一个简单的入职管理制度

作者 koko1001 2012-12-27 08:39 1838

好的开始是成功的一半。
　　我最初并没有想要做入职管理制度，因为一直觉得这东西太简单，没有必要特别花心思。直到有一天，我发现，每当有新员工入职，当周之内，负责办理新员工入职手续的人事专员都会异常的忙碌，员工本人，同事，上级，部门领导，会频繁的出现在人力资源部，有时候是索要办公设备，有时候是看新人简历，有时候是开内部用户名和邮箱，等等，这过程虽然简单，但是零零碎碎的，很烦人，有时候专员不在位子上，找她的人还要等，浪费很多时间，也很挑战人的耐性，终于有一天，有个同事冲着人事专员大吼一句，你能不能把事情整的专业点儿，给我一个一揽子的解决方案，你人长得也不差，做个事情怎么像癞******似的，我戳你一下，你动一下。
　　人事专员也很委屈，说，现在员工入职要办的事儿那么多，哪能一下子都办好，哪能一下子都记住。
　　同事说，你还有理了！我就没见过你这么业余的人，办个入职跟拉肚子似的，一天拉一点，你不嫌烦人家还嫌烦啊！
　　人事专员登时就气哭了，跑来跟我告状，这时候我开始意识到，是时候做一个新员工入职管理制度了。
　　确认这件事后，我拿出一张纸，列出入职管理这项制度需要实现的目的。我将这一目的列举如下：
　　告知公司所有人，有新人入职了；
　　提供一个一揽子的解决方案，一次性解决所有和员工入职有关的问题。
　　把两项目的明确之后我，我开始想，这两个目的要如何才能实现。
　　入职办理是HR日常事务中比较没有技术含量的工作，我可以预料，我做一项制度出来，经办人应该一眼就能看懂，但看得懂，不代表她都记得住，而入职管理做的好的关键就在于用最短的时间把该做的事情全部要做完，思及此，我决定此项制度采用列清单的方式进行。
　　我很喜欢列清单，可能是因为自己是个比较急躁的人，有时候难免显得思虑不周全，为了克服这个缺陷，我养成了凡事都列出123来的习惯，通过列清单的方式强迫自己反复思考，而凡事只要多思考两次，发现的漏洞就会多一些，设计的方案自然就会周全很多。
　　关于这份制度，我的构思基本是这样：首先将新员工入职需要办理的各项事务明细逐一的列举出来，形成一份入职指引，经办人比着此份指引，把该干的活儿全部干完，同时，为了确保我换人跟进入职事务时候能够顺利交接，针对此份入职指引，另外做一份详细的入职指南，指明入职指引上边载明的各项事务，用处是什么，如何办理。至于和入职管理配套的考核点，则分散到相关岗位的KPI里边。
　　在我公司，负责员工入职各项手续和流程办理的是人事专员，因此我找了她来，要她将新员工入职过程中需要做的各项事务，不管是她自己负责的，还是别人负责她协助的，全部罗列出来。
　　她非常高兴的接受了这项任务，在不到一天的时间里就把活儿给干完了，她罗列出来的事务一共有十几项，我将这些工作进行分类如下：
　　人事事务：包括各项资料收集，合同签署，发放门禁卡，银行账户信息收集，员工手册学习签字，内部网用户名和内部管理系统用户名开启，邮箱开启等。
　　行政事务：包括各项办公设别领用，文具用品领用，通讯设备领用，名片制作等；组织结构介绍；各部门负责人认识等。
　　岗位事务：包括新员工办公位置，自我介绍和部门介绍，导师介绍，员工欢迎大会等。

日期：2012-8-4 16:28:00

　　这些事务当中，人事部分是由人事专员在做，行政部分由行政专员和行政部固定资产管理员共同完成，岗位事务则是需要员工本人和部门领导一起来完成的。因为跨越的部门多，我把人事专员的工作放在第一位，新员工提交了必要的资料，签署试用期合同后，启动入职流程，人事专员她将带领新员工，从人事部门开始，把入职该办的这些事，一件一件的做完，一直到部门开完新员工欢迎大会，她正式将新员工交给导师，才算完成入职工作。
　　这些事项列出来之后，我想到了另外一个问题，那就是，这份清单我是做给谁用的？
　　如果我是做给人事专员的，这份清单就好比是一份备忘录，她就没有必要每次都打印出来，而只需要手头有一份就够了，这样做固然是节省了纸张，但是，不要忘记了，我们做管理制度的，都是把人往最坏处想，我做这份制度最终极的目的，是要让所有人都知道有新员工入职了，并且要提供一个一揽子的解决方案，一次性解决和新员工入职有关的所有问题，如果我将此份清单做给人事专员，我倒是可以确保她不会再漏掉事项，但是我如何确保她的工作质量？她会不会偷懒？她会不会明知道还有很多事情没有做可是拖拖拉拉的就是不肯做？或者有其他的理由耽搁她的时间于是她就将这项看起来似乎无法考核的事情理所当然的延后，等到有其他人忍耐不住来催促她的时候再办？如果是这种情况，我设计这个入职管理制度就是徒劳的了。
　　我这么想，就知道这份清单，不能做给人事专员了，我得把它做给新入职的员工。
　　确定了这个主体对象，我开始想，还有什么是值得加入这个清单的？我问了几个资深的部门经理，结合他们的想法，最后增加了一些和入职培训有关的事项。
　　最终整理完成的清单事项一共有十八项。我在每一项事务后都设了两栏，分别是经办人栏和时间栏。
　　我要求，新员工在入职培训做完后的三个工作日内，要将个人的入职指引叫到绩效专员处，由绩效专员负责考核相关的经办人工作是否及时。
　　在员工入职管理的考核要点上，我总结如下：
　　以招聘专员提交的录用表单载明的员工报到日期为界：
　　人事专员应提前两天通知行政部准备办公设备和文具用品，提前一天通知部门负责人确认办公位置并安排导师；
　　部门负责人应提前至少一天向行政部和人事部确认员工办公位置和导师人选；
　　培训专员最迟必须在当月月底之前完成新员工入职培训，每月25日以后入职的员工则不得超过次月10日。
　　人事专员必须在新员工入职之日起2个工作日内完成除入职培训外的所有入职事项。
　　因为没有具体的条文规定，这些考核指标我在画流程图的时候标注出来，告知所有人等，并将之分解入各经办人的岗位KPI内。
　　这项制度做出来，试行三个月后，人事专员惆怅的对我说，DK，我越来越觉得自己不重要了，因为找我的人少了太多。
　　我莞尔。
　　有一位培训师曾经向我概括过制度和人的关系，他的原话我已经不太记得，其大意是说，如果一间公司的管理制度足够强大，则它对人的依赖就小，反之，如果一间公司的制度本身不完善，则它对人的依赖就大。所以在制度健全的大公司里是铁打的营盘流水的兵，来来回回人走了一茬又一茬，但是工作始终做的很好，在制度不那么健全的小公司里，核心的人物总是一个顶俩，一旦他倒下了，简直大厦将倾。我深以为然。
　　后来也陆续见过几个别家公司写的入职管理制度，基本都有成型的条文，我也曾经想过要写一个，可是征询了大家的意见，都觉得无甚必要，所以这项工作就一直搁着，没有再做。在我看来，制度本身的作用是为了解决问题，但是设计制度、宣导制度、普及制度以及推动制度，都需要花费很多的时间和精力，所以，如果没有特别的理由，只要事情能够正常运作，能少做一个制度，就少做一个吧。

日期：2012-8-4 16:34:00
　　这些事务当中，人事部分是由人事专员在做，行政部分由行政专员和行政部固定资产管理员共同完成，岗位事务则是需要员工本人和部门领导一起来完成的。因为跨越的部门多，我把人事专员的工作放在第一位，新员工提交了必要的资料，签署试用期合同后，启动入职流程，人事专员她将带领新员工，从人事部门开始，把入职该办的这些事，一件一件的做完，一直到部门开完新员工欢迎大会，她正式将新员工交给导师，才算完成入职工作。
　　这些事项列出来之后，我想到了另外一个问题，那就是，这份清单我是做给谁用的？
　　如果我是做给人事专员的，这份清单就好比是一份备忘录，她就没有必要每次都打印出来，而只需要手头有一份就够了，这样做固然是节省了纸张，但是，不要忘记了，我们做管理制度的，都是把人往最坏处想，我做这份制度最终极的目的，是要让所有人都知道有新员工入职了，并且要提供一个一揽子的解决方案，一次性解决和新员工入职有关的所有问题，如果我将此份清单做给人事专员，我倒是可以确保她不会再漏掉事项，但是我如何确保她的工作质量？她会不会偷懒？她会不会明知道还有很多事情没有做可是拖拖拉拉的就是不肯做？或者有其他的理由耽搁她的时间于是她就将这项看起来似乎无法考核的事情理所当然的延后，等到有其他人忍耐不住来催促她的时候再办？如果是这种情况，我设计这个入职管理制度就是徒劳的了。
　　我这么想，就知道这份清单，不能做给人事专员了，我得把它做给新入职的员工。
　　确定了这个主体对象，我开始想，还有什么是值得加入这个清单的？我问了几个资深的部门经理，结合他们的想法，最后增加了一些和入职培训有关的事项。
　　最终整理完成的清单事项一共有十八项。我在每一项事务后都设了两栏，分别是经办人栏和时间栏。
　　我要求，新员工在入职培训做完后的三个工作日内，要将个人的入职指引叫到绩效专员处，由绩效专员负责考核相关的经办人工作是否及时。
　　在员工入职管理的考核要点上，我总结如下：
　　以招聘专员提交的录用表单载明的员工报到日期为界：
　　人事专员应提前两天通知行政部准备办公设备和文具用品，提前一天通知部门负责人确认办公位置并安排导师；
　　部门负责人应提前至少一天向行政部和人事部确认员工办公位置和导师人选；
　　培训专员最迟必须在当月月底之前完成新员工入职培训，每月25日以后入职的员工则不得超过次月10日。
　　人事专员必须在新员工入职之日起2个工作日内完成除入职培训外的所有入职事项。
　　因为没有具体的条文规定，这些考核指标我在画流程图的时候标注出来，告知所有人等，并将之分解入各经办人的岗位KPI内。
　　这项制度做出来，试行三个月后，人事专员惆怅的对我说，DK，我越来越觉得自己不重要了，因为找我的人少了太多。
　　我莞尔。
　　有一位培训师曾经向我概括过制度和人的关系，他的原话我已经不太记得，其大意是说，如果一间公司的管理制度足够强大，则它对人的依赖就小，反之，如果一间公司的制度本身不完善，则它对人的依赖就大。所以在制度健全的大公司里是铁打的营盘流水的兵，来来回回人走了一茬又一茬，但是工作始终做的很好，在制度不那么健全的小公司里，核心的人物总是一个顶俩，一旦他倒下了，简直大厦将倾。我深以为然。
　　后来也陆续见过几个别家公司写的入职管理制度，基本都有成型的条文，我也曾经想过要写一个，可是征询了大家的意见，都觉得无甚必要，所以这项工作就一直搁着，没有再做。在我看来，制度本身的作用是为了解决问题，但是设计制度、宣导制度、普及制度以及推动制度，都需要花费很多的时间和精力，所以，如果没有特别的理由，只要事情能够正常运作，能少做一个制度，就少做一个吧。

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