如何在突发变动下安排任务

作者任艺人力资源咨询... 2013-01-14 13:06 707

在我们工作过程中，突发事件的出现总是会打乱我们原来已经安排好的工作计划，给我们的工作带来诸多不便。而成功者跟普通人最大的区别就体现在他应对突发能力时的表现。应对突发状况，对于管理者来说，比普通员工的要求就又有所提高了，因为管理者是否可以科学的安排任务，对提高团队战斗力来说，无疑是至关重要的。如果普通员工不知道该如何应对计划有变的临时状况，最多是自己的工作被耽误了，但如果是领导干部不知道如何面对计划变动的临时状况，那么估计乱的就是一群人了。结合我们在咨询过程中遇到的一些突发状况，跟大家分享一下团队负责人如何在突发变动下有效地安排任务，排布资源。

首先第一步，必须先问一下团队中其他成员的安排，他们必须要完成的任务，以及所要花费的时间。这样做是非常必要的一环。一是可以避免别人有紧急的任务，可你不知道，还给别人安排了新的任务的状况。一旦这种情况出现，你安排的任务对别人就是种负担了，要么你的组员为了完成你的安排耽误了更为重要的工作，要么你以为把任务下达下去了，但是他并没有去真正执行，使得你安排的任务被搁浅，有可能从而耽误了整体进度。通过这样去做二是可以使你能清楚的知道他们分别能够抽出多少时间被你安排调用。这样一来，你就对都有哪些资源可以去利用和排布，做到心中有数了。

第二步，就是要把今天必须完成的任务，按照“轻重缓急”一一罗列出来，并排好先后顺序。在罗列任务的时候，还可以把第一步中收集到的其他人的任务补充到你列的计划里，以防止自己在罗列计划时有疏漏的情况。这样，就可以把今天必须要做得事情，按照重要程度和紧急程度形成一个列表。

最后，要结合前两步所得到的信息，把任务落实到具体人。具体哪件任务，谁是主负责人，谁来做支持。这样就可以使得每一位组员都非常明确自己的任务是什么，接下来要做什么事情，不会说因为突然的计划变动，不知道该做什么，而导致的时间浪费。最后形成一个任务清单如下表所示。

	成员1	成员2	成员3	成员4
任务1	○	★	○
任务2		○	○	★
任务3	○	○	★
任务4	★	○		○

表中，★代表该任务的主负责人，○代表需要为该项任务做支持工作的成员。

在突发状况的情况下，召开这样一个排布计划的会议，对接下来任务的执行是有着至关重要作用的。相信这样一个任务清单列出来之后，小组成员都会非常明确的知道自己要做什么事情那个，而不会因为原计划被打乱，不知道接下来自己要去做什么事情了。

在我们做咨询项目的过程中，难免会碰到各种各样的突发状况，客户突然的计划变动使得你要访谈的人不在现场，或是要做的一个报告没法去做了。诸多这类突发状况的出现，都有可能把你原来的计划打乱，而这时候，合理安排任务的能力对于一个项目负责人来说，就非常重要了。负责人不作为，任大家就这样耗着，等着原计划的实现条件满足再去行动；或是负责人没法正确制定任务和排布资源，那么一天的时间估计就要白白浪费掉了。如果负责人通过上述办法去安排任务的话，组员的工作效率普遍都比较高，而且也不会出现混日子的现象。

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