推荐如何做好职工档案管理工作

作者新钓客 2013-04-15 17:16 1346

如何做好职工档案管理工作

每个公司都会有人事档案，无论规范还是不规范。人事档案建设工作包含的内容非常丰富，而且做不好会有一定的风险，今天一起学习下。

1、你们公司的人事档案包含哪些内容？

2、你们公司的人事档案管理的操作规范和具体措施是怎样的？

3、你认为目前你公司的人事档案有没有风险？如果有，你会怎么来改善和规避风险？如果没有，你具体做了哪些措施来保证没有风险？

我们公司开始时员工的档案管理是不规范的，由于员工人数较多，部门（分、子公司）较多，而所有的人员管理全部由集团人力资源部负责管理，当时混乱的档案给公司的管理造成了极大的麻烦，后来针对存在的问题，用了三个月的时间，将全部员工档案进行了分类、归档，对不完整的内容进行补充，定期（二年）发放员工登记表更新员工个人信息。员工档案中包括：员工个人基本资料、健康档案资料和培训档案资料。

一、个人基本资料（其中带“※”的为有岗位要求人员需提供的资料）：

员工登记表、身份证（明）复印件、学历证书复印件、※技术职称（职务）证书复印件、※上岗资格证书复印件、面试通知、面试评价表、录用通知书存根、劳动合同、※保密协议、绩效考核结果、工资（职位）晋升晋级审批表、奖惩资料，对非本地户籍的员工要有暂住证复印件、生育婚育证明书、员工签收资料登记表等。

在填写员工登记表时已经提示，填写的内容必须真实、准确、规范，对不能按要求填写的、使用******、冒用他人证件的直接不予录用，如有虚假信息由本人承担相应的责任；填表时要填写清楚健康状态及病史；如亲朋好友推荐的要填写清楚推荐人姓名，有家庭成员在公司工作的也要明确填写。如员工的基本信息发生变化要在一个月内以书面形式告知公司人力资源部，如没有及时告知的，由此所造成的后果由本人承担。凡公司以书面形式通知员工的各类通知等都要记载在员工签收资料登记表上，如签订劳动合同通知、社保参保通知，员工离职时的工作、物资交接清单和解除劳动合同（关系）证明书等。

二、健康档案：县（市）级医院（入职）体检表（或健康证）、入职以来各年度健康体检表和健康档案登记表。

三、培训档案：入职培训课程表、培训考核试卷、培训考核评价表、培训需求申报表，※员工培训协议等。

在我们的日常操作中，我们将员工个人档案、健康档案和培训档案合而为一，为员工建立起一人一档，在具体操作过程严格按档案管理制度执行，在绩效考核过程对专门负责档案管理的HR设定相应的考核指标，在月度的随机抽检中如有三份不合格的档案，扣除相应责任人30%的考核分值。我们在按上述操作办法实施过程从来没有因员工的档案管理而发生劳动纠纷

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。