【04月15日打卡总结】1、人事档案内容包含

作者缘如影更新于：2013-04-15 08:07 1141

内容来自 2013-04-15 打卡话题

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

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1、人事档案内容包含：入职人事资料、日常管理资料、离职人事资料。具体如下：

A．入职人事资料：求职申请表（贴一张一寸彩照）、劳动合同、身份证复印件或户籍证明、健康体检合格表、工会入会申请书（不一定每个公司都有），特殊工种相关证件复印件（如：职业等级证、毕业证、健康证等）、学历证明复印件或招工文化考核表、复职申请表。

B．日常管理资料：员工培训、试用期鉴定表；违规检讨处罚书；管理人员推荐表；员工调动通知单；面试记录表；管理人员试用期鉴定表、培训记录；管理人员结束试用期应知应会考卷；职务调整任命书；外部培训证书、资料；工伤事故分析及处理意见书。

C．辞职申请表；员工辞职（辞退、开除）审批表；员工离厂移交清单；离厂时产生的劳动纠纷相关资料；开除处分决定书和询问笔录。

2、人事档案管理的操作规范和具体措施分为两个内容：档案管理（人事原始档案建立、人事档案日常管理、人事档案的销存、人事档案的销存期限）和档案查阅管理。具体如下：

A.档案的建立：员工经面试合格后，办理入职手续时，提交公司要求的入职人事资料。→人事助理将资料录入人事系统或建立档案电子档。→劳动合同编号（可根据考勤编号、厂牌编号等）→建立一人一个档案袋的人事原始档案。

B．人事档案日常管理：公司所有人员，在日常工作发生奖惩、调动、提干、续签合同、每年的体检资料等（属日常管理资料的）发生变动时，按审批程序办妥后交人事助理进行录入，并归入个人档案。

C．人事档案的销存：凡离职人员办妥离职手续后，人事档案管理员将其个人人事原始资料和离职资料一并处理，撤出在职人员档案，另行保管（每月整理销档一次）。

D．人事档案资料（离职人员）的销毁期限：公司所有人员离职后，其个人的人事资料自离职日起存档期为二年，两年期满后由人事档案管理员每月整理一次经HR部门主管审批后进行破碎销档。

E．①人事原始档案（副经理级以下人员）资料查阅由查阅人提出书面申请，经HR部门领导同意,由档案管理员调出现场查阅,如需借用,由借用人提出书面申请,经HR部门领导签字同意,由档案管理员办理交付,保存好借用手续,并负责按期追回。

②副经理级以上人员人事原始资料的查阅或借用，由查阅或借用人提出书面申请，副总经理以上领导签字同意，交HR部门领导签字后，由档案管理员按以上程序办理。

③普工人事原始档案资料的查阅借用由查阅或借用人提出书面申请，经其部门主管同意签字，副总经理以上领导同意批复，送HR部门领导同意签字后，交档案管理员按以上程序办理。

④外部单位（******部门、劳动部门等单位）须查阅或借用公司人员的个人原始档案资料时，必须出示其单位、个人身份，并由公司配合外单位代办查阅手续。如需带回原始档案资料，由配合单位按公司规定办理借用手续后给予复印，提供复印件。

3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

目前所在公司人员比较少，所以档案管理没有按以上的规范来执行操作，所以风险还是有的。上一家公司的档案管理是按以上规范来操作的，是没有出现过其他的问题。我觉得管理的规范是没什么问题了，不过档案建立的详细数据设置有必要研究一下，比如求职申请表的内容细节设计、电子档案录入内容的设置（越详细越好，方便查阅等）等档案资料表格内容的设计。

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