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1、我们在办理入职手续时,会根据不同的岗位,要求提供或登记(签订)相应的材料:
(1)应届毕业生的话,就业推荐表、学历证书复印件、身份证复印件、近期体检报告、荣誉证书复印件等,并且要求携带原件进行审核。非应届毕业生的话,提供简历、近期体检报告、身份证复印件(审核原件)、原单位解除劳动关系的相关手续或证明文件。
(2)个人信息登记表(含:个人基本信息、送达地址、联系电话、紧急联系人/电话)。
(3)填写入职告知单(含:公司规章制度、任职要求、岗位职责、试用期要求等相关规章及考核制度)
(4)岗前安全培训教育(含:生产操作规程、安全注意事项、安全禁止事项、上下班交通工具、交通路线及行车时间登记、交通安全告知书等,对与安全息息相关的相关事项进行培训教育以及履行告知义务)
(5)签订岗位职责说明及相关岗位责任状。(主要针对:企业高管、技术人员、关键环节操作人员、销售人员)
上述1、2条为入职时需要提供或登记的相关材料。3–5条为办理入职手续时公司完善的几项工作,主要用于风险规避。
2、一般情况下,存在的不必要的法律风险主要有:
(1)试用期(或转正后)发现不能胜任工作而辞退员工引发的纠纷;
(2)辞退违反公司规章制度(或消极怠工等)的员工引发纠纷;
(3)严重违反操作规程、安全生产事项造成企业损失而引发的纠纷;
(4)交通事故引发的相关纠纷;
(5)未能达到或完成相应的业绩,辞退员工(或少了工资)而引发的相关纠纷;
(6)重复用工引起的相关纠纷;
(7)生病引发的职业病纠纷。
3、如何规避?针对可能发生的不必要的法律风险的情形,完善相应的手续。例如我们通过上述相关手续,起如下方面的预防作用:
(1)要求员工提供或登记个人相关信息,用于送达相关书面材料、函件;登记紧急联系人电话是防止在无法联系到本人时,可以通过其他途径传达信息;
(2)要求员工提供相关材料的复印件以及提供原件审核,是用于核实员工是否符合岗位用工要求;
(3)近期体检报告主要用于职业病的防范,入职时没有体检报告的,公司在一周内给员工进行体检,体检不合格的不用;
(4)填写入职告知单,主要用于证实公司履行了相应的告知义务,员工知道自己需要承担相应的责任,用于防范辞退员工或辞退试用期不合格的员工时规避相应的风险;
(5)岗前安全培训以及交通安全事项告知和填写上下班交通工具登记,主要是防止在发生意外事故和交通事故时,最大化的规避公司的风险。
(6)签订岗位职责说明或岗位责任状,主要是针对企业高层以及相关销售人员的风险规避。
(7)提供原单位的解除劳动关系相关手续,用于规避重复用工的风险。
综上所述,作为企业而言,在用工过程中,难免会遇到各种各样的问题,而有的问题,在入职时通过合法手续完全可以使其遏制在萌芽状态,达到最大化规避企业风险的目的。发生纠纷后,企业最终能否胜诉暂且不论,但如果企业在员工入职时,做好了相应的防范措施,至少不至于落得被动挨打的地步。因此,在员工入职时,做好风险规避措施,是完全有必要而且必须引起企业的重视。