【03月27日打卡总结】我们公司的新员工办理
作者 桉萁
2013-03-27 09:31
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如何给新员工办理入职手续,每个企业都会有属于自己的一套标准和做法,有的严谨细致,考虑周到;有的粗放快速,手续简单;但不管怎样,入职手续办理中的风险规避和防范是我们HR应该做好的份内之事。那么,请问:
1、新员工办理入职手续,你们公司需要那些材料?
2、如何规避由此带来的不必要法律风险?
如何给新员工办理入职手续,每个企业都会有属于自己的一套标准和做法,有的严谨细致,考虑周到;有的粗放快速,手续简单;但不管怎样,入职手续办理中的风险规避和防范是我们HR应该做好的份内之事。那么,请问:
1、新员工办理入职手续,你们公司需要那些材料?
2、如何规避由此带来的不必要法律风险?
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我们公司的新员工办理入职手续的流程大致是这样的 1、面试结束填写面试评估表合格的在公司内部走完录用审批流程。 2、发录用通知书offer重要岗位在录用前还会做背景调查。 3、发offer时通知其在入职前到指定的医院做好入职体检、到协议照片馆照好一寸彩色照2张一张贴于入职登记表上另一张备用 4、新员工如期报到接待、并协助其办理相关入职手续 如实详细按要求填写入职登记表并签名确认 提供合格的体检表或健康证明(三个月内的)提供身份证/毕业证等证件原件以备查验并复印 提供原单位离职证明或写承诺书 签订劳动合同 提供银行卡或填写开户申请/社保卡/公积金卡等原件并复印要求新员工签名 做好购买社保/公积金/商业意外险等的身份登记 仔细阅读员工手册并签字确认 签署职位说明书、薪资确认表和试用期转正考核方案或工作目标 办理工牌、登记考勤指纹、领用办公用品、安排办公室和座位等 5、介绍导师并由导师带其熟悉办公环境和介绍同事认识。 6、开始安排系统的三级入职培训公司级、系统或部门级、岗位级。 7、开始上岗工作进入试用期考核阶段„„ 以上手续办理要求繁琐而细致要确保有序合理地细心安排否则稍有不慎即存隐患并留下不必要的法律风险。具体怎样做得更好并如何规避这些风险结合我公司做法与个人经验分享如下 面试合格并经审批通过才发offer。道理很简单面试合格不一定全是你说了算得由公司相关领导点头同意或审批了面试评估表后才可安排通知录用发了offer又不要他显然是有损企业声誉和形象的。尤其是有驻外子公司/分公司的机构需要总部相关人员先确认再录用的更应注意这一点否则领导追究下来不同意那就要自己买单啦 Offer设计要规范。一份好的offer包含录用结论、具体报到时间、担任岗位、岗位职责和任职资格有的还有试用期考核要求、入职报到准备事宜及所需资料等内容。Offer在员工办理入职时也要由其签名确认存档以防后患员工被证明试用期不合格又没签其它文件时它就有用啦。 为了稳妥起见录用前的背景调查对于重要岗位来说是少不了的我们公司是经理级以上人员和财务人员通过背景调查进一步核实新员工的真实身份、了解其是否已与原单位解除劳动关系、是否有签竞业避止、工作经历及所取得的业绩、是否有严重违纪行为、人品和职业道德如何等等。身份、工作经历或人品不符者一律不予入职。注意在背景调查前一定要针得员工本人的同意否则有侵犯隐私之嫌一般在面试结束前跟员工说会有这道程序并要求其提供相关人员的真实姓名与联系方式等而背景调查范围不局限于其所提供的人员进行360度调查会更全面和真实。 入职体检建议还是要做乙肝两对半我们的不检主要是胸透和常规体检有高血压、糖尿病或传染病的人员不予入职以其它理由委婉拒绝。 学历验证是必须的现在造假太多、太方便了我们一般会在入职前了解到员工的毕业证号和毕业年限在学信网上查询查询不到的再要求其到人才大市场去做学历验证还是不行的我们会打电话到其原毕业学校了解其学籍情况查验是否有此人是否合格毕业毕业证书号等。再不行的那就自己看着办吧。像我们公司原则上验证不了学历是不予入职的不过曾经有一名45岁的高工因其毕业时间久其学校早被合并未能验证学历但其经验技能经考核后确实很不错我们就申请总经理特批招进来了 身份证用二代有条件可与当地派出所联网排查杜绝虚假身份及犯罪人员入职像我们一个月会与其对一次新员工身份证信息。 原单位离职证明是需要员工入职时提供并查验是否有盖其公章如未能提供的有的中小企业还真没提供要求其写一份声明声明中包含“未能取得离职证明特此声明已与原单位解除劳动关系、没有竞业避止限制、如与原单位发生任何经济纠纷由本人负责并全额承担与XX公司无关”等核心内容并要求员工签名、写日期和按手印。 入职登记表填写一定要规范字迹清晰该填的一定要填如个人基本信息、教育培训经历、工作经历等证明人要写清楚真实姓名和联系方式最好是办公座机那些填写潦草或过于简单的要求其重写或补充完整免责承诺书可单独制作或在入职登记表中体现并要让员工签名。 及时签订劳动合同我们是入职当天就签发放合同有签收登记表、及时培训员工手册和规章制度重点是考勤制度、奖惩制度、严重违纪行为规定等并要求员工签名确认。及时购买社保/公积金入职一个月内我们以15号为界和即时购买意外险等就不多说了。 员工入职时提供的代发工资银行卡、社保卡和公积金卡等复印后要让员工在旁边重新抄写一份其号码并签字确认以免除企业的相关责任如冒用他人卡片等。 最后与员工确认签署保密协议/竞业避止协议重要岗位、岗们职责说明书、薪资核定表、试用期工作要求和转正考核评估标准等。 总之该调查的要调查、该查验的要验、该告知的要告知、该签署的要签多留个心眼把更多防范风险工作做在入职前或办理手续时可减少许多不必要的麻烦和法律风险。
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