【01月31日打卡总结】本帖最后由lzy68

作者秉骏哥李志勇 2013-01-31 07:31 779

内容来自 2013-01-31 打卡话题

A公司为了给员工建立一个可直接跟老板沟通反馈的渠道，两年前就设立了总经理信箱，刚设立时，信箱中有收到一封员工匿名反馈的意见信，老板当时很重视，还专门开会讨论布置落实解决了此事，但从那以后，至今就再也没有收到过一封意见信了，每次开启时里面都是空的，成了摆设。那么，请问：
1、你公司是否也有这种情况？
2、碰到这个问题，你会怎么做？

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本帖最后由 lzy680908 于 2013-1-31 08:19 编辑

分析总经理信箱落得如此境地，可以按以下逻辑进行：

1、 设立总经理信箱的目的。

一言以蔽之，其目的有三，一是让那么胆子大的员工，对自己受了的委屈及不想对其他管理人员说的，或者自己口头表达能力欠佳的，而且觉得自己能够提出让总经理欣赏的意见，或者希望通过反映一些问题并提供解决办法能够引起总经理的重视，甚至希望某天被总经理发现我这个千里马，来个一鸣惊人、一步登天；二是方便总经理了解公司的社情民意，同时让某些管理人员不敢太恣意妄为；三是为企业的改革创新提供一个寻找新方法新点子的途径，不知A公司当初设立时是否有以上三个目的？

2、 出现“鸡公拉屡头节硬”的原因。

题目中A公司设立的总经理信箱只出现了一封员工匿名意见信，老板十分重视并专门开会落实和解决此事，可谓打响了让其他员工踊跃提意见的第一枪，然而，为什么至今两年却再未有意见信了，让总经理信箱成了没有必要存在的“摆设”，其原因我觉得是：

1） 宣传动员不足。公司设立总经理信箱的目的是什么？哪些内容可以建议？哪些方面不提倡建议？及总经理信箱的管理办法没有制定并向公司全员公布，致使大多数员工不知有此箱，更不知怎么建议，甚至出现不少员工“不敢提”“不愿意提”的思想，怕出现“被打击报复”“成为领导批评的把柄”等，更不知道提了意见有什么“好处”，综合起来，员工就容易产生“不作为”、“熟视无睹”，使其成为一种“摆设”。

2） 尝鲜者未得到表彰。题目中一直未提到该员工所意见得到总经理重视并专门开会落实和解决问题后，提意见的员工始终没有得到公司、领导或部门的一定表彰，这不能不说是对提意见者最大的打击，其最初的积极性和热情被“无被重视”式的一盆冷水浇得实在的冰凉冰凉的，这位员工的冰凉感觉会迅速在全公司范围内蔓延开去，让欲提意见者放下手中的笔，让有提意见想法的员工打消念头，每天做好原来的事，多一事不如少一事，提什么意见，吃饱了撑着……。

3） 领导重视不够。试想，做为公司总经理，两年以来就只收到一封意见信，其本人也不亲自过问甚至对某些进行问责，或者承担此项工作的行政部领导也不主动分担总经理的工作，或者公司其他部门的领导也没有偶尔问及此事，或者把握着总经理信箱开关钥匙的工作人员“每次开启都是空的”也没有及时提出整改意见，整个公司，针对此信箱两年来运行的情况，从上到下，都没有给予持续的重视，它落得如此下场也在情理之中。

3、 建议如此操作总经理信箱。

题目中遇到的总经理信箱尴尬境遇，我是没有遇到过的，结合自己的工作经验，我建议如下：

1） 与高层沟通设置的必要性。如果公司到了有不少问题难以让总经理知晓或出现不少管理人员拉帮结派或出现某些吃拿卡要等情况，也就是说，公司发展到一定程度或具备一定规模后，就可以建议公司高层设置总经理信箱了，如果高层仍然坚持没必要设计当然也就暂时搁置。

2） 设立适合公司实际的管理规定。设立总经理信箱也不例外，在实施前，应当制定相对完善的总经理信箱管理办法、哪些内容可以提哪些方面不提倡提、操作流程、结果处理、奖罚、公示等内容，并征求部分领导意见，加以修改完善，意见信并不是全部都要总经理来亲自阅读和批复，我认为可以分事情的严重性让信箱各级管理人员逐级审阅，一般问题行政经理就可以决策和处理，较大问题行政副总决策，特殊重大的问题才上升到总经理亲自回复。

3） 开会宣传扩大影响。获得各级领导批准后，然后组织部门领导开会学习，并要求各部门再组织学习，这样就达到了让公司全员知晓，共同为公司献计献策，全员关心公司发展的目的。

4） 落实专人管理。对于总经理信箱，需要落实专人管理，信箱的样式、哪些地方设置、什么时候开箱、意见信如何汇总、向哪级领导汇报、意见如何处理、处理结果如何公示等，一定要让在公司里有一定威望、对公司忠诚度高、处事公平、不怕得罪领导的人来担当此工作，另外，此人一旦确定，总经理在公开场合要明确其职责、权力，同时也需对其提出明确要求（特别是保密的要求）。

5） 严格按信箱管理规定执行。管理规定中所提及的奖罚措施，对所有意见都应一视同仁，不可厚此薄彼，人为滋生不公平性，哪怕公司一时吃点金钱上的小亏，我觉得也是值得的，赢得了员工持续的信任和全员集体智慧的不断崩发，细算起来，公司得的实惠是最大的。

6） 资料存档完整性。管理此项工作的人员需将每封意见信的处理结果及信件本身管理妥善、完整，并建议相关资料的档案备查，不可遗漏和丢失，如果存放时间过长需要进行销毁也需按照严格的程序进行申报、批准，不得私自、随意或者由某位领导的意志而随便处理。

7） 坚持就会有奇迹。一旦认为设立总经理信箱对提升公司管理是有好处的，就要坚持下去，哪怕遇到机构变化、职责转移、人员变动等特殊情况，也要将此项工作交接清楚，同时，在信箱管理和处理各种意见的过程中逐渐完善其管理办法，各级领导仍然要给予一如既往的高度重视，让工作接任者继续满怀信心的投入到此项工作中去，诚如此，此信箱的作用将发挥到极致。

做什么事我们都不怕晚，也不怕不完善，就怕不坚持，您说对吗？

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