如何制定一个合法有效的员工手册

“员工手册”是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的“法律法规”，同时还起到了展示企业形象﹑传播企业文化的作用。

它既覆盖了企业人力资源管理的各个方面规章制度的主要内容，又因适应企业独特个性的经营发展需要而弥补了规章制度制定上的一些疏漏。站在企业的角度，合法的“员工手册”可以成为企业有效管理的“武器”； 站在劳动者的角度，它是员工了解企业形象﹑认同企业文化的渠道，也是自己工作规范、行为规范的指南。

特别是在企业单方面解聘员工时，合法的“员工手册”往往会成为有力的依据之一。《劳动法》第二十五条规定的用人单位可以随时解除劳动合同的情形中包括 “严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的”，但是如果用人单位没有规定,或者规定不明确,在因此引发劳动争议时，就会因没有依据或依据不明确而陷入被动。制定一本合法的“员工手册”是法律赋予企业的权利,也是企业在管理上的必需。

 一、如何使之行之有效？
    1.制定颁布主体必须合法，必须是企业主体，而不能是企业的某个部门（但经企业授权的除外）。
    2.内容必须合法，即必须符合现行国家法律﹑行政法规﹑规章及政策规定。” 2008年1月1日将实施的《劳动合同法》第四条也明确规定：“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利﹑履行劳动义务。”一些企业为了扩大自己的用人自主权，在规定企业可单方面解除劳动合同的情形时，怎样对企业有利，就怎么制定。其实这是徒劳的，因为这样的规定很可能是没有法律效力的。《劳动法》第二十五条明确规定：“ 劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：（一）在试用期间被证明不符合录用条件的；（二）严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的；（三）严重失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大损害的；（四）被依法追究刑事责任的。”也就是说除了上述情形以外，用人单位都不得单方面随时解除与劳动者的劳动关系。

3.制定程序必须合法，即必须经过一定的程序讨论通过。2008年1月1日将实施的《劳动合同法》第四条也明确规定：“用人单位在制定﹑修改或者决定有关劳动报酬﹑工作时间﹑休息休假﹑劳动安全卫生﹑保险福利﹑职工培训﹑劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”
    4.发布途径必须合法，即必须向劳动者进行公示或告知。2008年1月1日将实施的《劳动合同法》第四条明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
    只有同时具备以上四个要件的“员工手册”,才是合法有效的规章制度，缺少任何一个要件，都会是无效的。

二、如何保证所制定的“员工手册”内容的合法性
    1.以现行国家法律﹑行政法规﹑规章及政策规定为依据，将“员工手册”中的一些条款具体化。

例如：针对《劳动法》第二十五条规定的用人单位可以解除劳动合同的情形之一“在试用期间被证明不符合录用条件”，建议不妨在“员工手册”中明确规定如下内容：
    （1）公司对试用期员工严格按照录用条件考察，对不符合录用条件的事宜书面告知并要求签名确认。如：可按企业《对试用期员工评估或考评的规定》等相关制度，在试用期中的员工每月（或确定其他相应周期）必须经过评估或考评，评估或考评不合格的，公司有权解除劳动合同。

• 员工一旦在试用期或以后被证明其在入职时向公司提供了不实个人信息，公司有权解除劳动合同。可以将信息的名称进行列举。
  （3）要求试用期的员工必须履行岗位职责，遵守员工手册。

（4）公司sop相关（不按照sop作业给公司带来损失的，行政处分，按总的10%比例做赔偿）。

（5）不配合他人的正常工作的。

（6）扰乱公司的正常秩序。

（7）传播对公司不利的信息造成影响，严重赔偿损失XX。

（8）与他人发生口角，顶撞上司。

（9）与他人发生打架的，无论谁对谁错，一经发现立即开除。

（10）处罚奖励可以累计，功过不能相抵，处罚可升级。

（11）与绩效管理关联。

三、如何证明所制定的“员工手册”是经过了合法的程序并且已经公示

2008年1月1日将实施的《劳动合同法》明确规定：“用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。”
    “员工手册”是员工的工作、行为规范的指导和引导，但是，在实践中，一旦发生劳动争议，关于员工手册的法律效力问题便成了争议的焦点,也成了双方在劳动纠纷中胜负的关键。而企业往往是有口难辩，难以举证所制定的“员工手册”已经公示。
    可以以下列形式之一来保留员工手册及修改部分已告知或已公示的依据：
    （1）组织会议形式的“员工手册”学习，保留有与会人员签名的会议纪要；
    （2）组织以传阅形式进行的“员工手册”学习，保留有已阅人员签名的记录；
    （3）直接向员工发放“员工手册”，并保留签收记录；
    （4）将修改部分编成问卷，要求100%的职工书面回答并保留问卷法。

四、如何编写适合企业自身情况的员工手册
    员工手册必要内容一般包括：企业概况、企业文化、组织结构、人力资源制度、员工行为规范、岗位职责等。

员工手册的架构体系一般为：

• 前言部分
• 公司概况（总经理致辞、企业简介、企业发展历史、企业愿景）；
• 企业文化（企业精神、企业宗旨、企业理念）；

3、组织结构（组织结构、职能分配、部门简介）；

二、正文部分

1、员工日常行为规范（工作准则、行为规范、礼仪规范）；

2、企业制度（人力资源制度、行政管理制度、财务制度）；

3、岗位职责（部门职责、关键岗位描述、各类工作流程）；

三、附则部分，

1、手册说明（使用说明、保管要求、修改程序）；

2、手册效力（制定依据、约束效力、异议处理）；

3、员工签收（员工意见、签收回执）。
    员工手册的主要结构和内容基本上就是上述中的内容，因为行业的不同，所以主要内容要根据企业或行业的实际情况而编写。

例如：房地产企业一般应增加地产开发、物业管理及地产销售知识、要求等；超市类企业一般应增加卖场管理（卫生状况、商品检查、卖场环境、促销管理、服务监督、安全消防）以及现场管理要点（营业前、上午、下午及晚上、营业结束）和防损防盗等要求；酒店宾馆类企业一般应增加酒店宾馆的规模介绍、特色服务、拾遗管理、保密、小费与礼品、财务、吸烟等规定；食品类生产企业一般包括质量方针、食品卫生要求与知识、职业禁忌等规定。

在设计“员工签收”时，内容一般包含“我***已收到（编号№****号）员工手册并认真阅读过，且已全部理解。本人承诺将严格遵守员工手册中的规定、要求，同时也同意企业有权对手册进行修改；如修改后的部分经批准且被我知悉后，也将严格遵守。否则，愿意承担相应的责任。签收人***（必须本人亲笔签名）”等内容。
   

五、员工手册编写的基本内容

（1）封面：企业徽标、名称、文档编号、公司全称、发布日期、执行日期、版本（A或B）。

（2）目录

（3）前言或总经理致辞、企业简介、近年企业获得荣誉、企业大事记。

（4）企业组织机构图、工作流程图。

（5）企业人才观与未来发展目标（方向）

（6）员工的招聘、录用、辞职、辞退程序

（7）员工晋升

（8）员工的权利和义务。

（9）员工仪表、仪容、行为规范。

（10）安全管理。

（11）员工工资、津贴、奖金标准与发放办法。

（12）员工福利。

（13）企业规章制度。

六、员工手册的基本形式

1.大部分制作成64k塑料套封面，烫金或烫银凹凸标题、图标，封面颜色以蓝色或红色为主；也有的彩印企业形象照，腹膜或上光，制作比较精致典雅。

2.内页根据员工手册的内容多少确定纸张的克重。

3.文字横排，封面文字宜采用黑体或者隶体一号加粗，彰显厚重正式，不宜使用琥珀、行体、草体。

（1）一级标题采用宋体加粗大三号字，

（2）二级标题采用宋体加粗四号字，

（3）三级标题采用宋体加粗小四号字，

（4）正文字体采用宋体5号字。

员工手册也与书籍一样，封面、扉页、版权页、目录、内页、封底一样也不能少、文字图案印刷要清晰，不论采用胶装或骑马钉装订要整洁，更不能有缺页、脏页现象。

员工手册除了64k的式样，也有制作成正度32k的，还有的制作成16k，形式可以不拘一格，总之便于员工阅读学习就是好的形式，不过切忌把员工手册搞得另类或花哨，不要给人一种俗气、随便的感觉。

七、员工手册定稿前的工作

脱稿后首先交付企业高层讨论、修改补充确定之后，召集公司职工代表再次讨论通过，最后将全部内容打印出来，在公司显著位置公示7天，对员工提出异议给予解释。

八、员工手册的使用

1、印刷成册分发全体员工，人手一册，然后由企业安排专人对全员进行培训学习，经考试全员平均达到60分以上时，可以全面实施。

2、对新招员工岗前要把《员工手册》发给他（她）作为培训的首要内容，然后通过考试，达标后方可上岗。

3、对辞职或辞退的员工必须及时收回《员工手册》。

4、企业每年要组织人员修改一次《员工手册》，以便与时俱进，每当国家新的法律法规出台更要及时修改。