【10月15日打卡总结】本帖最后由yolan

作者 yolanda1... 2012-10-15 08:19 54911

内容来自 2012-10-15 打卡话题

1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？
A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片
2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？

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本帖最后由 yolanda19 于 2012-10-15 08:30 编辑 1、除了常规的员工简历、面试评估表、入职登记表、劳动合同、员工身份证复印件、照片，还包括户口本复印件、学历证书复印件、员工所执证件复印件、员工薪资待遇确定表、试用期考核表、试用期访谈表、转正审批表、员工培训记录表、员工证件（电工证、钳工证等技能证书、或者职称证书）的年检培训记录、公司出资培训办证记录、调岗调薪表、绩效考评表、素质测评表、奖惩单、等等所有与员工工作、学习、生活相关的证明文件都需要保存。我们不仅仅在纸质版的档案进行存档整理，并将纸质版的资料进行电子扫描存档，二者同时保存。 2、建立人事档案的作用：人事档案相当于你一生的简历，在某一个历史时期、某一阶段你的表现及行为都将留下纸质的证明文件。做为人力资源部门，我们的一切人力资源管理工作都是以人力资源基础数据为基础的，而人事档案就是这个基础。夯实基础才能高屋建瓴~ 我们的人员结构分析、人员培训需求分析、职业规划分析、法律依据都是需要这个人事档案的哦~ 3、一直以来我们在工作中，尤其在劳资纠纷中非常强调证据。而这个证据多数来源于我们的基础人事工作。“签字确认”真的很重要。而“签字确认”后的纸质文件当然要好好保存。现在很多单位无档案保管权、无法接收员工以前的学生档案及工作档案，这是一项缺失。对于之前的档案，我们无力花太多精力去考证，只能从实际工作中去口味事实的可信程度。对于入司以来及离职之后，在公司工作期间的人事档案，我们完全有能力、有义务好好的建立、整理、保管。相像一下，就像你成长的一张张相片一样，历历在目，非常好的提醒和警示作用。意义很重大，需要足够重视。 4、在这里提一点想法与建议。在平时的档案管理工作中，很多人事专员以为只要把数据录入中工花名册、然后把相关入职、转正、考核、绩效考核、测评、培训记录等等东西一骨老儿的往档案袋里面一装就万事大吉。其实不然，在我们实际工作中，要学会总结方法。现在有很多公司是ERP管理，当然有软件管理的企业我们就不多说了。对于我们没有系统支撑的企业，我们要学会自己统计、分类、编号。电脑里面需要有一份时常更新的电子表格，将每一份员工档案按照一定规则来编号，制订编号索引查询表格、保存地址等等，都可以用编号来实现。在我们的纸质档案袋上面也应该有相关内容的简单提醒，一般会分列出来，打勾选择。并严格按照分列的顺序进行装订，可按年、按部门、按车间班组分别摆放。这个可以设定详细的档案管理条例来说明即可。员工有新的证件或者搬家了，都应该及时更新档案~不要需要用的时打开来一看，早就过期了，那就失去档案的作用了~员工档案应该时不时的查看，会有很多意想不到的事情发生哦~

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2024-07-01 09:18

全部评论(47) 我参与的评论

30楼玲儿1314520

想请问你学会自己统计、分类、编号，可以说的具体点吗？要如何操作。我现在就遇到这种情况，目前我只有做文档，没有做电子档的

2015-07-03 17:01:50 回复赞(0)

29楼 foken

我们单位在职职工有四千余人，但是档案编号已达六千多，主要原因是离职人员的档案处理问题。依据规定离职人员的档案应保存2年，因此还要占用档案橱空间和职工档案编号，想请教一下相关单位对离职人员的纸质档案是怎么处理的？谢谢！

2015-06-09 09:02:04 回复赞(0)

蓝梦梦

@foken：封箱处理，和在职人员的一定要分开。而且箱子上要备注日期，方便以后查阅。但是电子档的档案一定要有，可以迅速查询在职离职人员的各项信息

2015-06-30 11:57:54回复

28楼然然神气

学习

2015-05-11 09:02:50 回复赞(0)

27楼彩虹的回音

我想问一下，我上学没毕业，毕业证也没有，工作都换了好几家，都没提过档案的事，这个我怎么办？

2015-02-03 10:01:34 回复赞(0)

出道HR四年

@彩虹的回音：可到当地人才市场建立档案，填写就业登记表，需要工作单位盖章。

2015-02-03 17:03:02回复

出道HR四年

@彩虹的回音：他说的这个不是人事档案，是单位自己给员工建立的档案，与劳动部门的档案是两回事。

2015-02-03 17:06:11回复

彩虹的回音

@HR出道三年：哦。那我退休后领取养老保险要用哪个档案呢？

2015-02-04 09:03:13回复

出道HR四年

@彩虹的回音：在人才市场的人事档案

2015-02-13 08:42:38回复

26楼芒小果0627

很不错，学习了~

2014-12-10 10:30:32 回复赞(0)

25楼羽瞳

工作这么久从来没有档案

2014-09-12 14:11:17 回复赞(0)

24楼僧面佛颜

看了这边牛人文很有感触。我有个问题，也是我实际操作中出现的。我在一家服务性质的公司上班，一个门店里，员工数量在60-80人，排除管理岗位，各部门基层员工的数量总和在40-60人左右。门店只有一个人事专员负责管理人事工作。
基层员工的特点如下：
文化学历不高，普遍高中及高中以下。年龄在18-27之间。大部分人表现出来的特征有：
1、不愿仔细填写应聘人员登记表，觉得麻烦。
2、除了身份证复印件，对于其他证件的提供觉得麻烦，特别是学历证，高中的学历证估计大多数都丢了。
3、基层员工流动性大，劳资纠纷出现的比例也是最多的。
这个时候就会说，没有按公司要求填写的，那就不招嘛。但实际上基层员工的招聘并不是想的那样完美。
1、工资没有绝对的竞争优势，在这个公司上班跟在那个公司上班对员工来讲估计就只是地点的区别。
2、因为行业的关系，基层员工普遍比较年轻，就全年来看18-27之间里25以下的占了82%。大部分人对自己的人生规划都没什么想法，自然心思浮动就比较大。
3、公司虽不至于出现招聘困难的现象。但找到优质基层员工的几率很小。根据我在这个公司两年的数据统计分析，按照理想状态下的优质员工在招聘比例中只占3%。这是两年的平均数据。也就是说我在这一年里找了招了那么多人，大多数都走了，有些工作两三个月就走了。有些还留着变成了老油条。真正根正红苗的那是凤毛麟角。
我们先不谈公司优化管理的问题。一个企业的成长是需要时间，而且也不是我一个人事专员一句话就能够引起改变的。我现在想要请教的是在公司处于这样的成长期，如何做好基层员工的档案管理，既能让员工不觉得太过琐碎麻烦，又能整理到必要的资料，避免劳动纠纷。

2014-08-31 10:46:48 回复赞(0)

yolanda19

@僧面佛颜：才看到这个回复，好久没来这里瞅瞅了。你提的问题很好，也是很现实的东西。
我现在在一家酒店餐饮服务行业工作，就面临你说的那些现实中确实存在的诸多问题。比如个人资料的不齐全就是一个最基本的问题。我这边的基本要求就是四样东西，1身份证必须要有，2相片 3健康证 4培训服务协议。学历证明，高中以下的就不用拿了，估计他们也找不到了。其实我觉得基层员工挺好管理的呀，我入职的时候就要这些东西，会告诉他们，不带来就不办手续。而且，我们会经常性的给各个部门的主管做培训，他们都懂，而且执行的很好。

2014-09-18 12:54:36回复

希希520

@僧面佛颜：跟你的情况一样，下面的店都是山高皇帝远，要个东西难得很，而且还不齐全，关键是流动太大了，更新速度完全赶不上下面员工的入职、离职速度

2014-10-23 11:50:11回复

僧面佛颜

@yolanda19：感谢您的回复，我也是好久都没来逛逛。您的回复对我很有帮助，特别是给各个部门主管做培训，得到他们的支持配合才是最有力度的。期望以后能够有更多的交流，得到您更多的指教。

2014-11-13 11:12:41回复

yolanda19

@僧面佛颜：如果门店离你们太远，你可以和门店的部门长约定一个定期时间更新，办理入离职，补充档案的时间。我觉得这样挺好的。而在现在门店部长们也很看重公司对于他们的信任和工作，执行力肯定没有问题。

2015-03-25 09:21:10回复

23楼四角梅

学习了，谢谢

2014-08-27 10:12:13 回复赞(0)

22楼醉卧西楼

学习了

2014-02-04 23:15:55 回复赞(0)

21楼 viviz85

学习了。

2014-01-25 08:38:53 回复赞(0)

20楼秋云蝶舞

我们的电子软件记录档案还没有很好的利用，不过我们会考虑使用。

2013-12-12 10:58:59 回复赞(0)

19楼月习

已学习

2013-11-15 11:04:54 回复赞(0)

18楼心源

很多企业是不接受员工档案的，会不会影响以后的退休啊

2013-10-08 09:48:49 回复赞(0)

cindyMaple

@心源：我的档案一直存放在人才交流中心，也没有听说会影响以后的退休，可以了解一下，如果有谁知道的，可以分享一下，谢谢

2013-12-04 17:27:16回复

yolanda19

@cindyMaple：放在人才中心是一个好办法，现在私企一般不接受档案，而且私企就算接收也很麻烦，不如放在国家统一的档案管理中心管理。其实现在档案对于退休来讲的作用已经起来越小了，因为我们这年代的人退休主要以缴费记录为准，所以档案只是为辅，不用担心的。你的档案保管在那里很好，不用挪动，而且以后考公务员什么的也很方便调档查阅。

2013-12-19 09:46:28回复

yolanda19

@心源：没关系的，你的年龄也不大，我们这个时代的社保都是自行缴费了，不存在视同缴费的说法了，所以对于档案的认定也不那么严格了。只要你的缴费记录是准确的就没有大问题。以后在工作中，记得把自己的档案归类整理好，虽然没有存放的地方，但是自己一定保管好以备不时之需。

2013-12-19 09:47:39回复

17楼猪猪宝贝zh

学习了，实用。档案建立初期很重要。

2013-09-28 16:24:49 回复赞(0)

16楼筱桐

最后一段，提出的想法与建议，很好，蛮实用的，学习了，谢谢分享！

2013-09-25 11:43:59 回复赞(0)

15楼好运与星梦

在工作中能应用上，学习了！

2013-08-27 09:29:03 回复赞(0)

1我心飞翔1

@好运与星梦：学习了

2013-09-04 09:39:40回复

14楼心语新愿

很不错，学习了

2013-08-17 16:04:34 回复赞(0)

13楼鄭Grace

我们公司的劳动合同和个人档案分开存放，这样有什么问题吗？员工薪资待遇确定表，是相对于过了试用期的薪资，对吗?

2013-08-15 20:21:24 回复赞(0)

yolanda19

@鄭Grace：劳动合同和个人档案分开放也没啥问题，有时候可能方便合同的管理。不过我们一般放在一起，因为合同不会经性的拿出来使用。有电子版的合同管理台账，这样就能及时到期进行提醒。员工薪资待遇确定表不仅仅是转正待遇，还有其他的如调岗，调薪等各种情况下薪酬发生变动的确定表都需要相关领导签字并保留证据。因为薪资是一个很敏感的东西。

2013-09-26 08:08:56回复

鄭Grace

@yolanda19发：好的。谢谢

2013-11-04 09:35:20回复