时间管理十大忌

自编按:我在军工厂、国有企业、外企媒体工作了37年的职场经验,用4万多字写出了职场百忌,分为十集发表,其中首次涉及到了怎样晋升、跳槽涨工资、对付性骚扰等敏感话题,希望网友欣赏与批判。

有人把不遵守时间看成是小节,把遵守时间看成是美德。而我不把遵守时间看成是美德,这纯属时间价值观的看法不一,如果对这个严肃的问题看法不一致,在职场上没法共事。我对遵守时间与否这个简单的问题总结了十忌:

一.忌不把不守时等同于欺骗

我一直把不守时作为时间欺骗行为,所以我要求自己不要有不守时的欺骗行为,有朋友认为我这么说太过分了,属无限上纲之流,我说,我宁愿说我是无限上纲也不愿做时间骗子。

为此,我几乎对客户的约会几乎从不迟到,交通不好时,我甚至打出一个小时的堵车时间量,1999年8月我应CA公司邀请去美国新奥尔良开会,约定好的在首都机场集合时间一到,我没出现,召集人我的朋友沈小民马上说:

“克丽肯定是出车祸了,她从不迟到。”

果然20分钟后我慌慌张张地伸出带血的胳膊进了候机厅说,自己所乘的车遭到了追尾,对不起大家,小民说,我一猜就是这样,大家围上来安慰我惊恐的情绪,并告诉了小民刚才的猜测,我很感动又开心,原来我还有这么好的时间口碑。

上面我说的是极端的我不守时的情况,有时候我与客户约定的时间一到了,可我由于天安门降旗、国宾队戒严…等人为控制不了的因素,我还差一点路程时,我会短信告之对方,我已到了约定地点的哪个路段、楼下、电梯、前台,我都有短信告之对方,对方都会谅解。

对领导布置的各种社交约会、策划、项目我都按时、提前完工,但有一点我无法控制的是,前一个流程误了我的时间,我遵守时间的唯一有效办法是,我会用倒计时控制前一个流程的时间。

我己做了70多场直播,从来准时开始,我面临的嘉宾都是有头有脸的CEO,我告诉他们,如果你们黄牛或迟到,我也会准时开始,先替你们给几万网友道欠,你们愿意就迟到,我真的这样执行了,5年来, 很多CE0为了不迟到将上午活动(我一般在下午直播)将上午活动、中午活动按排在我们直播间的附近。基本上没有迟到的,只有一个因大雪无飞机黄牛的,他写了致欠信我刊登在网页上才算完。

二.忌为不守时找借口

不守时时间诈骗的人,这人就够衰的了,再为自己的不守时找借口?这人就算犯错诋赖、品行恶劣了。

什么堵车、表慢了、闹钟不响了、手机没电了、忘了、睡着了…一个个为不守时找到的各种借口编出来,就是骗上加骗,这样骗人骗上加骗的员工在职场上一定什么也做不好。

如果偶尔由于不可控的特殊情况不守时,承认个错误,下次守时就o啦,哪儿那么多废话?分明就是耍赖,一个连自己错误都不敢承认的人,怎么能改正错误?下次肯定还不守时,还继续骗,还继续找借口骗上骗,骗人的结果就是骗自己。

如果你总是不守时,你的一生就是骗人骗已、失败的一生。

三.忌无工作日记不提前确认

一些人不守时的原因是记性不好,忘了,我记性也不好,这好办,弄个日记本,把约好的事情记在本子上,每天记,每天看,什么都不会忘。

我就是这么个人,我日常工作有三个本子,一个本子带大格子有日期的专门纪录每天的工作约会的时间、地点,每年年初,我都要找、买、问朋友要到一个可以一目了然的这样的日记本,开始记录各种商务约会,而且这个本子我还保留着好几年。

如果你要问我5年前的今天干什么,我找到本子就可以告诉你。还有一个本子,专门草写会前准备、会中纪要、日常工作急办的事儿,我外出采访,一般用巴掌大的小本子。

我的这个习惯大约有30多年了,在80年代初我做工程师时,我每天都要处理机房里发生过的硬、软件各问题,我每天都有详细、有条理的纪录,每个故障大概分时间、地点、现象、处理过程、结论、参加人、备注等8项,同事们说,你的维修笔记简直可以出本书了。

我真的不是为了出书,真的是为了工作方便。

现在有了智能手机,容量大,外出时完全可以用手机替代这三个本子,还可以现场直播发稿。

时间记下了,最好还要在前一天提前确认,以免对方有变动,没有通知到自己。

主动与他人的约会也要提前一天确认,才不会误事。

四.忌无工作流程

一些刚入职场的员工,不知道什么是工作流程,领导布置的简单的工作都无法下手,例如,一个总裁助理,在接到总裁拟要召开部门主管会议后,他应该先用邮件、短信、电话各种手段协调、搞定各位主管的时间,然后再约会议室,提前一天确认,再发会议日程、会议主题…会中做好纪(录)要,会后发给大家,才算完成全部工作流程。

这些职场上的工作常识,在学校没有人教,入职课上也没人教,MBA、EMBA等课又觉得这些流程是小儿科课,上不得台面,只有自己慢慢琢磨,我就是自己琢磨出来的。

4年前,我的一位助理刚入职,我让他帮我协调一个时间开十几个总编的联席会议,结果3天后还没结果,后来他好不容易找到定了一个时间,其中一人改了时间,他又改了会议时间,结果又没了会议室…我又帮他协调了一个大会议室,就是因为他没有工作流程的概念,从此以后他特别注意每件事情的工作流程。

6年前,当时我做cnet(中国)直播大联播,从邀请函到宣传片制播;从主题策划到问题设定;从网页制做到聊天室测试;从接待客户到直播时间控制,从播出后的专题开发到感谢信…,从直播大约先后要做40多个小项目,我给大家写好了流程,大家常常不看,不是聊天室PV对不上,就是发言上不去,不是少片尾就是没订贵宾室,不是没有现场记者召集人就是忘了给我打提纲…

后来我发现不是大家不看,而是大家不知道什么是流程, 为什么要遵守流程。有人以为有经验就可以了,流程和经验不同,经验中不含时间,流程应该是被时间量化的经验

前面说过,由于我的专业所定,我是个特别爱画流程图的人,16年前,我做纸媒体总编时,就为编辑部画好了印前流程、印后流程,销售过程流程,处理问题流程,我给新员工培训的课件上我还画有计算机科学发展过程流程、计算机产业哲学流程、计算机市场发展流程、无线技术发展流程、渠道发展流程、媒体发展流程、互联网媒体发展流程、汽车产业燃料技术过程发展流程…做慈善后,运作修建贵州松桃苗族自治区正大乡包家寨小学厕所项目筹款义卖流程…

所以我的思路不会乱,只要倒计时控制的好,保证完成、搞定任何项目。

我画的做慈善捐赠活动的执行流程图

五.忌约会时讲电话

我视与客户、合作伙伴约会时讲电话为不守时,是时间诈骗,因为你既然将这个时间约给了某客户,怎么可以在同一时间再与别一个人讲电话?这不是对某客户形成了时间诈骗、欺骗吗?

如果有人和我约好时间在我办公室里谈事,他的手机乱响,他不时的接电话,不时地对我说对不起,然后接电话,回短信。那我也要对他不断说对不起,我也要趁机打(回)个电话、趁机写几段稿件、趁机回个短信、趁机回个邮件,…我相信他一定不舒服,那我们为什么要约这个时间呢,另外找时间谈好了。

我开会、约会、培训、等等时刻几乎不带手机,所以我从不时间欺骗、时间诈骗。

不要总以为就你工作忙,就你的时间宝贵谁的时间不是时间呀。

记得8年前一些总裁约我们吃饭总迟到,有一次我火了,这位总裁把我们约来了,自己都说还在开另一个会,对他的公关公司说,如果15分钟他还没出现,我退席,说着我说我去逛15分钟的街(其实并没啥好逛的)我在外面站了15分钟后进来发现总裁仍没出现,马上扭头就走,这时我的同行来劝我再等会,我对他说,你怎么那么贱呀,我们的时间不见得比他不宝贵,我摔关了车门,扬长而去。

事后,公关部说给我道欠,我说赔我20斤猫粮我也不会原谅你们,果然他们送来了猫粮,不过至今我不能原谅这些CEO们对记者们的时间诈骗。

不过我也犯过一次时间诈骗,有一次我刚从美国下飞机,开了手机过边检,手机响了,我以为是重要电话,刚接,边检老大黑着脸对我说:

“你靠边先接电话吧,下一位…”

我连忙按住了手机说,尴尬地笑着说:

“不接,我当然先过边检啦”

从此后,与有对方的人办事时我从不接手机,不然对对方形成时间欺骗。

六.忌无预估时间提前量

一般来说,我出去约访、接受任务、牵头项目等工作,不但有工作流程,而且都要预估时间的提前量,对上级、下级也是同样,以防止突发事件和返工后,还能保证工作的完成。

例如,我要求下级做明年的改造计划,一般我从10月底就开始发邮件了,并且要求他们在一个月后给我初稿,因为我和他讨论再修改、执行,还有一个月的时间,什么都来得及。这时谁也不许说时间紧来不及之类的借口。

又如,我给我的领导约了谁,他当面同意后,我还要求他当时做好日记,并且提前一天短信提醒(确认)。

还如,我向下级要求的策划,必须离客户要求的时间提前半天到我信箱,以便给我修改的时间。

七.忌不制定倒计时表

我的工作、生活上的大事都要制定倒计时表。连去机场、逛街、吃饭、探亲、约会、打扫房间、做饭都有倒计时,有人说,这样你累不累？我一点都没觉得累,习惯了会很舒服,因为倒计时保证了我生命的效率,无形中延长了我生命的价值,当然你如果不愿意让自己的生命有效率、有价值就另当别论了。

我牵头做的任何工作、项目,在流程表后都附有倒计时表,并且公布给所有相关的人,让他的当面同意,谁要是当面同意 ,后来所做又妨碍有损倒计时,不是要加班补救,就是时间诈骗,我就是这么认真。

制定倒计时只是开始,要按倒计时完成工作才算结束。有一次一位总编没有按倒时完成我交给他的任务,上午我找他谈话问他:

“按你当初同意的倒计时,你今天该给我了”

“…”他无语。

因为他知道,我已给了他充裕的时间,没有任何借口。

“那好,下班以前你交给我”我严肃地说。

“时间太紧怕弄不出来…”他低着头说。

“这项目工作我做只要4个小时,而我给了你半个月的时间, 你为什么不做？是不会？还是忘了？”我吼了起来。

他又无语。

他不能说不会,因为他也是总编,他也不能说忘了,因为我提醒过他两次。

我看他一直低着头下不来台,我缓和了下自己的情绪说:

“这样吧,你12点钟前发到我的信箱,算你完成任务。

从此没人再敢不按倒计时完成我布置的工作。

我并不是当了领导才这样的,我刚入职做普通的员工就这样,普通员工也可以去催上一道工序吧。

如果将人生也做个倒计时的话,并按倒计时进行,保证你人生不白活。

八.忌不建立时间管理的生态环境

这点并不是只有领导才能做到的,大多数工作并不是靠一个人完成,有时候一个人的工作只是一个项目流程的一部分,所以,上一个流程完成的时间(按倒计时)和下一个流程的对接完成,也是自己工作的一个部分,所有工作流程的承接与对接形成了工作、人际生态环境。

所以如何建立维护流程生态环境是不形成时间欺骗的保证。

例如,有时我发现我的效率变低不是我自己的问题,而是上一个流程的人不守时,所以我知道上一个流程的人有这毛病,我就勤催着他点儿,一会儿一个电话逼他有时间提前量地交到我手中,有时候不自觉的人都让我给逼疯了,如果他还不做,我就对他说,你不要做了,我另找人做…他肯定慌了神。他应该给我留出继续做、或修改的时间,当我把文件发给下一个流程人的信箱后,我马上电话打过去,问收到没有？什么时候处理？并希望他再监督下一个流程…。

有时候,有些人的工作没按倒计时完成,我问他为什么,他说是上一个流程给他晚了,我说,还是你的问题,你为什么不催上一个流九.忌不防一切破坏倒计时的事件发生

前面说过的流程和倒计时是职场上完成工作的基本保证,也许你的领导都不具备这样的素质,你怎么办？

这种领导的刁难表现大致有四:

一是今天和昨天说的不一样;

二是什么也不说,什么也不做,责任都推给你;

三是妒忌你的才能,故意破坏你们共同制定的流程和倒计时;

四是你正在按流程倒计时前进时,他突然又把你派去干别的、出差,还把没来得及完成原来他布置的倒计时工作的责任推给你…

我以前就遇到过这样的事。

先不说他怎么恶劣,怎么不够格当我领导吧,我对付类似领导采取的对策是:

对付刁难一是用邮件纪要他的话,发给他,让他用邮件确认,然后半开玩笑地对他说,这是咱们的约定,我记错了你帮我修改,我记对了,你可不许黄牛哟;

对付刁难二是汇报式地指挥他,给他发一个邮件,写一个策划放在附件里,客气地在正件中写上请他斧正、修改确认,并告诉他如果他3天不回邮件,我就理解为他是英明地默认了,还要谢谢他。

对付刁难三是认真的对他说,希望在他正确的领导下,引导、并帮助自己按倒计时完成任务,他肯定会同意;

对付刁难四是你对他说,领导难道你忘了？按倒计时你派我的活我现在正在干什么,和你现在派我的活时间有点冲突,请他来帮你决定,我该先干什么一旦他决定责任就由他来负。

十.忌不利用通信手段保证倒计时执行

经常听到有人借口出差没按时完成工作,简直是胡扯,现在出差又带手机又带笔记本机,除了飞机上不能通信外,都可以照常工作呵,何况飞机起飞后,是可以在笔记本机上除了不能上网,是可以做任何事情的。

至于下了飞机酒店不能上网,酒店大堂肯定有无线局域网,再不买个3G卡什么文件都能照发。

现在多好哇,90年代,甚至在10多年前,别说酒店、大堂、机场、会议室没无线局域网,既使是在办公室也是拨号上网,拨一次20多位的号码,常拨错不说,网络状况还不好常断,试了几次我才不费哪劲儿呢,全用传真发回稿件,从来不误我临出发前与编辑约定的发稿倒计时。

结束语

有人说时间就是生命,我说时间管理的好,可以超越生命。