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人事档案管理通常来说分为两大类：
一类是：跟随员工终身的人事档案，包括：学籍档案、报到证（派遣证）、劳动关系及相应转移证明、职称等，该类档案通常是由单位在人社部门下属的档案委托管理机构开始单位账户后进行托管，员工及时将相关个人学历、培训及劳动关系等相关证明文件递交单位，由单位人力资源部相关人员负责送交托管机构进行更新，此类档案不得由员工个人保管，不得由无人事档案管理权限的单位管理，不得私自拆封，是个人进行职称评审、职业资格申请、考研升学、公务员招考及今后退休时必须提报的人事证明资料。
二类是：公司内部为员工建立的员工档案，包括：个人信息表、身份证复印件、学历/学位证明复印件、面试评估、录用决定、劳动合同、续签劳动合同通知、徐签劳动合同、劳动关系转移证明、社会保障信息、职位发展文件、薪资发展文件、绩效考核文件、培训合同、培训资料、竞业协议、保密协议等，是员工在公司发展及公司为其制定职业发展规划的依据和相应规避劳动纠纷的证明资料。
作为人事档案管理的操作规范一般由以下几个阶段：
第一类，人事档案：入职调转-调入档案-到委托代管部门审阅核实-及时将员工递交的个人信息资料送交并更新员工个人档案-离职调转证明资料的开具-调出档案；
第二类，公司内部员工档案：入职建档-及时更新-离职证明文件-归入离职人员档案集中存档。
档案管理风险的规避主要在员工入职时，办理《新员工入职引领单》，并在该表中说明“员工有义务第一时间将最新的个人档案资料提报公司更新个人人事档案及公司内部员工档案资料，逾期提报而造成的不良影响由员工个人承担”，同时要使用表格进行提报和送交档案的登记，并由当事人进行签字确认以备追溯。
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