《时间管理的奇迹》阅读笔记

《时间管理的奇迹：让硅谷团队效率倍增的“认知”和“行动指南”》阅读笔记

DAY1  颠覆认知的时间倍增术

        颠覆认知的时间倍增术是指运用一些策略，让时间的单位价值最大化，也就是从时间的使用效果上让其增值。

        传统时间管理术中让时间失效的第一个陷阱是总想实现“平衡”却什么也做不好，第二个是明明运用时间管理优先矩阵却忽略了长远目标。

         一、吃掉时间的第一个陷阱——一味强调工作和生活的“平衡”

        如果只在时间上将生活和工作进行完美地五五切分，就想获得平衡和成功，那么这种“平衡”是个伪命题。因为只有真正的成果才能证明时间的价值和自身的成功，要获得事业和家庭的成功，不是简单地把时间资源成比例地分配到各个领域，而是能把自己的才能、金钱、时间或精力，在短期内集中起来，投入到一个优先的事项中，去得到自己想要的结果。通过学会打破资源平衡，让它在短期内朝着一个方向努力和倾斜，简言之就是就是在短时间内加倍努力，来获取更充足的自由时间，而不是“平衡”分配时间，而导致大量时间被浪费在与关键目标无关的事情上。

         二、第二个隐形的陷阱——运用“时间管理优先矩阵”

        通过“时间管理优先矩阵”看似在短期内提高了工作效率，获得了一些工作成果，实现了一定程度的成功。可深度分析后，通过将工作中的各个事项分为：“重要且紧急”、“重要不紧急”、“不重要紧急”、“不重要且不紧急”四个象限，从而帮助职场人士思考和分配时间的先后顺序的。结果多数人因为紧急性的迫切需要而增强了事情重要性的程度，于是纷纷将“重要且紧急”这一项工作任务作为首选，可工作中真正最重要的象限应该是“重要但不紧急”事项，因为它才是企业长远的战略目标，不是当下立刻就能完成的短期任务，它才应该是首要且核心的选择。所以要想给时间做加法，就要谨防误选核心目标而导致重要时间的浪费。

        三、如何实现时间倍增

       （一）通过给时间加入“意义”要素来打造三维模型的方法

       通过对“时间管理优先矩阵”中的“重要程度”和“紧急程度”二维选择进行升级，加入”意义“维度，形成三轴模型，即：X轴代表紧急性，Y轴代表重要性，Z轴代表事物的意义。简单理解就是，就是用紧急性来衡量影响力在多久之后产生，用重要性来衡量影响力的大小，用意义来衡量影响力持续的时长。加入“意义”维度的最大优化，就是让职场人士在思考重要性时，能够抵消掉紧急性的部分权重，从而把注意力集中在重要不紧急的事情上，也就是重点并持续关注那些对长期成功意义重大的事物。在时间分配上加入关于“意义”的思考，就是通过思考“今天所做的事情，会对明天产生什么样的影响”，立足长远，牺牲掉一些处理紧急性任务的时间，把它花在会对明天产生积极影响的事情上，时间就实现了倍增。

        （二）加入“情感”要素，聚焦漏斗模型的5个权限，让时间倍增

        根据漏斗模型会将工作任务分为5个层次来分配时间：

        第一层的权限是运用消除策略，忽略所有没有必要去做的事项，从而为实现真正的目标创造出最多的达成时间。

        第二层的权限是通过提前设计自动化事项，以及建立标准流程等，来降低时间成本，主动创造出更多的可使用时间。

        第三层的权限是委派，善于给他人机会，就能给自己创造更多时间去完成更重要的事。

        第四层的权限是刻意拖延，也就是用足够的耐心有意识地等待到最合适的那一分钟再行动，而不是在时机尚未成熟时就启动，因为太早行动会浪费时间，也很可能生出很多难以预计的变故。

        第五层的权限是保持专注，也就是将自己最多的时间用于竭尽全力地去完成某件事，这点也是锁住最多和最重要时间的关键方法。

        通过运用漏斗模型，能让你掌握时间倍增术的核心策略，同时在思考长远和满足情感的基础上，将时间分配在最重要的事情上。

DAY2  消除不必要事项创造时间

        如果想要实现时间倍增，首要方法就是减去不必要的事项，避免被琐事和杂事纠缠而浪费大量时间。

        一、创造最多时间的第一策略，消除不必要事项

        常见的9个方面可以忽略的事：

        一是那些需要再决策的事项。二是低效且非必要的会议。三是冗长的电子邮件。四是非必要的改变。五是八卦。六是分享观点。七是不可理喻的人。八是过多地考虑未来。九是过多解释。

        二、如何做才能有效消除这些不必要事项？

        有两个方式：一是直接说“不”，二是花式说“不”。

        如何直接说“不”忽略掉不必要事项，正确的做法是，警惕“某种”、“可能”和“或许”这三个词的模棱回答，并明确分辨“好”就是“好”，且只对真正重要的事情说“好”，“不”就是“不”，对那些不能为明天创造出更多时间的事情大胆说‘不’，并直接忽略掉。

        如何花式说“不”，花式说“不”，是真诚的、诚实的、优雅的、明确的，既没有误导，更不会撒谎，所有的拒绝都是事出有因，因此很容易让人高兴地接受。

        在工作和生活中关于诚恳说“不”的话术，你可以这么表达：

        我很想帮你，可是眼下实在太忙。

        恐怕我眼下无暇自顾，不得不拒绝你的请求。

        很遗憾，现在我有更重要的事情等着处理。

        我实在是分身乏术，没有多余的精力来管其他事情。

        坦白地说，我真的不知道该如何处理这种事情等。

DAY3  投资自动化流程节省时间

       如何投资自动化流程创造更多时间，要投资自动化流程，要先了解成功企业常见的自动化事项有哪些。值得设计的自动化事项，主要是指能够通过缩短思考决策的过程来创造额外时间的事项。其中，可实现优化的常规任务项主要有6个：

        一是花时间做一个常见问答清单。

        二是制定电话回访时间表。

        三是建立数据同步备份系统。

        四是建立代销直供系统。

        五是设置在线支付系统。

        六是设计高效的知识传播系统。

       工具方面的自动化和升级有三个：

        一是利用票据扫描仪对发票、文件和名片进行存放和管理，即不容易丢失也方便查找和使用，利于节省大量的时间和空间。二是运用社交媒体管理软件来管理企业账号和各类信息，有利于在任何地点都只需很少时间来确保网络的活跃度。三是给团队配备录影带，其中记录了经常会遇到的问题和各种困难局面该如何应对和解决，这个不仅能提高团队成员工作的质量和稳定性，还能减少管理者亲自出马的频率和时间。

       管理方面的自动化有两个：

        一是建立在线学习平台。在团队成员需要培训时，一次性做好所有的培训视频，然后用在线学习管理系统，把培训课程发给每个人。这个平台不仅可以让企业管理者跟踪员工的学习进度，检查他们的成绩，还能最大化挖掘更多有价值的在线课程好学习资源，不仅极大降低了培训的时间成本和资金成本，也能让成员实现随时随地针对性的学习提升。二是持续客户跟进体系。通过建立一套持续的客户增值策略，来自动进行客户服务流程的推进工作，通过持续与客户保持联系增加黏性并稳定客户关系。

        自动化能极大节省企业的人力和时间，从长远的角度来衡量，投资自动化是一项长期降低时间成本的有效策略。

DAY4  巧借“委派”策略让时间产生复利

        一、委派”和时间复利的内在联系

       将必须完成的非生产活动“委派”出去，换成可自由支配的时间，那么再将这些时间投入到可以产生收入的活动中，就能让自己获得更多回报。而且如果长期将非生产活动“委派”，就能产生长期的时间复利效果，也就是获得更大的报酬和成长收获。通过以“委派”的方式，以时薪雇佣他人，让自己获得更多可以用于投入生产的时间。

        二、如何采用“30倍时间投资回报率”的方法进行“委派”

        在要把某项任务委派给他人时，应遵循30倍法则。假设以你的专业能力完成某项日常任务需要5分钟，那么你可以计划花费150分钟，也就是你独立完成的时间5分钟乘以30倍，来指导下属完成它。这150分钟不用一次性投入，可分配在几个月内帮助下属掌握技能，而这个时间投入也成为你对该项任务的最长付出。通过运用30倍法则，耐心等待他人在试错中不断成长，并最终能够完成工作分配任务。

        三、如何在实际生活中进行具体运用

        一是像经营企业一样打理自己。把自己的生活看成一个高速运转的企业一样去经营，针对生活中各个专业领域方向，都找到一个能够委派的专业人士，让他们来帮你解决这些关乎幸福生活的方方面面存在的难题，这样你不仅不会走弯路错路浪费时间，更不需要在每个领域都投入大量的时间亲自去学习和研究，而影响自己投入在能产生收入事项上的时间。

        二是构建生活中的团队。将生活中需要消耗大量时间和精力的家务或琐事委派给他人，不仅能为自己省出更多时间用于提升能力和做自己擅长的事，还能尊重这个世界人物职业的多样性，让每个人都能为了追求更好的生活，获得可以努力和发力的机会。

        通过掌握“委派”的方法，将无法产生收入的必做项交给他人完成，从而为自己换取能够自由支配的更多时间。从长远看，工作上学会委派能成就他人也能提升自己，最终获得事业上的成功。而在生活中运用委派，例如将一些专业的关键事项交给专人打理，把一些琐碎的家务交给专门的人完成，不仅能节省大量的时间和精力，还能极大地提高生活品质和家庭幸福感，获得家庭的成功。

DAY5  让时间更高效的“刻意拖延”策略

        一、刻意拖延与拖延的区别

        拖延是一种无意识的表现，指的是很多时候明明知道自己应该做某件事，但就是因为不想不情愿去做，于是经常推迟行动或是一直拖着不动。刻意拖延则是一种有意的拖延，它指的是当下不采取行动，只是因为通过判断得出现在并不是行动的最佳时机，所以愿意等到更合适的时间再做。拖延与刻意拖延相比，前者是无所事事的拖延症，后者则是有耐心的彰显。

         二、可以刻意拖延的代表性事项有哪些

        一是支付账单和纳税。二是关于大项金额订单。三是关于大笔开销。四是不确定因素的事情。五是不着急处理虚假火情。

        三、实施刻意拖延策略的要点

        第一个要点是学会等待。

        等到真正合适的最后一分钟出现，再去行动。这里说的最后一分钟指的是：在不会对任务造成任何负面影响的情况下，可以等待的最后一分钟。

        在职场里要找到“对”的时间，卓越的企业都会充分利用“枪  手”和“杞人忧天”两股类型的力量。

        “抢  手”指的是从不害怕并擅长等到最后一分钟再开始工作的成员，他们不会因为行动过早而背负意外变动成本。

        “杞人忧天”型人则指是总想要尽快完成所有任务，并以“提前”为荣。“杞人忧天”者更需要学习和掌握“刻意拖延”的策略，具体方法有三步：

        一是从内心摆脱害怕“自己不够优秀”的恐惧，这样就能从截止日期的催赶声中停下来等一等。

        二是学着在行动前用两个问题自省：比如“这件事可以先等一等吗？”，以及“这个事项属于‘马上就做’和‘有空再处理’中的哪个类型。”通过冷静思考，防止太早行动。

        三是判断适宜启动的准确时机，也就是当感到事情要从“紧急”升级到“危急”的那一刻，就是最合适的最后一分钟。

        第二个要点是当恰当的时机出现，要懂得批量化处理，实现效率最大化。

        将“批量”的概念运用在时间上，指的是确定了“对”的时机，就可以开始着手了，但不要遇到一个事项就去完成一个，而是把相似任务设定一个统一的时间完结点，因为这样能最大限度地减少从一项工作转到另外一项工作的间歇变动成本，通过一次性行动来实现效率最大化。

DAY6  保持“专注”，让时间为你所用

       一、要变得专注，就要先停止那些破坏专注的分心行为

        第一个破坏专注的分心行为是无休止地迎合他人。请停止无休止的迎合他人，专注于那些能够让你变得更好或者让你更成功的事项。

        破坏专注的第二个常见分心行为，迟疑不决。把精力集中在最有意义的事情上并行动起来，努力去走好下一步。

        二、怎样才能一次只专注于一件事，以及怎样才能集中精力做大事

        （一）一次只专注于一件事

       这里的“一件事”，指的是在某一时刻，只能有一件优先事项。它排在所有事情的最前面，是你手头必须立刻解决的事情，所以你需要集中注意力全身心投入到这件事情中，直到完成它。一次只专注做一件事，可以这样去做：先从信仰、家庭、健康、乐趣、能力和财富这六个主要目标中，确定并选出当下属于你自己的真正优先事项。停止其他非优先事项的干扰和对有限时间的侵占，直到你以最快速度将全部精力和时间都投入到能够提高能力相关的事情上。需要始终围绕最终目标来设计每个具体任务，同时永远清楚地知道下一个“一件事”或者下一个具体的优先事项应该是什么，从而把所有时间和精力都专注地用于完成它们，通过一个个依次需要完成的优先事项来成功地通往下一阶段，直到实现最终目标。

         （二）怎样集中精力做大事

        实用的方法——利用好零碎的15分钟。具体可以这么做：先通过反复确认找到对自己来说最有意义的优先事项，然后整理出平时一天内那些不起眼或经常用于处理琐事的15分钟，接下来只要到了这些固定的时段，就以最快速度全身心地投入到这些事项中。如果每天都能用好这种零碎的15分钟，那么长期坚持就一定会得到巨大的收获。