召开会议是为了解决问题。但若不控制好会议成本,频繁开会,不但无助于问题的解决,反而使问题复杂化,增加公司的运营成本。为此,行政部在进行会议管理时应对会议的机会成本进行严格地把控,保证会议效果能超过开会的成本。
(1)量化会议机会成本
公司在召开会议过程中,可能会导致公司和参会者丧失某种可以获取或创造的经济利益或潜在收益。如,与会人员因参加某项会议而丧失了日常工作中创造的劳动价值;由于会期过长又未作出决策而丧失了机会收益等。为了有效地控制会议机会成本,应对会议成本进行量化管理。通过量化管理,有利于将会议成本和会议效果进行比较,保证会议控制达到预期效果。
参考公式:会议成本=每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间(小时)
注:平均工资乘以3,是因为劳动产值是不仅包括公司部门付给他们的薪酬,还包括公司或部门创造的劳动产值;乘以2是因为参加会议要中断经常性的工作。
(2)有效控制机会成本
为有效控制机会成本,会议管理人员应对会议的各个环节进行有效控制,在保证有效参会人数的同时,尽量使用较短的会议时间达成最好的会议效果