国家一流专业：创业企业的必修课

作者周施恩 2024-01-15 14:12 1290

第一章 工作分析与任职资格体系构建

学习目标

√掌握工作分析的内容、意义及工作原则

√熟练掌握工作分析的流程及主要方法

√掌握工作分析成果的表现形式及应用价值

√掌握任职资格体系的定义及重要价值

√了解任职资格体系的构建与落地实施

在企业成长过程中，一般会面临职责粗放、岗位增多、人员扩充等现象。由于很多人员相互之间不熟悉，工作配合上的默契尚未形成，因权限不清、责任不明而引起的摩擦甚至纠纷就会接连不断。长期以往，就会引起公司办公室政治、士气低落，甚至是人才大量流失的不利局面。而做好工作分析，最基本的职能就是要解决职责不清以及由此引发的诸多难缠问题。

当然，工作分析的结果还可以在组织机构设计（Organization Structure Design，OSD）和业务流程再造（Business Process Reengineering，BPR），人员招聘与岗位配置，培训与开发，以及薪酬管理和绩效管理等诸多方面发挥不可替代的作用，因此可以说是成就伟大公司不可或缺的基础环节。

第一节工作分析基础

一、工作分析及其主要成果

所谓工作分析（job analysis），是指采用一定的方法和技术来搜集和整理与工作有关的详细信息的过程，其主要成果是形成职位说明书和工作规范。这些“与工作相关的信息”主要包括：岗位名称、上下级隶属关系、与之联系密切的协作部门或岗位、本岗位的职责、权限、工作标准以及任职条件要求等。

职位说明书（job description），就是对某一特定职位的工作职责、工作活动、工作标准、工作条件，以及工作对人身安全的危害程度等工作特性方面的信息所进行的书面描述。而工作规范则（job specification），则是全面反映工作对任职人员所需的知识、技能、工作背景，以及身体条件、性格特点、工作态度等方面要求的书面文件。

职位说明书和工作规范书可分成两份文件来分别陈述，也可以将其合并在一起并统称为职位说明书。

二、工作分析的主要内容

为便于理解和记忆，工作分析的内容可以用“6W1H”来概括。

WHAT——做什么？是指岗位的工作内容和岗位职责，包括需要完成的工作任务，工作的结果或产出，以及需达到的标准等。

WHO——谁来做？是指能够胜任该岗位工作的人应具备怎样的条件，即对任职者最基本的条件要求（达标即可），诸如：知识水平，能力素质，工作经验，身体条件等。

WHOM——为谁做？是指在工作中与其他岗位的关系及相互影响，主要包括：工作的请示、汇报对象，工作的信息提供对象（或工作结果的提交对象），以及工作的监控与指挥对象，等等。

WHEN——何时做？主要指工作完成的时间期限或频次。通常表现为“XX时点前完成XX工作”或“每天（周/月/季度/年）做XX工作XX次”。

WHY——为什么要做？即工作的目的是什么，主要指完成某项工作的意义何在、价值有多大。比如：是涉及全公司，还是仅涉及某些部门，或者仅涉及本部门内部若干人员；是直接影响、间接影响还是仅起轻微的辅助作用，等等。

WHERE——在哪里做？主要指工作的位置及环境条件。包括：工作地点（主要指场所、是否有影响身体健康的因素等），自然环境（如气候环境、地理环境等），社会环境（如政治、经济、治安），以及是否需要经常加班、出差、在外奔波等。

HOW——如何做？主要指通过什么样的方法或措施，才能够使工作达到预期结果。包括：工作活动的流程，工作活动所需的人、财、物及其他资源，工作活动涉及的文件记录，以及工作中的关键控制点等等。

三、工作分析的相关术语

1.工作要素

工作要素（job elements），是指工作中不能再继续分解的最小活动单元。由于工作要素的内容过于细小，一般不在职位说明说中体现，而是组合起来形成一项工作内容。

比如，打印一份文件，需要先打开电子版文件，点击“打印”按钮，选择打印机，选择打印的份数，最后打印。这一系列细小的工作单元就是“打印文件”这项任务的工作要素。

2.任务

任务（task），是指为完成某一工作而需要进行的多项工作要素的组合。比如，要发布一份书面通知，工作人员首先确定分发人员，将通知内容整合成文字，打印出来，最后再予以分发。也就是说，发布通知这一项任务就是有以上许多小的工作要素组成的。

3.职责

职责（responsibility），指某一岗位上的员工所需担负的各项工作任务的集合。它可以由一个或多个任务组成。比如，薪酬专员的“职责”就包括如下主要任务：根据签批文件及时发放员工薪酬；负责对员工关于个人薪酬的疑问进行解答；对员工的薪酬满意度进行调查并提出改进意见，等等。

4.职位

职位（position），也叫“岗位”，是对某一特定的人所承担的相互联系的职责集合而冠以的专业名称。比如，在人力资源部门内，负责发放员工薪酬、解答员工疑问、进行薪酬调查、代缴员工保险福利的职位，就是“薪酬福利”岗。

5.职务

职务（headship），指主要职责在数量和质量要求上大体相当的一组职位的集合或统称。比如，人力资源、财务、党群等部门的领导人，其职责在数量和质量要求上基本处在一个量级之内，因此统称为“部长”。在这里，“部长”即为“职务”。从标准的职务中，我们可以大体判断一个人的职责范围、权限大小以及能力素质要求等方面信息。

6.职级

职级（Class），指为了便于管理而把工作的难易程度、复杂性、责任大小以及任职条件等基本相似的一组职位组合在一起，并参照其他职位簇而划分的一系列等级。

比如，在北京某集团公司里，财务部长、营销部长等为“部长7级”，人力资源部长、总裁办主任等为“部长5级”。这里的“部长7级”或“部长5级”，即为职级。在这家公司中，财务部长和营销部长的重要性要高于人力资源部长和总裁办主任（并非所有的企业都是这样），因此将前者定为7级、后者定为5级（相互参照，相对重要性的比较）。

四、工作分析的重要意义

1.传递战略意图

通过工作分析，可以明确岗位的设置目的，分析各个岗位如何为企业创造价值，如何支撑企业的战略目标和部门目标，进而从一个层面向员工传递公司的战略意图。

2.明确岗位边界

通过工作分析，可以明确界定各个岗位的职责和权限，消除岗位之间在职责上的重叠，同时也可以防止出现职责空白。以避免“责任人人推卸”、“利益人人争抢”的混乱局面。

3.提高运转效率

通过工作分析，可以理顺各个岗位与其上下游环节之间的关系，明确岗位在流程中的角色、责任和权限，从而有利于避免流程不畅、效率低下的问题。

4.实现权责对等

通过工作分析，可以进一步明确各个岗位的职责，为相关权力分配、薪酬分配提供基础依据，从而在岗位层面（也是一种静态层面）实现权责一致。

5.促进规范管理

通过工作分析，在明确各个岗位的职责、权限、任职资格等的基础上，可以形成对各个岗位工作的规范化要求。这一方面可以清楚地表达企业对员工行为和绩效的期望；另一方面，也可以将员工的工作行为规范在预定的轨道之中，从而对员工形成标准化的牵引和约束机制。

欢迎大家批评指正、留言讨论。每贴必复！