【04月15日打卡总结】1.我们公司的人事档

作者 feiyang0... 2013-04-15 18:45 436

内容来自 2013-04-15 打卡话题

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

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1. 我们公司的人事档案包括：劳动合同、保密协议、竞业协议、入职材料（入职信息登记表、面试评

定表、个人简历、身份证明资料、学历学位证明资料、体检证明等）、转正材料、考核资料、其他人

事手续相关表格等；

2. 档案管理包括档案的收集、整理归档（核对、归类、排序、目录登记等）、保管（档案的更新、查

阅、借阅、传递等），在我们公司总部及各部门均设有人事档案管理专员，专门负责人事档案的管理

和劳动合同的签订，公司目前已上线人事管理系统，方便各人事专员分别部门对档案进行维护，以及

档案的统一管理。档案的收集从入职的第一道关开始把起，所有员工都会有一张统一的资料清单，记

录档案袋中的内容，每位员工会有一个专门的档案袋保管该员工的相关资料，我们会用一张excel表格

记录各个员工的档案袋中的资料清单，所有员工档案按工号进行排序，以方便管理（如查找、补齐等）。对于档案的查阅、借阅，有

着严格的审批流程，需要经过部门及人力资源负责人签字审批。对于有资料欠缺的员工，人事管理系

统会定期提示人事专员补齐该员工资料，以保证资料的全面性。

3.我们公司目前的人事档案存在一定的风险，1）安全性问题。公司没有专门的档案室来存放员工的档案，很容易造成档案丢失；2）完备性缺失。公司并没有整体制定一个档案目录，规定必须收入的员工档案，仅在入职的时候有多少收多少，入职未提供的资料，很可能事后也没有专人跟进补齐，这使得在需要员工某些信息的时候，还需要再找本人索取，且经常会出现多部门分别找员工本人求取资料，一方面给员工增添了很多麻烦，重复工作，也导致人力资源部的档案管理流于形式，并未给整个公司的人事需求提供支持；3）查阅借阅管理。公司虽然要求查阅借阅档案需要审批，但是这完全取决于人事专员个人的职业道德，并没有严格的审查程序，保证员工档案有借有还，经常会出现借出去的档案没有收回，或者档案不知踪影，给员工的个人信息安全带来隐患。

对于上述风险，我认为，应加强人事档案管理的监督审查，一方面，对于现有的流程应严格执行，另一方面，也应有审查机制，对于出现问题的档案管理严惩示警，确保公司人事档案的安全性、完备性及保密性。

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