一个合法有效的规章制度并不是只有内容合法那么简单,它还必须具备以下条件,才能生效。
1、制定规章制度的主体必须合法。有权以用人单位名义制定劳动规章制度的,应该是该用人单位有权对单位的各个组成部分和全体职工实行全面和统一管理的机构。企业的车间、班组等其他组织虽然可以参与用人单位劳动规章制度的制定,但是无权以公司的名义发布,不具有用人单位劳动规章制度的制定主体资格。
2、企业规章制度的制定必须经过程序表决。只有经过主程序表决的规章制度才有生效的可能。规章制度必须出自企业的有权部门,或经其审查批准。此处的有权部门指的并非用人单位的厂长、总经理或者是董事会和监事会。
按照《中华人民共和国劳动合同法》第四条的规定,企业涉及职工切身利益的规章制度必须经过职工代表大会或全体职工大会以及法律规定的其他形式通过。如果规章制度没有经过程序,那它必然是无效的。当然,是相对的,并不是说所有的员工都同意,规章制度才能通过,大多数员工通过即可。
3、用人单位制定的规章制度必须向员工明示之后才能生效,一套没有经过明示的规章制度是无效的。规章制度是企业对所聘员工的行为规范,作为用人单位内部的规章制度,更应该对其适用的人公示。未经公示的规章制度会导致员工无所适从,因此对职工不具有约束力。很多企业都曾经向职工明示过规章制度,如张贴告示、发放劳动者手册等形式。
但是很多企业都没有将其书面化,这样导致的后果就是一旦用人单位与劳动者发生纠纷,在负举证责任的时候,用人单位会显得非常被动。