【04月15日打卡总结】1）我们公司的人事档

作者 qianhj 2013-04-15 13:32 253

内容来自 2013-04-15 打卡话题

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

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1）我们公司的人事档案内容有：

面试时需准备资料：职位申请表、工资核定表、身份证复印件、学历证复印件、资格证复印件、入职测试试题。

·面试通过，正式录用，办理入职手续时需准备资料：初级培训考核试题、员工培训记录表、员工录用和告知检查表、入职/离职程序单、劳动合同；部分岗位须签订商业保密协议、竞业协议等资料，是在员工入职时需填写及提交HR存档，所有资料都需授权人员工签名批准。

·当员工试用期转正时或转正后，有试用期转正通知单、工作评估表、员工违规处罚单、员工优异奖励记录、晋升/降级动态表等资料。

2）人事档案必须是完整、真实，人事档案管理：员工相关纸档资料存于档案室内档案柜中，设有专人管理，独立档案室、档案柜，各部门负责人员需要借阅时，必须在管理人员处签名登记，并且在规定时间内归还，建立人事档案管理制度、操作流程，各环各节都有人员跟踪及监督。所有人事资料都录入人力资源系统，人力资源系统按不同部门及不同职级设置不同的查阅权限，以确保人事资料保密，若遇异常情况才会查阅纸档原始资料，目前公司的人事档案都设有专人管理，独立档案室，每位员工都是用独立的档案袋保管。

3）结合本公司实际操作，目前我们公司的人事档案管理由招聘专员负责管理，薪资专员监督其准确性，人事行政经理不定期抽查档案是否按要求管理及储存。当确定应聘者入职后，招聘专员将有其有效（公司有权人签名确认后）之个人信息及薪资录入系统，由薪资专员核对，HR经理批准，无误后将人事档案进档案室，档案室有由专人管理，除公司高层、HR负责人员外，一般人员不得进入。

4）具体存在见险有：
·火灾：火灾对每家企业来说，都会很重视，在安全方面还是做得很不错，若真遇火灾，不只是人事档案会被销毁，我想整个公司都有可能会被毁掉。

·水灾：建议将档案室设在二楼，资料放在档案柜内，且档案柜下垫有10厘米的木头，二楼相对也比较安全。

·地震：这是突发性灾难，防也没有用。

·防虫：每月定期杀虫，清洁阿姨看到有虫就即时杀，再强生命力的虫子也很难逃命呀。

·法律风险：供员工随时查阅，员工只能查阅本人之人事档案，但必须由HR监督下查阅后归还，人事档案内容若涉及到与法律有冲突的，建议要求员工签名盖手印认可，降低法律风险。

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