推荐做好人事档案管理

作者篆籀之美更新于：2013-04-15 16:31 1602

一、人事档案的内容

文本档案

1、在职员工档案：

员工基本信息类：招聘需求表、应聘登记表、背景调查表、员工登记表、员工手册确认书、保密协议书、劳动合同、薪资确认单、员工身份证复印件、学历证复印件、职业资格证复印件、离职证明等资料；

培训发展类：试用期评估表、转正申请表、人事异动表、书面转正申请、调岗（调薪）申请表、人事异动表

其他：员工社保缴纳通知书、员工行为奖惩通知书等文件。

2、离职员本档案：除上面在职人员档案资料外还有离职申请表、离职面谈表、资料交接表、离职会签单、书面辞职报告、离职证明人事存根等。

电子档案

包含人员明细、数据汇总（分部门、人员状态、岗位、工龄等情况进行分类）、管理人员明细、异动明细（新增、转正、调入、调出、晋升、降职等异动情况）、异动汇总（根据异动人员明细自动计算每月各个异动类型总人数）、离职明细（详细记录离职人最后工作日、办理离职手续时间、是否办理离职手续、离职类型、离职原因、对公司的好的建议或者意见）、离职汇总（根据离职明细按照人员状态、离职类型、工龄等情况进行统计）、奖惩记录（详细记录奖惩人员的姓名、部门、奖惩时间、奖惩事由等）等8个页签

二、人事档案管理的操作规范

1、所有员工档案统一由人力资源部指派专人保管，档案保管人不得随意翻阅或者借阅给其他人，不得将员工信息随意透露给其他人。如有部门领导或者公司其他领导需要借阅相关人员档案时需履行公司人事档案借阅手续（经人力资源经理、总经理签批后方可借阅，原则上不得带出人力资源办公室）；

2、人事档案保管人员需及时将新入职人员档案进行归档，归档前检查人事档案表格填写是否完整，所提供员工身份、学历、职业职称等证明文件复印件是否齐全；

3、人事档案资料按照人员统一装在纸质档案袋内，分部门按照职位高低、职位相同按照入职时间的先后顺序统一存入档案柜内。

4、人事档案管理人员需及时将所有关于员工的人事类资料进行归档并做好记录。

5、离职人员分月按照离职日期统一装入纸质档案袋内，并将人员明细（员工姓名、部门、岗位、离职日期、离职类型的）表贴在纸质档案袋外侧（以便查阅），统一存入离职人员档案柜里。所有离职人员档案按照劳动合同法的规定至少保存两年备查。

6、员工电子档案信息统一命名为：**公司员工电子档案（每月需另存一份为**公司员工电子档案*****年**月），人事档案管理人员需及时维护所有人员电子档案信息，并确保信息准确无误。员工电子档案文档信息必须按照公司规定路径存入固定盘的文件夹内，不得随便更存放路径（为防止由于人事档案管理人员的工作调动影响新接管人员进行档案的有序管理）。

7、对于确实需要销毁的人事档案或资料（如离职两年及以上人员档案），需人事档案管理人员进行整理，报人力资源部经理、分管人力资源部的副总经理、总经理审批后统一集中销毁，做好销毁记录并存档。档案销毁工作需在至少人事档案管理人员、人力资源部经理及公司总经理指派其他任一人在场的情况下方可进行。

三、目前档案管理存在的风险

劳动合同填写不规范。劳动合同里的户籍地址需与其身份证上信息保持一致（或者是其长期居住地址），该信息是各种法律文书送达的地址，如果填写不详细或者信息错误，导致相关文书无法送达，势必会产生不必要的纠纷；家庭（联系地址）需填写其现住址，现住址要具体到门牌号，该信息是确定其上下班合理路径的依据，防止由于其上下班途中受到事故伤害无法确定合理路径而造成其工伤无法认定，产生不必要的纠纷。

四、针对以上问题采取以下措施来避免出现的风险

1、每季度进行档案核查工作，将员工档案资料缺失部分及时补齐；

2、进一步规范劳动合同签订流程；

3、每年进行一次员工基本信息是否变更的统计，并及时更新

4、进一步规范档案管理制度，严格按照档案管理制度执行，防止由于档案管理人员更换频繁造成新接收人员不能有效管理。

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