【10月17日打卡总结】人事档案规范性很重要

作者郑立营更新于：2021-02-07 19:52 615

内容来自 2012-10-17 打卡话题

如何规避人事档案的风险？

1、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？ A、有 B、没有
2、如果有，你会怎么来改善和规避风险？
　如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

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人事档案是很容易被忽视的一个工作。工作成绩很难呈现，基本上属于做好了算应该，做不好风险很高的工作。我就从以下几个方面谈一下人事档案的管理风险：

1、丢失

公司在办公地址变更，人员变动的情况下，很容易出现档案丢失的情况。需要建立完整的管理制度，做好保管和交接。

2、过期

主要是员工的劳动合同过期未更新，培训记录、晋升审批、阶段性述职没有及时更新到档案里。存在劳动风险和管理风险。

3、不完整

在数字化时代，数据是公司最重要的资源，通过档案的数据化，可以为公司的选育用留提供很好的依据。数据的不完整就很难体现价值。

4、保密

档案要有保密性，借阅要有相应的审批流程，避免泄密的情况出现。

5、忽视大学生档案管理

因为这个档案平时放在人才市场，只有一些国企、有条件的大型企业才具备管理档案的资质。这份档案和企业的档案是两回事儿，在平时用到的机会比较少，很容易给丢失掉。大学生的档案接收一般是如下几个方向：

（1）毕业后就找到了接受户口的单位，档案和户口都转到工作的单位
这是通常认为最正规的档案流向，但据统计，这种情况大约只占到毕业生档案的10%左右的比例。
（2）毕业后没有找到接受户口的单位，户口和档案留在学校
两年后户口打回原在地，档案或留在学校，或转到省档案局。在这里需要强调一点，由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，许多大学生以为，既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了，这是一种省钱的档案存放方式，其实不是的。
这种误解是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。在学校保存的只是你的“学籍档案”，不是真正发挥作用“人事档案”，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，甚至无法缴纳社会保险，将来也无法计算成为工龄，从而影响养老金的数额计算，在某种意义上说，也是得不偿失。
（3）把档案和户口放在人才市场交流中心
首先必须确定在毕业时是否已签过三方协议，这是学生、学校和工作单位共同签的一个协议书，签了的话，报到证备注栏就不是空白，此时档案会在这个单位所在地的人才市场，没签的话，报到证备注栏为空，默认打回原籍，本科生打到省级人才市场，专科打到市级人才市场，师范类毕业生打到教育主管部门，一般在教育局。可由毕业生自己联系人才市场，把档案转过去保管。

6、保存时限

好多以为员工离职之后档案就可以处理了，这是不对的。档案一般保存时限是两年的时间。避免员工在离职之后的诉讼中存在不利的风险。

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