从“0”到“1”，打造完美岗位说明书

作者徐宁神采奕奕 2024-06-15 22:55 15643

内容来自 2024-06-20 打卡话题

最近公司在重新梳理岗位说明书，模版发给各部门，但提交上来的说明书质量参差不齐，很多部门，排版都是乱七八糟的，看了让人烦闷。
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企业业务和岗位职责经常发生变化，岗位说明书还有必要吗？就算有岗位说明书，书上也列举了岗位说明书的种种好处，但又有什么用呢？除了HR，没有人会认真看吧。
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我认为岗位说明书就是形式主义，你是怎么认为的呢？

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摘要：本文说明了岗位说明书的重要性及编制过程。通过深入学习和交流岗位四定知识，设计详尽调查问题，确定岗位说明书版式，进行工作分析、问题调查及实地访谈，最终编制出高质量的岗位说明书。采用下发格式并组织集体培训，确保了编写质量与速度。岗位说明书是了解企业、促进部门间交流的重要工具，为招聘和人才管理提供了有力支持。未来，随着组织结构的调整，岗位说明书将持续修订，以适应企业发展需要。

我有三、四年时间都是围绕着岗位四定在做工作，这基本是我那三、四年每一年度的核心关键任务，为此编制对单位几十家，包括职能部门、一线部门及公司编制了138个的岗位说明书。它的艰辛与好处我都深深地体会过，至今仍是我们单位人才招聘的模板。当时，人们对于岗位四定普遍处于初级了解阶段，所以做起来辛苦一些，不像现在，这些工作已经成了锦上添花之事，而不是从零开始。但无论那样，岗位说明书质量越高，对工作的指导作用越大。

一、前期准备阶段

亚伯拉罕·林肯曾说：“给我六个小时来砍一棵树，我会先花四个小时来磨斧头。”这句话强调了准备工作的重要性。在编制岗位说明书的过程中，前期的准备阶段同样至关重要。就像林肯说的，为了更有效地砍倒树（完成任务），需要花费更多时间来磨斧头（做准备）。在这个案例中，“磨斧头”就相当于深入学习岗位四定知识、设计调查问题和确定岗位说明书版式等前期工作，这些充分的准备为后续的编制工作奠定了坚实基础。

四定知识的学习与交流：您深入学习了岗位四定的相关知识和理论，并与其他同事进行了广泛的交流和讨论，以确保对岗位四定有全面而准确的理解。
调查问题的设计：为了深入了解各个岗位的实际情况，您设计了详尽的调查问题，这些问题涵盖了岗位职责、工作流程、工作标准等多个方面。
岗位说明书版式的确定：您根据单位的实际情况和岗位特点，确定了岗位说明书的版式和内容结构，为后续编制工作提供了明确的指导。

二、中期实施阶段

工作分析：您对每个岗位进行了深入的工作分析，包括岗位职责、工作关系、工作环境等方面的分析，以确保对岗位有全面而深入的了解。
问题调查：通过发放问卷、面对面访谈等方式，您收集了各个岗位上的员工对岗位工作的看法和建议，为后续的岗位优化提供了重要依据。
实地访谈与工作观察：您亲自到各个岗位上进行实地访谈和工作观察，与岗位员工进行深入交流，了解他们的工作状态和需求，进一步验证了工作分析的结果。

三、后期总结与编制阶段

组织机构优化：在深入了解各个岗位的基础上，您对整个组织机构进行了优化和调整，以确保组织结构的合理性和高效性。
岗位说明书的编制：根据工作分析、问题调查和实地访谈的结果，您编制了详细的岗位说明书，明确了各个岗位的职责、权限、工作标准等信息。

四、采用下发格式的可以这样操作

如果是像案主这样采用下放格式的，可以如此操作一般，效果与效率会加倍。

1. 下放岗位说明书格式

首先，明确并统一岗位说明书的格式和内容要求。这包括岗位名称、岗位职责、权限、工作关系、工作标准、任职要求等关键要素。将这一格式作为标准模板，下发给所有需要编写岗位说明书的部门或公司。

2. 组织集体培训

对于初次接触岗位说明书编写的员工，或者对内容要求理解不够深入的员工，组织一次或多次集体培训。培训内容应包括：

岗位说明书的重要性与目的
岗位说明书各部分的详细解读
编写技巧与注意事项
常见问题与解决方案

通过集体培训，确保所有编写人员都能准确理解岗位说明书的要求和编写方法。

3. 初步编写与审核

培训后，要求各部门或公司按照统一格式进行岗位说明书的初步编写。完成后，由专门负责审核的部门或人员进行初步审核，检查内容是否完整、准确，是否符合格式要求。

4. 实地调查与个性化指导

对于初步审核中发现问题或未达到要求的岗位说明书，组织编写人员进行实地调查。通过实地观察、与员工交流等方式，深入了解岗位实际情况，找出问题所在。然后，根据调查结果，对编写人员进行个性化的指导和帮助，确保他们能够准确、完整地编写岗位说明书。

5. 修改编写与再次审核

在个性化指导后，要求编写人员根据指导意见进行修改编写。完成后，再次进行审核，确保岗位说明书的质量符合要求。

6. 质量保障与持续改进

在整个过程中，建立质量保障机制，对编写的岗位说明书进行定期检查和评估。同时，根据反馈和实际情况，不断改进和优化岗位说明书的格式和内容要求，以适应单位发展的需要。

通过以上步骤的实施，可以确保岗位说明书的质量与速度都得到保障。同时，也能够提高员工的编写能力和工作效率，为单位的发展提供有力支持。

岗位说明书是了解企业方方面面的一个最好方式，是与各级领导、各部门、各岗位深度认识与交流的好机会，如果有机会，还是要好好做一下岗位说明书，有了标准，未来只需根据组织结构调整与业务调整，进行重新梳理与修订即可。无论是内外部招聘还是人才竞聘都有了工作依据。

“伟大的事业，需要决心，能力，组织和责任感。” ——拿破仑·波拿巴

文章结尾段：

岗位说明书不仅是对当前岗位的详细描述，更是企业未来发展的蓝图。它为我们提供了一个清晰、全面的岗位认知框架，让我们能够更有效地进行人才招聘、选拔和培养。正如拿破仑·波拿巴所言：“伟大的事业，需要决心，能力，组织和责任感。”编制高质量的岗位说明书，正是我们展现对事业的决心，发挥组织能力，承担企业责任的重要一环。让我们继续深化对岗位四定的理解，不断优化岗位说明书，为企业的发展贡献更多力量。

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