前 言
企业在招聘过程中，对应聘者的情况了解只限于应聘者自行提供的简历、学历及面试内容等。除此方法外，企业可以通过对应聘者进行背景调查，了解应聘者的工作经历及情况、前同事或前公司领导的评价等，进一步了解拟录用员工的工作能力、诚信状况等。通过背景调查可实现企业、人才和职位的高度匹配，大大提高招聘质量，降低试用期离职率及用人风险，节约招聘成本。
一、企业是否可以对拟录用员工进行背景调查
《劳动合同法》第8条规定：“用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明”。该条款为企业对拟录用员工进行背景调查奠定了基础。同时《劳动合同法》第3条规定：“订立劳动合同应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则”。该条款规定员工应履行诚实守信的义务。
二、员工背景调查的合规性
1、背景调查的程序
自2021年1月1日起实施的《民法典》第111条规定：“自然人的个人信息受法律保护。任何组织或个人需要获取他人个人信息的，应当依法取得并确保信息安全，不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息，不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息”。从该规定得知，员工个人信息受法律保护，而企业在获取拟录用员工信息时也应严格遵守前述规定。同时，《就业服务与就业管理规定》第13条规定：“用人单位应当对劳动者的个人信息予以保密。公开劳动者的个人资料信息和劳动者的技术、劳动成果须经劳动者本人书面同意”。
根据《民法典》第1035条规定：“处理个人信息的，应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度处理，并符合下列条件：征得该自然人或者监护人同意，但是法律、行政法规另有规定的除外；公开处理信息的规则；明示处理信息的目的、方式和范围；不违反法律、行政法规的规定和双方的约定”。
根据上述规定，企业对拟录用员工进行背景调查时，建议事先获得其书面同意，并妥善保管其个人信息，若离职或企业与其解除、终止劳动关系的，建议企业在规定时间内将其个人信息进行删除。
2、背景调查的内容
背景调查的内容应合法合规。根据《劳动合同法》的相关规定，企业有权了解拟录用员工与履行劳动合同直接相关的基本情况，包括基本信息、学历、职业资格、工作经历等。但是，与劳动合同或履行劳动关系并无直接相关的个人信息，建议企业避免收集或强制要求拟录用员工披露此类信息。
例如，北京一家公司要求应聘者填写《职位申请表》《员工入职基本资料表》等文件，该应聘者在婚姻状况一栏填写为“未婚”，并且在《职位申请表》最下方处明确保证并声明“本人保证上述所填报资料等全部属实，如有任何隐瞒及虚报，公司可立即解除劳动合同，并不予支付任何经济补偿”。此后该应聘者顺利入职该公司，并于入职不久后，以先兆流产为由多次向公司请病假并承认已于入职之前登记结婚。公司以该员工入职时欺骗公司及隐瞒已婚、已孕事实，故意提供虚假信息、违反员工手册相关规定为由予以辞退处理，员工不服提起劳动仲裁。经劳动仲裁以及一审，最终二审法院认为虽然该员工填写的婚姻状况不属实，但婚姻状况不能作为解除劳动关系的约定条件，且婚姻状况属于个人隐私，故公司不得依据该员工未如实填写婚姻状况为由与其解除劳动合同。
与此类似的案例并不少见，原因在于企业有权了解的仅是与劳动合同直接相关的员工信息。如前述案例，若员工隐瞒的信息对录用和员工履行劳动合同不存在实质影响的，通常情况下，不会导致劳动合同的无效。
三、拟录用员工背景调查的注意事项
1、事先获得拟录用员工书面同意
企业应当向拟录用员工书面说明企业将对其进行背景调查及主要内容和范围，并保证企业将对其个人信息予以保密。获得其书面同意后，企业方可进行背景调查，若企业委托第三方调查机构开展拟录用员工背景调查的，应要求第三方机构合法合规、严格保密，并在双方签署的合同中约定清楚。
2、拟录用员工背景调查的范围
企业或第三方机构应当以合法合理手段调查与拟录用员工履行劳动合同直接相关的信息，避免以非法手段搜集、获取其个人信息或强制要求披露与履行劳动合同、工作等无关的信息，保护其个人隐私。
另外，对于企业高级管理人员或技术性岗位，除上述调查范围外，通常情况下，调查或要求拟录用员工披露是否与其他企业签署竞业限制协议、约定服务期等情况时常出现。为避免招聘阶段对相关信息核查的疏漏而造成其不胜任或限制其工作开展等相关问题，企业须关注拟录用员工是否具有竞业限制等限制性义务，建议企业提前要求披露，避免被动卷入招聘负有竞业限制义务拟录用员工的法律风险。
3、拟录用员工应保证信息的真实、准确、完整
企业应当在规章制度、劳动合同等规定相应条款，明确企业对于经背景调查发现拟录用员工信息虚假的处理规定。企业可以明确规定“入职信息等一系列个人相关信息虚假的不诚信行为属于严重违纪”，并明确该情况下，企业可以单方解除劳动合同且不支付任何补偿金的权利，确认相关制度经过程序、公示程序等。
在入职过程中，企业亦需要对拟录用员工的相关信息、简历、教育证明等进行核查备份，明确由其自行提交，并要求在提交的相关资料中自行写明“系本人提交、均属实”等相关表述。相关学历证书公司可直接在学信网等公开网站上进行核实，相关执业、职业资格证等可直接通过相关官方网站进行确认。最后，建议企业获得拟录用员工承诺，明确所提供信息的真实性、准确性、完整性。
四、背景调查内容
1、公司名称？工作起止时间，担任职位？调查电话，接受调查人姓名，职位？
2、离职原因？基于什么离职，离职后续工作做得怎么样？
3、在任职期间是否有晋升经历，直接汇报对象是谁？直接下属有几人？间接下属有几人？
4、任职期间工作业绩？管理能力和管理效度怎么样？执行力度情况怎么样？
5、人际关系情况怎么样？
五、背景调查风险点
1、告知候选人需对其开展背景调查，同时必须获取候选人书面授权。
2、候选人在聊天工具或者电话上同意HR做自己的背调，这样合法吗？不合法，因为在法律上无法界定该聊天人就是候选人本人。
3、如果领导要求你不告知求职者，直接背调，经过你的据理力争后还是不行，你该怎么办呢？
4、在调查中发现被调查人员存在相关不良的行为，经评估后认为不宜录用，应低调处理，婉言告知不再录用，注意不能引用“调查内容”作为未录用的理由，尽量避免给公司带来的法律风险。
5、不要调查家庭、婚姻、银行账户等信息，这是隐私中的隐私。
六、 《个人信息保护法》分析解读
1、个人信息重新定义及敏感个人信息的内容
个人信息是指，以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。敏感个人信息是指，生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。
2、个人信息收集使用要求
个人信息处理者利用个人信息进行自动化决策，应当保证决策的透明度和结果公平、公正，不得对个人在交易价格等交易条件上实行不合理的差别待遇。通过自动化决策方式向个人进行信息推送、商业营销，应当同时提供不针对其个人特征的选项，以及设置便捷的拒绝退出方式。
3、个人信息处理原则
个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等。不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息。应当与处理目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式，不得过度收集。公开个人信息处理规则，明示处理的目的、方式和范围。个人信息处理者在处理敏感个人信息、向他人提供或公开个人信息、跨境转移个人信息等环节应取得个人的单独同意，明确个人信息处理者不得过度收集个人信息。
4、违法处理个人信息的法律责任
违法处理个人信息的责任主体，会受到没收违法所得、罚款、暂停相关业务或者停业整顿、吊销相关业务许可或者吊销营业执照等相应的处罚。
七、《个人信息保护法》指导意义
我们都清楚，雇前背景调查已是企业在招聘中非常重要的一个环节，但是背景调查却涉及到很多候选人的个人信息，所以必须要遵循《个人信息保护法》的要求进行背景调查操作。如何依法合规对个人信息进行收集、评定、保护，需要企业深度关注并拿出对应的解决方案。
进行背景调查的前提是需要征得候选人的同意，有些企业的做法是在入职登记表中写上例如“本人保证提供的资料全部属实，如有虚假公司可立即解除合同”的话术，然后得到候选人的亲笔签名即算是获得了候选人的同意，但往往这类重要的话术会被企业方缩小字符甚至使用浅色字体，候选人如不仔细阅读入职登记表上的信息，很可能会遗漏此处并进行签字确认。
而且这种做法也显然不是依法合规的“同意”，根据《个人信息保护法》的规定，应当对候选人就有关个人信息处理及有关事宜进行充分的告知，并征得候选人明确的同意后，才能进行收集。显然这类话术也不够具体，应具体说明收集个人信息的目的及后续用途等，并获得候选人明确的同意。
八、 操作建议
1、信息收集
（1）《个人授权书》是重点；
（2）个人信息收集务必经得公民个人知情且同意。收集过程中，应当公开收集、使用规则，使用信息的目的、方式和范围，且不得收集与本身提供的服务无关的个人信息；
（3）在履行工作职责或者在服务提供过程中所获得的个人信息，同样需要遵循公民个人知情且同意的原则；
（4）合法经营过程中，也应注重合法收集的细则。
2、数据使用
（1）通过合法合规的方式收集到的个人信息数据，不可非法提供、出售，非法使用个人数据同样属于不合法行为；
（2）不得泄露、篡改、毁损其收集的个人信息；未经被收集者同意，不得向他人提供个人信息；
（3）任何人和组织在通过网络行为使用个人信息数据过程中都应为其负责任。
3、数据储存
（1）信息存储过程中，应当按照网络安全等级保护制度的要求，履行下列安全保护义务，保障网络免受干扰、破坏或者未经授权的访问，防止网络数据泄露或者被窃取、篡改；
（2）完善数据存储制度，确保个人信息不会泄露，需要履行行政法规规定的信息网络安全管理义务；
（3）强调个人信息数据在网络使用过程中，在安全等级保护制度的基础上，对关键信息基础设施也需要实行重点保护，明确关键信息基础设施的运营者负有更多的安全保护义务。
4、数据资源
（1）所使用对接的数据资源，也需要保证其来源的合法性，如若使用非法数据资源，同样属于不合法行为；
（2）确保上游数据资源合法性的同时，自身在数据使用过程中也需遵守相关条款，并且向下游输送数据资源过程中也不可违反网络使用的各种规章制度。
查看未读消息
查看最新消息
