慧的应对之法。

在企业日常员工管理中，员工违纪情况时有发生，比如上班迟到、上班时间玩游戏、不服从领导工作安排等。这些违纪情况，很多企业都存在，有些企业对于此类违纪，直接就开罚款单，然后从员工工资中扣除。从规范管理的角度来说，“一罚了之”并不能真正解决问题，而且也容易产生很多漏洞。员工违纪违规处理，有一整套规范的处理流程，企业需要从以下几个方面规范操作：

一、有章可循：从制度层面规范操作。

企业要对员工进行日常管理，需要借助于规章制度，员工有违规违纪情形，可以依据制度进行处理，这样就可以做到有章可循，员工也无话可说。在制定规章制度的时候，涉及到员工违纪违规处理时，需要注意五点：一是不以处罚为目的。当员工有违纪违规情形的时候，需要让其改正，通过批评、教育后没有效果，或者达到严重程度，给企业造成重大经济损失，则需要对员工进行处罚，这个处罚不是目的，目的是为了让员工更好履行劳动义务和工作职责，包括其他员工也会受到教育和警示，而不是为了克扣员工工资，或者达到少发员工工资、逼员工离职的目的。二是处罚金额不能触碰法律红线。我国《劳动部关于印发<工资支付暂行条例>的通知》第十六条有明确规定，因劳动者本人原因给用人单位造成经济损失的，用人单位可按照劳动合同的约定要求其赔偿经济损失。经济损失的赔偿，可从劳动者本人的工资中扣除。但每月扣除的部分不得超过劳动者当月工资的20％。若扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。从这个规定中可以看出，企业对员工的处罚金额最低红线是不得超过劳动者当月工资的20%，如扣除后的剩余工资部分低于当地月最低工资标准，则按最低工资标准支付。三是明确员工违纪违规的严重程度。对于员工违纪违规，要明确区分一般违纪违规、轻度违纪违规、重度违纪违规、严重违纪违规、记小过违纪违规、记大过违纪违规、特大违纪违规、极大违纪违规情形，那些情形属于一般违纪违规，一般违纪违规如何处罚等，要有明确详细的规定。正常来说，一般违纪违规、轻度违纪违规给予口头警告或书面警告，重度违纪违规、严重违纪违规则可以进行一定经济处罚，记小过违纪违规可以列入其不良个人记录，会影响其晋升、加薪，记大过违纪违规、特大违纪违规、极大违纪违规可以解除劳动合同。四是不得扩大处罚范围。既然企业明确了处罚范围和情形，那么就按规章制度内容进行处理，不得擅自扩大处罚范围，属于一般违纪违规按记大过违纪违规、特大违纪违规、极大违纪违规来处理，这明显是扩大处罚范围。五是制定程序合法。在制定处罚制度的时候，一定要按照合法程序制定，包括征求员工意见、通过职代会通过、进行公示、向当地劳动部门备案等。

二、处罚记录：要让员工知晓，并记录存档。

当员工有违规违纪情形的时候，要第一时间进行处理，并需要注意以下几点：一是有书面处罚记录。对于“打错不犯、小错不断”的员工，需要及时处理，每次其旷工、迟到、早退、不服从工作安排等，要做出一个书面的处理材料，有员工签字确认，小错虽然没有罚款，但有书面处理决定、处罚单等，这些会成为日后处理劳动纠纷的的有利证据。二是向工会通报。每次员工违纪违规，企业需要当工会通报，并征求工会意见。很多员工一般都会加入工会，所以在处理员工的时候一定要征求工会意见，然后再做出处理决定。三是加强培训。在员工入职的时候，会进行新员工入职培训，也会涉及到考勤纪律和劳动纪律，培训后做培训签到，以说明企业对其有过相关培训记录，其也知晓。四是不可忽视警告、通报批评的作用。对于员工违纪违规，如果是初犯或者比较轻微的，则一般会进行警告、通报批评。警告、通报批评的作用在于，一方面念及初犯，为体现人性化管理，给予其机会，也是对其警示，另一方面也是让其知晓相关规定，因为在做出警告、通报批评的时候，需要有员工签字，说明其已知晓的。五是让员工写检讨书。当员工违纪违规后，为了让其深刻认识到自身存在的问题，以及触犯企业规章制度的严重性，可以要求员工写检讨书，让其认识到自身的错误给公司带来的不良影响，也让员工做出保证不再犯，如再犯则按企业规章制度进行从重处罚，并让其签字，企业要进行留底。六、注意送达程序。送达程序是为了让员工知道企业的处罚决定，主要针对员工旷工后联系不上，这就需要通过邮寄的方式，将公司的处罚决定送达到其本人签收确认。

三、人性化管理：给员工改正机会。

是人总会犯错，知错能改善莫大焉。企业规章制度，不是以处罚为目的，而是通过处罚让员工知晓其自身错误，并加以改正。一般来说，对于员工违纪违规，有两类员工，一类是积极改正不再犯的员工，另一类是拒不改正还变本加厉的员工。对于积极改正的员工，其也认识到自身存在的问题，并写了检讨书，在工作上更加努力工作，从人性化管理角度，可以给予从轻处罚。对于拒不改正还变本加厉的员工，每次违规违纪，都会进行处罚，并对其进行约谈，并要求限期改正，仍不改正的，则可以通报工会，并征求工会意见后，采取通报批评、停职反省等举措。员工违纪违规，除了有人性化处理，还需要给员工有申辩和渠道和权利，同时还要帮助员工改正错误。

四、证据完整：注意证据的全面完整。

在实际工作，我们会看到涉及企业辞退员工，引发的劳动纠纷案件很多。当员工表现不好，有违规违纪情形，企业就会采取降薪、辞退等决定，诸不知企业这样草率决定，往往会因为举证不足而产生经济赔偿。最高法《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十三条有明确规定：因用人单位做出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任。从这个规定来看，企业要做出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定，是要承担举证责任的，而且这个举证要合情、合理、合法，这就涉及到证据的完整性问题。通常来说，证据包括很多种，比如聊天记录、图片、录音、记录等。员工达到开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定，一定是员工违规违纪达到严重程度，给企业经营管理造成重大经济损失，比如严重违纪违规、记大过违纪违规、特大违纪违规、极大违纪违规。还有就是员工虽然没有一次严重违纪违规、记大过违纪违规、特大违纪违规、极大违纪违规，但小错不断，数次超过了正常员工犯错记录，企业每次都做出了处罚决定，其还是不知悔改，严重影响到企业正常的生产经营活动，违纪违规累积的次数已达到了严重违纪情形。因为涉及到举证责任，对于员工检讨书、员工签字的处罚单、其他员工反映证明、企业处罚决定书、证明员工违纪违规视频和图片等，就是一个完整证据，一旦进入劳动仲裁程序，会成为企业有利的证据。除此之外，也要注意调查取证的重要性，要通过多种渠道进行调查，并成立调查组，通过搜集证明人证词、当事人申辩录音材料、相关视频材料等，来确保相关证据的完整性。

员工违纪违规无小事，作为部门管理者如果睁一眼闭一只眼，不作任何处理，让其听之任之，长此以往，个别员工也就把“违纪”养成了习惯，当企业要想再进行处理的时候，其可以反驳，为什么上次某某也违纪违规没处罚，到我这就处罚了，难道制度是因人而异的吗？所以，对一个人的不处罚，其他员工就不好处罚，制度也就是失去了权威性和约束性，企业内部管理也就乱套了。员工违纪违规，最智慧做法就是坚持公平、公正、公开的处理原则，按照合情、合法、合理的处理流程，来处理好每一个员工的违纪违规。只有这样，企业才能加强对员工的有效管理，规避用工风险。

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