摘要:现实中企业经常遇到的问题其实和案例相反—工作留痕太少。以至于,经常出现扯皮的事情之后,翻箱倒柜找不到痕迹,悔之晚矣。 笔者认为关于工作留痕,我们可以从工作留痕有何作用,哪些工作要留痕,怎么做工作留痕三个方面来予以论述。
现实中企业经常遇到的问题其实和案例相反—工作留痕太少。以至于,经常出现扯皮的事情之后,翻箱倒柜找不到痕迹,悔之晚矣。
笔者认为关于工作留痕,我们可以从工作留痕有何作用,哪些工作要留痕,怎么做工作留痕三个方面来予以论述。
一、工作留痕的作用
首先,留痕是确保工作的可追溯性。在复杂的工作流程中,留痕可以帮助我们回顾决策过程,记录流程过程中的信息和操作,以及最终的业务结果,以此确保每个环节都有据可查。
其次,留痕有助于明确责任归属。正因为有过程和结果的数据、信息,当出现问题时,可以迅速找到责任人,避免责任推诿。
再次,留痕还能构建正向的工作氛围和环境。有了清晰的工作留痕,员工之间就能恪守自身岗位的工作要求和标准,避免因彼此间口头交流的模糊性而产生误解或冲突,从而形成正向的工作氛围。
最后,留痕有助于提升工作质量和效率。通过事后的复盘、回顾,我们可以发现前序的问题并及时改进。
二、哪些工作需要留痕
首先说,如果条件允许,最理想的状态是所有工作都留痕。因为事无巨细,只要是一个信息、数据,或多或少都有其价值,我们如果全部记录下来,后续都会有用到的可能性。也就是不怕你做多,就怕你没做的道理。
但是,企业的任何工作都是需要花费成本的,站在管理的角度来说,我们需要衡量每一个工作的投入产出比。如果为了万分之一可能出现的情况,而去花费较大成本,那投入产出比就低得惊人,这样的工作安排也是不合理的。比如为了全面的工作留痕,每个部门,尤其是管理者可能都需要配一个专职的秘书或助理,来日常记录管理者的相关工作过程,这样的投入是巨大的,但是产出却不一定是显著的。
那我们就要思考,哪些工作要留痕,或者说利用排除法,哪些工作不需要留痕来倒推哪些要留痕。笔者认为,简单来说,有两种情况是不需要留痕。
第一,价值较低的,或出现不利后果的概率极小的工作可以不留痕。比如,老板或大领导让你帮忙叫了一个午饭的外卖;比如,为了发朋友圈,证明给领导看自己加班辛苦的各种摆拍;又比如,公司定期的卫生大扫除,而且记录每一次哪些人打扫了,哪些人没打扫。食堂每天谁来吃了,谁没有来吃。
第二,已经有线上业务流程系统录入的工作细节,也不需要留痕。比如公司有CRM系统,系统里可以详细记录线索、商机、合同、客户资料、信用评级等,那员工就不需要再额外做一份手工账。
所以,这么一看,以上两种不需要工作留痕的范围其实不大,也就意味着我们绝大部分工作其实是需要做工作留痕的,当然这是在员工的工作时间和饱和度允许的范围内。
三、如何做好工作留痕
1、线上系统的数据、信息要录入完备。
公司无论大小,或多或少都有建设一些业务系统,大到ERP、EHR、IPD、CRM、ISC等,小到用企业微信、钉钉、飞书等轻量化的系统平台等。员工需要做的是在信息录入端口,尽量做到完整、准确,以便后续的业务决策和复盘等。
2、多用邮件交流。
中西方职场行为有一个明显的区别是,西方公司的员工习惯于用邮件交流工作,而且某一工作发起邮件时往往会抄送给对方的上级,甚至是可能涉及的更高级的高管。而且一件事情,很多人都会在邮件里回复自己的意见,最终关于此事的处理痕迹就在邮件里完整的保留下来。未来再追溯细节或者理清责任时,很容易就找到各人的意见等。而国内的职场,尤其是中小企业,民营企业等,很少养成这样的留痕习惯,往往是管理靠吼,交流靠酒,检查靠走。出现问题,再去找当时的痕迹就很困难。
3、利用好即时通讯工具。
随着即时通讯工具的普及,国内职场的最主要的交流方式就是即时通讯工具。但是及时通讯工具往往是碎片化沟通,且有很多非正式、非工作的沟通,不利于规范化留痕。所以,如果员工能够利用好即时通讯工具,在沟通之中注意言简意赅,书面意思传达到位,附件资料等齐备,并且定期完整保留工作群相关聊天记录,就可以很好地完成留痕的任务。
4、线下信息,巧用工具。
不知道大家有没有这样的经历,领导组织开了一个会议,时长2小时,每个参会人都发表了意见。会后作为会议记录员的你要花费三五个小时来整理会议记录,并形成会议既要,但你这边还没做完,下一个会议又要开始了。这时候如果有一个工具能够帮助你,那就太好了。随着技术的发展,这样的工具现在真的有了,比如某些会议记录的APP或者录音笔,已经可以做语音识别并转化为会议文字记录,如果能用好这样的工具,留痕工作做起来就事半功倍了。
总之,在投入产出比允许的情况下,我们绝大部分工作是应该做好留痕的。在留痕时,我们需要运用好相关的工具,才能事半功倍。