【04月15日打卡总结】一我们公司没有人事档

作者伊威121088... 2013-04-15 23:59 860

内容来自 2013-04-15 打卡话题

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。
1、你们公司的人事档案包含哪些内容？
2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？
3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

展开

一我们公司没有人事档案保管权，所以人事档案内是公司内部存档的资料，主要包括：

1、反映员工基本信息的入职资料，如简历、照片与身份证/毕业证/资格证等相关证件的复印件等；

2、相关制度或文件确认资料，如员工手册、考勤制度、奖惩制度、法律文书送达地址确认书等的签字确认文件或登记表格；

3、转正资料:劳动关系与相关待遇确认资料，如劳动合同、薪资确认表、工资银行卡/社保卡/住房公积金卡申办资料或原卡的复印件等；

4、原单位离职证明、担保函服务期及保密和竞业避止约定资料，如培训服务期协议、保密协议、竞业避止协议等；

5、在职管理中陆续归档的资料，如试用转正申请审批记录、培训记录（签到表、培训成绩）、奖惩记录、调岗记录、调薪记录、月/季/年度绩效考评记录等；

6、员工已离职的，其离职相关资料也会一并入档，如离职申请表、离职手续办理一览表、离职访谈记录表、离职证明等。

二、管理制度和操作流程：

公司没有完善的档案管理制度，只有一个文员负责档案的管理，借阅、使用须经人事部审批。人事档案管理制度内容：

1、专人管理与动态管理：随着员工在公司的变动情况和个人情况及时更新纸\电档。

2、人事档案管理主要制度：

（1）保卫制度：设立专人管理档案柜钥匙和维护档案柜清洁等，档案柜保持清洁和干燥卫生，有相应的防火防潮措施，档案柜不准放无关物品。

（2）归档制度：所有员工人事档案要及时归档，入职新员工要新建档案袋，档案袋上贴员工姓名、入职时间、工号等，员工档案要分部门和时间管理，以便在需要时快速查找。公司设立人事档案管理清单，里面注明档案袋统计数量、人员清单、使用登记等等。

（3）审阅制度：公司领导或者相关人员如因工作需要查阅人事档案，需在借阅表格上填写审阅人、审阅理由、到期归还时间等，再由审阅人员的领导签字并由人事档案部门审核批准，人事档案管理部门对申请报告进行审核，若手续齐全，可以给予审阅并借出人事档案。在归还时间快到时，管理人员要检查人事档案是否已经完整归还，是否有损坏等情况。

（4）出具证明：公司、部门、个人需要由人事档案出具证明材料时，例如工资证明、等等，需要求使用人出具证明材料的理由，例如用于贷款买房、处理结案费用等等，人事部门结合档案材料出具证明材料，证明材料还需人事部门检查后，再给予盖章、使用。

（5）检查制度：公司定期对人事档案进行检查，检查文件是否及时更新、是否完备。如果遇上公司突发事故，还需对员工档案进行抽查，检查是否有损坏和遗失。

（6）销毁制度：如果档案袋满足销毁要求，需在销毁登记表上注明销毁原因、销毁时间、审核人签名。

三、有风险，缺少员工签名类的资料，加强管理。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。