【04月15日打卡总结】说到人事档案，这是人

作者 alladin 2013-04-15 08:53 912

内容来自 2013-04-15 打卡话题

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

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说到人事档案，这是人力资源工作中最基础但是又非常重要的一部分工作。人力资源工作本身就是琐碎，全面，涉及到员工的方方面面，尤其是有很多部分涉及个人利益方面。那做人力资源工作本身需要细心、耐心以及用心。一个员工从到公司报到的第一天起，人力资源部门就应该为其做人事档案。一份详细、准确的人事档案应该包括员工在公司发生的所有“有转折意义”的资料，从入职到离职。人力资源刚入门时，一般都要接触像人事档案管理这种最基础的工作。记得本科毕业后的第一份工作就录了一个月的档案信息，现在回想起来，确实也是锻炼了不少，至少对公司人员信息做了全面的了解，为以后的工作开展提供了方便。不过，今天要以现在我所在的公司为例进行交流。

1、人事档案包含的内容：

现阶段来看，我公司的人事档案主要分为两类，一类是纸质档案，一类是电子档案，都由总部人力资源部统一汇总管理。纸质档案的存用主要是留有一手资料，以防出现冲裁风险；电子档案主要是为了工作方便进行查阅建立的，主要通过人力资源软件来实现。

具体来说，我公司的人事档案包含了以下内容（包括但不穷尽）：
招聘：应聘时填写的《求职登记表》

报到：在报到时，需要提交身份证、学历学位、其他资格证书的复印件；

新员工填写《员工信息表》、《入职审批单》（要经过层层审批）；

《劳动合同》

转正：《转正审批单》（层层审批）、《员工试用期跟踪表现表》；

培训：员工参加集团人力资源部组织的培训记录；各线路或公司组织的培训的记录表（由各公司提供）；
外出参加培训的呈批报告单、外出培训协议；《内部讲师聘书》等

晋升调动：《职位确认单》、《薪资调整单》、《集团调动单》等

其他：《请假单》（超过1个月的请假单）、《呈批报告单》（包括车补、房补等补助申请）等

2、操作流程

说起具体的操作流程，那就有些复杂了，但是总的来说，总部人力资源部管理中层以上档案和核心岗位人员档案；各子公司自行管理一般员工档案。中层以上和核心岗位人员的入职、报到、晋升等都由总部人力资源部统一管理；一般人员的在各子公司登记。其他的各项单据都是要通过层层审批，一般中层以上人员最终需要报到总部人力资源部，给予统一意见，同时存档。

我公司有的档案是纸质的（像劳动合同、转正审批单等确实需要个人签字），但是大部分走的是审批程序，通过办公室管理系统来实现。最后人力资源部留存打印版。

3、风险：

现在我公司的人事档案还是有一定问题的。第一是管理较为混乱，各子公司人力资源接口人对档案管理不够及时，有漏缺档案的风险；第二是有些档案没有个人的签字，而采用电子版打印存档，如果电子传递路径（OA系统）不能被认作用人单位的证据的话，员工一旦以此为理由告公司，公司就很可能面临较大的仲裁风险；第三，人事档案的内容繁多。对于部分不是那么紧要的资料，个人认为可以建立电子档案（用于查阅相关资料），对于“关键期”的档案进行纸质存档，并要求个人签字。

人事档案的管理还是需要有专人负责，并且需要非常细致细心。所以对各子公司人力资源接口人要加强培训和意识灌输。一些重要的资料必须有本人的签字，实在做不到当场签的，必须通过邮递等方式让其签字。

总之，如果基础档案建立好了，之后的人力资源工作会更加顺利的开展，一旦需要什么资料也能及时查询到位，减少了仲裁的风险，或者仲裁时加大了企业胜利的筹码。

祝各位卡友周一愉快！