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培训活动开展之前，培训者就要有意识地收集有关员工的各种资料。这样不仅能在培训需要调查时很方便地调用，而且能够随时监控企业员工培训需求的变动情况，以便在恰当的时候向高层领导者请示开展培训。
1.建立员工背景档案
培训部门应建立起员工的背景档案，培训档案应注重员工素质、员工工作变动情况以及培训历史等方面内容的记载。员工培训档案可参照员工人事档案、员工工作绩效记录表等方面的资料来建立。另外，培训者应密切关注员工的变化，随时向档案增添新的内容，以保证档案的监控作用。
2.同各部门人员保持密切联系
培训工作的性质决定了培训部门通过和其他部门之间保持更密切的合作联系，随时了解企业生产经营活动、人员配置变动、企业发展方向等方面的变动，使培训活动开展起来更能满足企业发展需要，更有效果。培训部门工作人员要尽可能和其他部门人员建立起良好的个人关系，为培训收集到更多、更真实的信息。
3.向主管领导反映情况
培训部门应建立一种途径，满足员工随时反映个人培训需要的要求。可以采用设立专门信箱的方式，或者安排专门人员负责这一工作。培训部门了解到员工需要培训的要求后腰立刻向上级汇报，并汇报下一步的工作设想。如果这项要求是书面的，在与上级联系之后，最好以书面形式做答。如果得到的是一项口头要求，培训者可以口头做答，但应把主要内容以书面形式向上级汇报。
4.准备培训需求调查
培训者通过某种途径意识到由培训的必要时，在得到领导认可的情况下，就要开始调查的准备工作。
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