目前我们公司的人事档案管理比较杂,因为部门的名称可能会变化,所以用部门的名字编号不太方便。在这里请问各位前辈,按什么规则编号才更方便呢?谢谢各位牛人老师~
首先第一点,我很不理解,一家公司,为什么部门名称还变来变去?变动的依据是什么?难道没有组织架构图么?老板难道是兴之所至,想哪儿打哪儿?
之前我也负责管理档案,我是这样做的。我们部门的划分非常稳定,所以首先按照组织架构,把各个部门的档案分开,每个部门单独一本资料册,部门负责人放在第一页,其他员工按照入职时间的早晚排序,每个月底整理档案,把新入职的人员补充进去、离职的人员撤掉。离职人员的档案每个月装订成册。
如果部门名称不固定,可以结合入职日期的早晚和姓氏的排序来整理。也可以参照严格的档案管理规则,不过那个很麻烦,没有系统学习过的话实施起来比较难。此外,最好有专门的档案柜,不要和其他资料混放。纸质档案之外,还需要建立一份电子档案,对于劳动合同等需要到期续签的文件,最好通过excel函数设置到期提醒,以免错过续签给公司带来风险。