《时间管理的奇迹：让硅谷团队效率倍增的“认知”和“行动指南”

Day1：颠覆认知的时间倍增术

无形吃掉时间的第一个陷阱：一味强调工作和生活的“平衡”。
要获得成功，不是简单地把时间资源成比例地分配到各个领域，而是能把自己的才能、金钱、时间或精力，在短期内集中起来，投入到一个优先的事项中，去得到自己想要的结果。
学会打破资源平衡，让它在短期内朝着一个方向努力和倾斜。在短时间内加倍努力，来获取更充足的自由时间，而不是“平衡”分配时间，而导致大量时间被浪费在与关键目标无关的事情上。
时间管理第二个陷阱：运用“时间管理优先矩阵”，看似提高了工作效率，却不经意忽视了长远目标。
将工作中的各个事项分为：“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要紧急”、“不重要且不紧急”四个象限，来帮助思考和分配时间的先后顺序的。结果多数人因为紧急性的迫切需要而增强了事情重要性的程度，于是纷纷将“重要且紧急”这一项工作任务作为首选，可工作中真正最重要的象限应该是“重要但不紧急”事项，因为它才是企业长远的战略目标，不是当下立刻就能完成的短期任务，它才应该是首要且核心的选择。所以要想给时间做加法，就要谨防误选核心目标而导致重要时间的浪费。
避开了浪费时间的陷阱，还需要加入“意义”和“情感”两个要素，让时间实现倍增。
给时间加入“意义”要素来打造三维模型的方法。
这一点指的是“时间管理优先矩阵”这个二维选择进行升级，将时间设计为“重要程度”和“紧急程度”两个维度的方法，是一种“专注某件事，忽略其他事”的有效工作技巧。在这个基础上，加入”意义“这个维度，形成三轴模型。用紧急性来衡量影响力在多久之后产生，用重要性来衡量影响力的大小，用意义来衡量影响力持续的时长。
加入“意义”维度的最大优化，就是让职场人士在思考重要性时，能够抵消掉紧急性的部分权重，从而把注意力集中在重要不紧急的事情上，也就是重点并持续关注那些对长期成功意义重大的事物。在时间分配上加入关于“意义”的思考，就是通过思考“今天所做的事情，会对明天产生什么样的影响”，立足长远，牺牲掉一些处理紧急性任务的时间，把它花在会对明天产生积极影响的事情上，时间就实现了倍增。
加入“情感”要素，聚焦漏斗模型的5个权限，让时间倍增。
时间本身无法控制，人真正能管理的只有自己，选择如何分配时间，不仅关乎逻辑，更关乎感情。
漏斗模型会将工作任务分为5个层次来分配时间：
第一层的权限是运用消除策略，忽略所有没有必要去做的事项，从而为实现真正的目标创造出最多的达成时间。
第二层的权限是通过提前设计自动化事项，以及建立标准流程等，来降低时间成本，主动创造出更多的可使用时间。
第三层的权限是委派，善于给他人机会，就能给自己创造更多时间去完成更重要的事。
第四层的权限是刻意拖延，也就是用足够的耐心有意识地等待到最合适的那一分钟再行动，而不是在时机尚未成熟时就启动，因为太早行动会浪费时间，也很可能生出很多难以预计的变故。
第五层的权限是保持专注，也就是将自己最多的时间用于竭尽全力地去完成某件事，这点也是锁住最多和最重要时间的关键方法。
运用这个漏斗模型，掌握时间倍增术的核心策略，同时在思考长远和满足情感的基础上，将时间分配在最重要的事情上。

Day2：消除不必要事项创造时间

事项太多就会把时间填满，更别提创造更多自由的时间。由此可见，想要实现时间倍增，首要方法就是减去不必要的事项，避免被琐事和杂事纠缠而浪费大量时间。
漏斗模型中第一个：消除不必要事项。分为两步，一是了解哪些事项是可以删减的，二是如何应对才能有效消除这些不必要的事项。
常见的9个方面可以忽略的事：
一是那些需要再决策的事项。例如每个人都知道正确答案的情况下，就停止再三评估和做决策，直接按标准执行就好。划掉这些事，能删掉一半的商议邮件。
二是低效且非必要的会议。那些为了开会，而不是为了解决问题或者沟通展开的工作会议可以取消，这样做可以省下大量工作时间。
三是冗长的电子邮件。长邮件就是提醒你应该亲自和那个人谈谈，与其阅读和回复，不如直接电话或面谈进行沟通，更省时高效。此外，回复邮件不要针锋相对地发表反对意见，这样容易破坏合作关系。
四是非必要的改变。变动需要长时间的适应期，不必每件事情都追求创新，如果改变不能为自己创造时间，甚至还会为了适应浪费时间，那就保持原样。
五是八卦。不要低估八卦所浪费的时间，不要向无关人员抱怨或碎碎念任何事情。
六是分享观点。要明白，很多时候别人不需要你的观点，他们会自行判断，不如节省时间做有意义的事情。
七是不可理喻的人。不要被充满负能量的人带偏，才能让时间用在有效的地方。
八是过多地考虑未来。与其一直焦虑要不要做能不能成，消耗了时间，不如建一个理想时间表，把关注点转移到把事情做好上。
九是过多解释。如果你是一名管理者，可以要求成员将新想到的议题或方案直观地展示给你看，这样既能保证信息传递准确，也能节省时间，而不是在反复解释中浪费时间。
如何做才能有效消除这些不必要事项呢？
有两个方式：一是直接说“不”，二是花式说“不”。
直接说“不”。
不情愿地对某件事说“好”，就意味着要向另一件很重要的事情说“不”。
正确的做法是，警惕“某种”、“可能”和“或许”这三个词的模棱回答，并明确分辨“好”就是“好”，且只对真正重要的事情说“好”，“不”就是“不”，对那些不能为明天创造出更多时间的事情大胆说‘不’，并直接忽略掉。
花式说“不”。
通过委婉多变的形式去表达拒绝，这样不仅能获得对方的谅解，还能让对方在情感上感到舒适和温暖。花式说“不”，是真诚的、诚实的、优雅的、明确的，既没有误导，更不会撒谎，所有的拒绝都是事出有因，因此很容易让人高兴地接受。

Day3：投资自动化流程节省时间

很多企业也由于管理不系统、流程不清晰、工作杂乱无章，造成了不容小觑的隐性时间成本，导致企业发展受阻。时间也和金钱一样，存在着复利。如何投资自动化流程创造更多时间，这是时间倍增术漏斗模型的第二层实操策略。
要投资自动化流程， 就要了解成功企业常见的自动化事项有哪些。值得设计的自动化事项，主要是指能够通过缩短思考决策的过程来创造额外时间的事项。
可实现优化的常规任务项主要有6个：
一是花时间做一个常见问答清单。
二是制定电话回访时间表。
三是建立数据同步备份系统。
四是建立代销直供系统。
五是设置在线支付系统。
六是设计高效的知识传播系统。
有关管理方面的自动化有两个：
一是建立在线学习平台。在团队成员需要培训时，一次性做好所有的培训视频，然后用在线学习管理系统，把培训课程发给每个人。这个平台不仅可以让企业管理者跟踪员工的学习进度，检查他们的成绩，还能最大化挖掘更多有价值的在线课程好学习资源，不仅极大降低了培训的时间成本和资金成本，也能让成员实现随时随地针对性的学习提升。
二是持续客户跟进体系。通过建立一套持续的客户增值策略，来自动进行客户服务流程的推进工作，通过持续与客户保持联系增加黏性并稳定客户关系。
实现内部交流的自动化。公司系统考虑了每个环节的每件事，例如新团队成员加入、新客户加入、产品交付、售后服务、交叉销售的问题等，全面升级了自动化系统，不仅做到能自动通知员工服务客户的最佳时机和方式，也确保了每封邮件都抄送给正确的人。

Day4：巧借“委派”策略让时间产生复利

机器和系统都做不到的事，不如“委派”给他人。通过交给其他有能力完成的人来做，省去自己做这件事需要的所有时间。卓越的管理者深知，擅于“委派”才是对时间最优的投资，这样不仅是尊重他人在试错中成长的权力，也为自己换来了更多自由的时间去做更重要或更有挑战的事情，越会委派成长越快，收获也越多。

“委派”在工作和生活中的具体运用三个方面掌握“委派”的技巧。

首先我们来了解“委派”和时间复利的内在联系。

如果说时间复利的本质是投资，那么“委派”就是有效的投资策略。

货币的时间价值，是指计入利息和通货膨胀率的影响后，你今天拥有的资金在未来某个时间点上的价值。

时间的货币价值，可以用时薪的理论来理解，帮你进一步理解隐性成本，同时深刻感受到如果你选择做这件事，就意味着你放弃了做另一件事的机会，清楚认识到投资时间产生的机会成本，直到真正懂得时间是最有限的资源，需要加倍珍惜，而最好的策略就是以“委派”的方式，以时薪雇佣他人，让自己获得更多可以用于投入生产的时间。

通过时间的货币价值了解了“委派”的重要性，接着来看如何采用“30倍时间投资回报率”的方法进行“委派”。

一是像经营企业一样打理自己，把自己的生活看成一个高速运转的企业一样去经营，针对生活中各个专业领域方向，都找到一个能够委派的专业人士，让他们来帮你解决这些关乎幸福生活的方方面面存在的难题，这样你不仅不会走弯路错路浪费时间，更不需要在每个领域都投入大量的时间亲自去学习和研究，而影响自己投入在能产生收入事项上的时间。通过这些委派，你会收获比自己亲自去做更好的效果。

第二个运用是构建生活中的团队，它主要从生活的品质和幸福感的角度来委派一些耗时费力的工作。

将生活中需要消耗大量时间和精力的家务或琐事委派给他人，不仅能为自己省出更多时间用于提升能力和做自己擅长的事，还能尊重这个世界人物职业的多样性，让每个人都能为了追求更好的生活，获得可以努力和发力的机会。

通过分析时间复利的本质了解到，时间是最宝贵且有限的资源，只有在能产生收益的事项上尽可能地投入更多时间，才能最大限度地发挥时间的价值，并不断提高自身的报酬和收获。但每个人都有很多无法产生收入的必做项，这个时候就需要掌握“委派”的方法，将这些部分交给他人完成，从而为自己换取能够自由支配的更多时间。从长远看，工作上学会委派能成就他人也能提升自己，最终获得事业上的成功。而在生活中运用委派，例如将一些专业的关键事项交给专人打理，把一些琐碎的家务交给专门的人完成，不仅能节省大量的时间和精力，还能极大地提高生活品质和家庭幸福感，获得家庭的成功。

Day5：让时间更高效的“刻意拖延”策略

聚焦漏斗模型的五个阶段都分别有一个重要问题，消除阶段的问题是：我可以把这项工作取消吗？自动化阶段的问题是：我可以把这项工作系统化处理吗？委派阶段的问题是：我可以让别人来做这项工作吗？当以上三个问题都是否定答案，就意味着你必须亲自完成这项工作。

你由此会感受到这项工作的重要性，但仍需要最后弄清楚一件事：那就是你应该现在就完成它，还是稍后再说？当你有意识地主动问自己：“这事儿可以先等一等吗？”而答案是“可以”的时候，时间倍增大师会建议你不要立即开始行动，而是耐心等待。也就是说，当某件事真正需要你去做时，你还需要等待一个最优的时机，而不是盲目太早启动。

第一个问题，刻意拖延与拖延的区别在哪里。

拖延是一种无意识的表现，指的是很多时候明明知道自己应该做某件事，但就是因为不想不情愿去做，于是经常推迟行动或是一直拖着不动。

而刻意拖延则是一种有意的拖延，它指的是当下不采取行动，只是因为通过判断得出现在并不是行动的最佳时机，所以愿意等到更合适的时间再做。这种有意识的耐心等待，会让你得到一些喘息的时间和空间让事情慢下来，也能让你多一点时间去收集不同的观点，为高瞻远瞩的目标做好更充足的准备。

所以，拖延与可以拖延相比，前者是无所事事的拖延症，后者则是有耐心的彰显。

第二个问题，如果“刻意拖延”可以作为一个有效的时间倍增策略，可以刻意拖延的代表性事项有哪些。

以工作场景进行分析可知，一般关于支付金钱的事项或是看起来需要紧急处理的事项时，都应该耐心等待时机，以这样5个场景为例：

一是支付账单和纳税。几乎所有的富人都喜欢亲自动手处理这件事，但时间倍增大师不会把太多时间浪费在这些上，而是等着合适的时间再去完成。

二是关于大项金额订单。越是金额巨大越要在提交订单之前尽可能地等待，以此最大限度地避开出现意外变动而产生的成本。

三是关于大笔开销。成功人士在投入大量资金消费或投资时，要至少再等一个晚上，因为这样可以降低突然改变主意而造成的意外变动风险。一般资金越大，越应该花多些时间来深思熟虑。

四是不确定因素的事情。如果你对一个决定没有75%以上的把握，那就不要做这个决定，或者是充分考虑更适宜的时机。

五是不着急处理虚假火情。作为一名领导者，他人经常会带着各自的问题来找你。虽然那些问题对他们来说很紧急，但你需要从长远意义的层面来考虑，并减少和“小火情”纠缠的时间，比如有意识地拖延不算灾难的“小火情”，像一个播种人一样教会他们应对的方法，而不是做灭火员自己代劳，最后消耗掉自己大量的宝贵时间。

以上就是典型的可以刻意拖延的相关事项，你也可以依据这个思路去思考生活和工作中其他可以刻意拖延的事项，避免自己因为未考虑清楚就投入行动而浪费时间、财力和物力。当被刻意拖延的事件进入等待状态，就会回到聚焦漏斗模型的第一阶段，然后根据再次评价来判断它是属于重要不紧急事项，还是属于可以消除的类别，从而最终来确定它值得投入的时间大小。

实施刻意拖延策略的要点。

第一个要点是学会等待。

等到真正合适的最后一分钟出现，再去行动。这里说的最后一分钟指的是：在不会对任务造成任何负面影响的情况下，可以等待的最后一分钟。

在职场里要找到“对”的时间，卓越的企业都会充分利用“枪头鸟”和“杞人忧天”两股类型的力量。

“枪头鸟”指的是从不害怕并擅长等到最后一分钟再开始工作的成员，他们不会因为行动过早而背负意外变动成本。他们的局限性在于，由于总是临近截止时间再去准备和完成，可能因此错失复利价值。

“杞人忧天”型人则指是总想要尽快完成所有任务，并以“提前”为荣。这类人多数是职场的成功人士，肩负重大职责，因此心中总有一个声音在催促自己“再快点”。可由于动作太快，他们经常在后期等到他人跟上时，发现别人的想法更好，于是在强大压力下把自己之前的工作推倒重来，导致产生了大量的重复劳动。

“杞人忧天”者更需要学习和掌握“刻意拖延”的策略，具体方法有三步：

一是从内心摆脱害怕“自己不够优秀”的恐惧，这样就能从截止日期的催赶声中停下来等一等。

二是学着在行动前用两个问题自省：比如“这件事可以先等一等吗？”，以及“这个事项属于‘马上就做’和‘有空再处理’中的哪个类型。”通过冷静思考，防止太早行动。

三是判断适宜启动的准确时机，也就是当感到事情要从“紧急”升级到“危急”的那一刻，就是最合适的最后一分钟。因为危急是指某件事在短期内的处理结果将对未来造成深远的影响，所以任何“危急”事件都需要即刻处理掉，意味着可以行动了。

“枪头鸟”和“杞人忧天”这两股力量单独运行时都有局限性，但如果把他们同时配备在团队中，就会产生一对天生的相互作用力，在永恒冲突中创造出有益的团队秩序，并一起找到真正“对”的行动时间。

刻意拖延的第二个要点是：当恰当的时机出现，要懂得批量化处理，实现效率最大化。

将“批量”的概念运用在时间上，指的是确定了“对”的时机，就可以开始着手了，但不要遇到一个事项就去完成一个，而是把相似任务设定一个统一的时间完结点，因为这样能最大限度地减少从一项工作转到另外一项工作的间歇变动成本，通过一次性行动来实现效率最大化。

一般在工作中适合批量处理的任务有：

有计划地定期检查邮箱，在一个时间段集中精力批量查阅和回复邮件，把间歇变动成本最小化。

把有质疑或需要讨论的内容制定一个独立的“讨论主题”清单，放到会议中去集中处理，这样不仅会议更高效，也能避免反复讨论无果造成时间上的浪费。

此外，一切购物活动可先列清单来节省选购时间，需要拨打的电话可以排到一个整段时间一起处理，以及把所有的支付账单集中处理。以上这些细枝末节的事项如果每个都即时处理，不仅会因为增加间歇变动成本浪费大量时间，还很可能打断真正重要事项的节奏，而批量集中处理则能通过高效工作让时间倍增。

Day6：保持“专注”，让时间为你所用

要变得专注，就要先停止那些破坏专注的分心行为。

第一个破坏专注的分心行为是无休止地迎合他人。

很多人会为了证明自己在乎他人，不让他人失望，不仅无休止地回应他人的召唤和要求，还会无意识地拿别人希望自己做的事，替换掉自己原本应该做的事，以至于大量的时间都花在与无关紧要的琐事纠缠不清上。这是一种典型的迎合他人的表现，因为没有给自己赋予自我保护的权限，所以总是疑虑不定，不敢担保自己认为的就是正确的事情，只要他人有要求就会被分心或打乱自己的节奏。

可以先从只能产生即时影响的事情上转移注意力，去专注地思考对自己意义深远的事情，直到找出对你来说真正重要的事情。还要深刻认识到，只有当你成为最好的自己，能做一些他人做不到的事情时，才最能实现或者成就他人的利益。也就是说，那些能够让你变得更好或者让你更成功的事项，才应该是你的优先事项。

所以，请停止无休止的迎合他人，专注于自己的优先事项吧。

破坏专注的第二个常见分心行为，迟疑不决。

很多人明明已经找出了最有意义的优先任务，却由于对未来实现任务的可能性充满疑虑，迟迟不敢迈出决定性的第一步。任何没有行动的目标都是空洞的，也注定无法成功。这个时候你要做的事情其实很简单，就是把精力集中在最有意义的事情上并行动起来，努力去走好下一步。需要注意的是，在行动的过程中，你需要时刻牢记梦想的重要性，才能更加专注且避免受到分心、舒适、恐惧、奉献精神等因素的影响，直到捍卫它顺利完成，走向下一个成功。

以上就是破坏专注的两个分心行为：无休止地迎合他人以及迟疑不决。

下面我们接着来看怎样才能一次只专注于一件事，以及怎样才能集中精力做大事。

一次只专注于一件事，这里的“一件事”，指的是在某一时刻，你只能有一件优先事项。它排在所有事情的最前面，是你手头必须立刻解决的事情，所以你需要集中注意力全身心投入到这件事情中，直到完成它。

一次只专注做一件事，可以这样去做：

先从信仰、家庭、健康、乐趣、能力和财富这六个主要目标中，确定并选出当下属于你自己的真正优先事项。假设你最想获得的是能力增长，那么提高能力就是你的优先事项。当你发现自己所做的具体任务与能力提升无关时，就可以用消除、自动化处理、委派他人或刻意拖延等策略处理，停止其他非优先事项的干扰和对有限时间的侵占，直到你以最快速度将全部精力和时间都投入到能够提高能力相关的事情上。

一次只专注于一件事，它意味着在具体的行动过程中，这“一件事”只是达成长远目标中的一个小小组成部分。你需要始终围绕最终目标来设计每个具体任务，同时永远清楚地知道下一个“一件事”或者下一个具体的优先事项应该是什么，从而把所有时间和精力都专注地用于完成它们，通过一个个依次需要完成的优先事项来成功地通往下一阶段，直到实现最终目标。

说完了一次只专注于一件事，我们来看怎样才能集中精力做大事。

这里分享一个实用的方法，那就是利用好零碎的15分钟。

具体可以这么做：

先通过反复确认找到对自己来说最有意义的优先事项，然后整理出平时一天内那些不起眼或经常用于处理琐事的15分钟，接下来只要到了这些固定的时段，就以最快速度全身心地投入到这些事项中。可以想象，如果每天都能用好这种零碎的15分钟，那么长期坚持就一定会得到巨大的收获。

需要注意的是，因为15分钟的时间很短，所以快速投入专注的能力越强，那么15分钟内获得的价值回报才越大。如果普通人在迅速集中精力和注意力上感到有难度，那么可以尝试采取迷你奖励的方法，和自己做个小交易，比如打完3个电话就奖励自己吃块巧克力，或者如果最近特别想要什么东西，就用完成一件优先事项来交换，不断通过这种正强化练习来提高自己迅速专注的能力。

几乎所有的时间倍增大师都拥有很强的专注力，专注不仅能让他们始终清楚地找到自己的优先事项，还能以最快的速度集中精力投入到最应该完成的事情上，直到一步步走向最后的成功。

普通人要想具备专注力和保持专注，可以先停止影响专注力的行为，比如迎合他人和迟疑不决，来找出自己的优先事项并大胆迈出行动的第一步。同时践行专注的两个技巧，也就是一次只做一件事和集中精力做大事，让每一分钟时间都为自己所用，并都用在最重要的事情上，一步步向最终的目标靠近。