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首先，要了解员工的基本情况，可提前查看档案或询问员工所在部门同事。
面谈应选择一个安静的场所，避免被打扰。
用轻松关切的语气询问一些简单问题。入职多长时间？做过什么岗位？等，得到答案后，要给予积极的回复。
例如辞职对象是一名老员工，可以轻轻加一句“入职这么长时间了，和公司感情很深吧？”
或者“听别人说，你做的还不错，怎么突然要走？”
缓解员工的紧绷情绪后，直接步入正题，询问离职原因。
离职主要原因汇表：
客观原因公司原因:
薪资福利、工作强度、公司制度、发展前途
挽留对策：不可改因素，尽量寻找员工重视的其他因素代替或抹杀员工对此因素的消极反映。挽留几率低。主观原因个人原因：
职业倦怠、人际关系 、晋升阶梯、缺少信心
挽留对策：可改因素。分析产生原因，寻找改变方法， 夸大寻找、适应新工作的困难，给出职业发展建议。
客观原因个人原因：
转行、去外地、求学、另谋高就
挽留对策：不可改因素。强调公司制度，要求做好离职交接，给出职业发展建议。表达对员工前途的祝福，（跳槽除外）。
其他原因：
受人影响、不了解相关政策、对公司不满、其他目的
挽留对策：可改因素。试用期员工发生较多，了解员工困惑的原因，解开困惑，指明企业的美好前途，给出职业发展建议。
员工辞职一般由多种原因造成，最常见的情况是客观原因为主，主观原因为辅。
辞职员工一般不会隐瞒真实的离职原因，个别人会随口敷衍，需要面谈人员以友好、耐心的态度诱导。
找到员工离职的真实原因，可以按照上表提供的方法进行应对。
辞职员工一般也不会隐瞒真实去处，如果跳槽的公司较好的话，处于炫耀心理，会不自觉的暗示。只要打开缺口，步步逼近，就能够了解员工的真实去处。（签署过保密协议的岗位另当别论）
面谈结束前，询问员工对企业改进是否有好的建议。
强调人事制度，重复辞职流程，为公司准备交接时间，避免给工作带来不便。
面谈结束，向员工表示祝福。
面谈的注意事项：
控制在30分钟左右。
以诚相待，站在员工角度思考问题，多引用自身事例。
注意职业化和亲和力结合。
过程中要始终贯彻“挽留”二字。
二、遵循员工离职的一般规律：
1、面谈人应比离职员工高至少一个职级以上，面谈人的职权（而非建议权）能够改变个别离职要素。
2、因客观原因辞职的员工，一般无法挽留。
3、职位、学历、能力越高的员工辞职，挽留难度越大。
4、离职率随着入职时间越长越低。
三、特殊员工离职
1、 公司终止试用或解雇员工，需要指明正式原因，化解员工愤怒，避免劳动纠纷。
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