【10月16日打卡总结】如何管理人事档案？

作者风十三徐高峰更新于：2014-09-25 15:46 1597

内容来自 2012-10-16 打卡话题

1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选）
A、保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它（请补充说明）
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？

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以上所列的人事档案管理各项工作是常规性的，我们公司都有包含。

保管：专人专室专柜保管。我们公司要求指定一名人事专员负责此事，我安排部门负责考勤及入离职手续办理的小美女来做，挺干练的，目前做得挺好，基本不用让人多操心。档案放在专门的档案室里，并用专门有锁的铁柜来存放；每一份员工档案都有一个编号，编号为员工姓名的第一个拼音字母+工号，如假设我风十三工号为10018，即我的档案编号为FSS10018，以此按顺序按部门摆放排列；每一个档案都有一个档案盒，档案盒里都有一份员工档案清单目录（昨天介绍的常规内容都包含在内，只要勾选并填上份数即可，特殊或额外增加的可手工加上）。入职档案与离职档案单独分开存放。涉及敏感性的薪资核定表、调薪记录、年薪考核方案等，另外存放于财务部，由指定的财务人员负责保管。

借阅：我们公司规定只有主管级以上员工才可借阅其下属员工档案，且借阅时必须填写《档案借阅申请表》交部门负责人和HR总监审批后方可，要借阅经理级以上人员的档案必须经总经理同意批准方可；为了确保档案内容安全及信息不外泄，经借阅批准后，借阅人只能在档案室里在档案管理人员的监督下即时查看，查看完后马上归还，不得私自带出档案室；查看过程中不得涂改、画圈、损毁档案内容，也不得拍照、复印，可单独用铅笔与便签纸记录一些所需信息带走，仅此而已。借阅完成后还得在我部门小美女做好的《借阅登记表》上签字确认，月底其整理好后交我签字审核存档。

电子档案的建立和录入：公司规定在入离职手续办理完一周内必须在EHR系统中建档并录用完整，同时将纸质档案进行扫描作为附件上传存档。涉及调薪（由财务上传）和人事异动的也是如此，时间期限都是一周内必须完成更新。这个事主要由那位人事专员小美女来独立完成。

电子档案阅读授权管理：类似借阅规定，一般员工只能在EHR系统中看到自己的电子档案，主管可授权看其下属档案，职位越高所查看权限越大，所看档案也就越多。服务于各子/分公司的HR经理或主管也只能看其所属单位的人员档案，不得跨部门越级查看。授权是由IT部依据这规定提前在系统中设定好的。

销毁：公司规定一般员工离职两年后其档案可销毁，由竞业避止期限要求、主管和经理要离职5年后才可销毁，而公司高管的档案一般不销毁。销毁由档案管理专员提出《员工档案销毁申请表》，报HR总监审批方可进行，进行销毁时必须有第二人在场监督执行（一般用碎纸机销毁），完成后双方都必须要在《销毁档案记录表》里签字确认。另外，电子档案不予销毁。

总之，人事档案的管理要注意安全性、及时性和相关手续的完备性，缺一不可。另外，挑选一名做事认真细心、讲原则并有责任心的档案管理专员也很重要，同时做好抽查和监督工作，否则难于保障执行的可靠性和安全性。以上只是分享我公司做法，仅供参考借鉴，具体如何进行档案管理，卡卡们可结合自身企业实际和要求来做，没有定论，只要符合以上“三性”原则即可。（如不一定非得要有独立的档案室，但必须有可上锁的档案柜；不一定非得要有EHR系统，但至少要有一个EXCEL表格的电子档案登记表；不一定非得要专岗负责，但至少得安排专人负责；有地方存放就不一定非得要销毁；等等）

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中午抽点时间跟大家互动分享一点我参与打卡的小小体会：

大家有没有发现，让自己成长的最好方式就是分享！想当年我刚出道时老大们就告诉我，要让自己学习和掌握某项知识和技能最好方式，就把你所学、所做、所想、所悟全部给它写下来，整理成文档或PPT分享给大家，甚至当面给大家讲课！

我很感谢老大们的谆谆教导！这么多年来，我一直是这样走过来的，令我成长更快的同时，也让我很满足和快乐！谁都希望得到更多人的尊重、支持和认可，我也不例外！人无完人，学无止境！这也是我这么热衷参与打卡，乐于抢沙发，喜欢更多点评的原因！更重要的是我从分享中不断成长和升华！乐于分享永远不会吃亏，受益最多的始终是我们自己！

我很荣幸能参与到这么好的分享学习平台上来，三茅提供的打卡平台，真的让我学到了很多，当我针对每一个打卡话题在构思和写回复的同时，也是在整理我的思路和工作经验沉淀的最好机会，还有大家的点评和回复也给了我更广的思路拓展，回过头来细细品读每一次打卡内容，每一次都那么的回味无穷，让我更加升华！所以，不论职务高低、不论工作经验深浅、不论企业大小、不论……对于渴望学习的我们HR来说，这些都不重要！重要的深刻思考，积极参与进去，无论在什么样的平台，只要乐于分享，分享有见地的自己所学、所做、所感、所想、并积极参与点评和互动，而不只是随意无味的顶贴或灌水，我相信你一定会成长很快！

来打卡就像是认真去听每一节课，而点评和回复就像是在课堂上积极提问，与老师和同学互动！我就是这么想的，我也是这么样的，我分享，我学习，我成长，我快乐！以上与卡卡们共勉，谢谢！

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