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人事档案的管理是HR日常工作的一部分，是企业规避不必要法律风险的重要途径。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。在人们的工作生活中，人事档案扮演着重要的角色，它可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是学习经历、工作经历的记录。
人事档案管理的意义
在现代劳动用工管理中，人事档案的作用涵盖了很多方面：人事档案管理部门可以据此为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；提供婚姻状况证明；为流动人员提供身份认定和办理社会保险；为员工代办申报职称；根据档案确定退休年龄；代为缴纳职工的养老保险、失业保险和大病医疗统筹、工资调整；出具与人事档案有关的证明材料等等。因此管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。
对于个人来说，通过人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况。档案虽然已经“光辉不再”，不过依然很重要。若档案遗失，现在有的单位也可以补办新档案，不过以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在，势必造成一定损失。
如何做好人事档案管理工作？
档案管理的几点原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。下面就具体从档案管理的各环节做个简要说明。
人事档案的保管。新形成的档案应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照档案的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将材料放入档案。归档完毕后，按员工工号进行编号，并指派专人看管档案。
借阅：我相信在很多公司，档案都是具有一定机密性的，所以档案的借阅需要一定的级别，需要明确可行的理由，且借阅之后要求借阅人尽快归还，并确保档案内容不外泄。
电子档案的建立和录入：电子档案更容易保存，但如果一定时间内需要录入的信息量比较大，对录入速度就是个考验了。这里给大家推荐下excel。excel功能很强大，操作又方便，每月可准确无误地统计出员工的增减变化，年底分析大量的人事数据等复杂工作都能通过excel来完成。
档案阅读授权：关于阅读授权，主要也是两点，一是级别越高，阅读权限越高；二是不得越级越部门借阅。
销毁：员工离职一定时间后，档案是需要销毁的。由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》，经人力资源部经理批准后销毁。专人监督实地销毁。
总之，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。另外，需要一名认真负责的档案管理专员，以保障执行的可靠性和安全性。
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3楼 springhuang986
学习学习，档案分类整理还是有蛮多讲究的。
2楼 烟雨云烟
1楼 书中乾坤
人事档案是一个员工入职企业之后的身份证明，也是其在企业发展历程的晴雨表。作为人力资源管理部门应该充分重视人事档案对公司以及员工的重要性，不能将其理解为可有可无或者是随意一张入职表就可以了，一定要慎重对待、认真做好，马虎不得。记得以前有个案例，就是一个员工在公司的表现很差，经常违反劳动纪律，公司也按各种规章制度进行了处罚，但是，处罚结果没有很好的保存，也就是说没有放入员工档案。有一天员工又犯错了，老板很恼火，要求人事部门炒掉他。人事部门考虑不能违规解除劳动关系否则要给予经济补偿，但当时这个员工所违反的制度又不是很严重的达不到解除劳动关系的条件。这时候人事部门想到了他以前的各种处分，汇总起来肯定达到了解除劳动关系的条件。但是，人事部门找来找去找不到几张处罚单，本来不用赔偿的事情成为了必须赔偿的事件，而人事部也因此受到了处理。 从上述事件可以看出，人事档案管理的重要性，我们必须从以下方面进行规范： 1、从档案的内容上，应包括员工入职表（要经过相关部门审批签字的）、身份证明复印件、学历证明、职称证明复印件、员工在企业的转正、调薪、岗位异动、奖惩、考核等等资料，并且要做到原始、完备、完整。 2、在档案管理方面要专人管理，不能随意。人力资源部门要制定专门人员进行管理，及时将员工上述资料放入档案袋中。 3、档案袋的管理也要明确，封面应有详细的存放清单，并且每份档案的清单顺序都应一致的，方便查找也体现管理的规范性。 4、档案借阅要审批，不管人员的借阅，并且尽量禁止档案借出，以免发生意外。每次借阅之后，档案管理员要认真审查档案是否遗失。这就体现档案清单的重要性。 5、员工档案在员工离职后，应该有一年以上的保存期，因为劳动纠纷的追溯期是一年，所以有备无患，以防不测。 最后，在强调一点是档案的有效性。所有的档案文件都是有填表人、审核人、审批人等等信息，这些栏目一定要根据公司相关文件授权，必须有相关人员签字后方可生效保存，否则是无效的文件，在发生劳动纠纷时可能是起不到作用的。 总之，人事档案的重要性我们必须高度重视，细致做好，有备无患。
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3楼 springhuang986
学习学习，档案分类整理还是有蛮多讲究的。
2楼 烟雨云烟
1楼 书中乾坤
人事档案是一个员工入职企业之后的身份证明，也是其在企业发展历程的晴雨表。作为人力资源管理部门应该充分重视人事档案对公司以及员工的重要性，不能将其理解为可有可无或者是随意一张入职表就可以了，一定要慎重对待、认真做好，马虎不得。记得以前有个案例，就是一个员工在公司的表现很差，经常违反劳动纪律，公司也按各种规章制度进行了处罚，但是，处罚结果没有很好的保存，也就是说没有放入员工档案。有一天员工又犯错了，老板很恼火，要求人事部门炒掉他。人事部门考虑不能违规解除劳动关系否则要给予经济补偿，但当时这个员工所违反的制度又不是很严重的达不到解除劳动关系的条件。这时候人事部门想到了他以前的各种处分，汇总起来肯定达到了解除劳动关系的条件。但是，人事部门找来找去找不到几张处罚单，本来不用赔偿的事情成为了必须赔偿的事件，而人事部也因此受到了处理。
从上述事件可以看出，人事档案管理的重要性，我们必须从以下方面进行规范：
1、从档案的内容上，应包括员工入职表（要经过相关部门审批签字的）、身份证明复印件、学历证明、职称证明复印件、员工在企业的转正、调薪、岗位异动、奖惩、考核等等资料，并且要做到原始、完备、完整。
2、在档案管理方面要专人管理，不能随意。人力资源部门要制定专门人员进行管理，及时将员工上述资料放入档案袋中。
3、档案袋的管理也要明确，封面应有详细的存放清单，并且每份档案的清单顺序都应一致的，方便查找也体现管理的规范性。
4、档案借阅要审批，不管人员的借阅，并且尽量禁止档案借出，以免发生意外。每次借阅之后，档案管理员要认真审查档案是否遗失。这就体现档案清单的重要性。
5、员工档案在员工离职后，应该有一年以上的保存期，因为劳动纠纷的追溯期是一年，所以有备无患，以防不测。
最后，在强调一点是档案的有效性。所有的档案文件都是有填表人、审核人、审批人等等信息，这些栏目一定要根据公司相关文件授权，必须有相关人员签字后方可生效保存，否则是无效的文件，在发生劳动纠纷时可能是起不到作用的。
总之，人事档案的重要性我们必须高度重视，细致做好，有备无患。