一、人员分工明确
1、确定总负责人:临场负责突发事情,检查监督各项分工的进行。
2、确定会场布置负责人:
(1)会标:会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。
(2)就坐安排及台牌:主席台就坐安排。台下就坐安排。台牌摆放次序符合礼仪。
(3)鲜花:①主席台后放翠绿花草②主席台前放3排鲜花③台下放一排中高花。
(4)面巾碟、面巾、面纸:主席台按座位全部摆放面巾碟、面巾、面纸,面巾要干净柔软。
台下摆放一次性口杯。
(5)音响准备:专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试,确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。
(6)桌椅及室内卫生:会场桌椅要摆放整齐,卫生要打扫干净。
3、确定材料负责人:
(1)会议指南,人手一份。讲义材料准备:收集、印刷、分装,人手一份
(2)领导讲话。人手一份。
(3)会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。
(4)其他参会人员发言材料。
(5)会议材料袋若干。
对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求:纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。
4、确定会场服务负责人:
(1)签到发材料。签到时告诉与会者座次。
(2)茶水。安排若干名服务人员倒水,保证会议供水充足。
(3)空调。根据天气情况开放,但要事先调试好。
(4)提出会议纪律要求
(5)会议记录。做好摄影留念。
5、确定用餐负责人:
(1)用餐编组(地区式、课题式、自定式)
(2)专家、领导用餐
(3)备用数量(人员增减)
(4)专家餐后休息处
(5)早、晚自助餐用餐人数
(6)宴请的位置摆放、酒水、香烟。
6、确定宾馆接洽负责人:
(1)宾馆业务接洽:
(1)接待能力符合会议要求
(2)会议相关设施考察一遍、
(3)食宿收费标准
(4)就餐方式:自助、桌餐
(5)菜单模式与基本标准
(6)会议室标准
(7)付费结帐事宜:
(8)结算方式
餐:按餐卷,注意人数提前确定,或者按照餐券收费
按桌,或者每个人的标准确定
宿:按实际、按预定,退房时间允许延迟2个小时
(9)热水供应
(10)娱乐活动
(11)出现超员情况的应对方式
(12)宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅
(13)专家、重要领导特殊住宿要求(小型交流,写作,休息条件等)
7、做好经费预算
(1)餐费
(2)宿费
(3)资料费
(4)会场布置费
(5)交通费
(6)房间内水果、洗漱用品标准
(7)专家费用(食宿费、交通费、讲课费、活动费)
(8)会务补助费
(9)通讯费
(10)不可预见费
8、专家、领导等安排
(1)确定专职人员服务。全程跟踪,听课、用餐、休息等要全程陪同,发现问题随时解决。如中午休息要安排房间,上课前10分钟要敲门提醒等。
(2)迎接人、车辆安排
(3)住宿规格安排
(4)支付讲课费、交通费
(5)交通安排(包括机票订购、几点送往)
(6)活动安排(非报告期间)
(7)专家就餐安排、专桌、环境安静
(8)送行人、车辆安排
二、流程安排
1、前期:各负责任人分头准备各自工作,及时向总负责人汇报进程,完毕后制作会议指南。
2、进行中:各负责人分头进行各自工作,发现问题能解决现场解决,不能解决要拿出方案立即向总负责人汇报。
当发现有不妥,要向总负责人二次表达不同意见。
(1)早餐时间
(2)上午会议时间、内容、主讲人、主持人
(3)中餐时间
(4)主讲人、领导休息
(5)下午会议时间、内容、主讲人、主持人
(6)晚餐时间
(7)餐后活动安排
(8)休息时间
(9)返程票定购、发放
(10)离会时间
(11)交通介绍,宾馆位置及联系电话3、结束时:各自整理相关资料