【04月15日打卡总结】先说说公司的档案管理

作者安若儿更新于：2013-04-15 11:16 1464

内容来自 2013-04-15 打卡话题

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

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先说说公司的档案管理规定：

一、档案所包含内容：（1）应聘简历表（工作申请表）；（2）学历证书、身份证、各类资格证书及复印件；（3）入职保证书；（4）试用协议书；（5）转正申请、试用期员工考核表；（6）转岗申请表；（7）年度劳动合同；（8）奖、罚记录，员工工作评估表。

二、档案保存时间：员工被辞退或调离，公司将为员工保存档案一年。

三、检查核对：

1. 人力资源部档案管理人员要定期对员工的人事档案进行检查核对，确保员工的人事档案的完整、安全。但是下列情况下，也要进行检查核对：突发事件后，如被盗、遗失、或火灾之后。

2.人事档案统计信息要及时更新, 人力资源部根据人员流动情况每月25日必须将相关人事档案的统计情况更新并填写《员工人事档案统计表》。

四、人事档案保密规定：

1.除有关领导因工作需要须借阅员工档案外，未经人力资源部许可，其它人不得私自翻阅员工档案。

2.查阅员工人事档案应经人力资源部批准，并办理登记手续。

3.档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。

再说说实际的档案管理情况：

一、档案资料：除了有纸质化档案还有电子档案资料，纸质档案资料主要是身份证复印件、特殊工种操作证和资格证复印件、签订的劳动合同，其他的某些人有，大部分人是不知所踪；电子档案比较简单，含括姓名，性别，出身年月、身份证号码、联系方式、家庭住址、入职日期等基本信息。

二、保存时间：在职员工的永久保存，但不可避免有些不常用资料存几年后不知所踪，譬如劳动合同只剩下最近几年签订的。离职员工一般是觉得无再回来情况，很快也就失踪了。

三、存放情况：劳动合同根据按姓氏存放在一个地方，身份证复印件按姓氏存放在另一个地方，其他证照另外存放在一个地方。

四、保密情况：除了普通员工不可随便翻阅，一般领导层需要的时候不用办理任何手续便可查看，当场查看复印以后归还。

导致此种现象的原因：

一是目前无专门的档案资料管理员，在我未到该公司前，整个公司办（含人资部）就一个人，虽然有一副总也是在公司办呆着，但因为项目建设，很少呆老厂区了，那些资料能分类按姓氏存放还是我去了给整理出来的，本来是要统一放文件袋里的，但是迟迟未买回文件袋，最后只好分类按姓氏存放，也算是查找方便了许多；二是人事档案对最终人事晋升调任定岗并不能起到太大的作用。一方面长期以来所用工人都是附近村镇居民，对人事档案认识并不深刻，在填写一些表格的时候都是简而化之，并不能提供有用的信息，譬如员工基本信息表，大部分只填写自己的姓名性别，身份证号码，家庭住址这些信息，对于擅长技能和工作经历因无此方面的概念都选择不填写；另一方面是因为企业发展历程较长，人员稳定性也较高，员工与主管领导者之间都比较熟悉，即便有升任调遣也不需要去查询人事档案，主管领导对各员工的素质能力都在心里有本帐。所以到目前为止我们的人事档案资料里用得最多的就是员工的身份证复印件。

三是因为并不会因为档案资料不完善产生法律后果，一方面大家都共事很久，领导与员工都很熟悉了，很少出现最后离职闹得要上法庭的；另一方面大家的法律意识并不像在外面劳动法执行力度强地区和制度规范企业工作过的员工那么强烈，只要你不欺负他太狠，他一般也不会太追究，双方都很好协商。

正在改善的地方：

但现在，随着项目即将建成投产，大规模招工即将开始，所聘请技术员工都是在外工作过，甚至很多普工都是在外地工作过，大家的法律意识普遍较高，一如既往的简单草率肯定行不通，不怕万一，就怕一万，我们得提前做好防范。因此现在在原有档案资料内容不变的情况下，一是完善各资料信息的填写内容，譬如在员工入职填写基本信息表的时候，我们会多问其以前在哪里工作，有些人就说做杂工和临时工，我们就问其主要做哪方面的杂工，提醒其了解并认识到自己的特长，认真填写学历技能方面的内容。二是加强各个流程的执行力度，试岗期到了必须填写进入试用期转正申请单，一方面是了解员工前7天的工作内容和思想动态，另一方面是让其主管直接上级对他们的工作情况进行一个评估；在试用期即将结束之前必须填写转正申请表，转正申请表要求员工填写试用期内的工作任务和完成情况，有要求员工对目前工作和企业提建议和意见，同时要求主管签字认可，对此人进行评价，这样我们可更好的了解新员工对目前岗位的胜任程度，对公司企业文化和经营理念的认同程度。三是加强档案资料保存的完整和完善性，每签订的一份协议合同都分类归放好，哪些人缺哪些资料都在电子档案资料上面做记号，提醒其及时办理，避免产生一些纠纷的时候找不到依据。四是加强档案资料的借阅管理，谁在什么时候借阅了哪些方面的资料，都要登记签字，过期不还要提醒，避免忘记最后丢失。

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